Dokumentacja pracownicza jest niezwykle ważna zarówno dla osób, których dotyczy, jak i dla przedsiębiorstw je zatrudniających. Wskutek tragicznej powodzi, która dotknęła południowy region Polski, wiele firm stanęło przed szeregiem wyzwań, w tym dotyczących zniszczenia lub utraty dokumentów pracowników. Brak dokumentacji pracowniczej może wpłynąć na kwestie związane z zatrudnieniem, wynagrodzeniem, ubezpieczeniami czy przyszłymi świadczeniami emerytalnymi zatrudnionych.
Pojęcie dokumentacji pracowniczej obejmuje akta osobowe pracowników, ale również dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację pracowniczą dla każdego pracownika oddzielnie w aktach osobowych. Wszystkie dokumenty i oświadczenia powinny być upinane w poszczególnych częściach akt osobowych, w porządku chronologicznym oraz być ponumerowane.
W aktach osobowych można przechowywać oryginały dokumentów, które pracodawca sam sporządza, np. egzemplarz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, czy o zakazie konkurencji. W dokumentacji znajdują się również informacje dotyczące ukończonych szkoleń, uprawnień zawodowych czy badań lekarskich.
Zniszczone dokumenty pracownicze wskutek powodzi wiążą się z całym szeregiem skutków - od trudności w ustaleniu warunków zatrudnienia i wynikających z nich uprawnień czy przywilejów, po trudności z prawidłowym obliczeniem emerytur i rent. Brak pełnej dokumentacji może wpłynąć na trudności w ustaleniu kapitału początkowego pracownika, co jest kluczowe przy obliczaniu przyszłej emerytury lub renty. Utrata dokumentacji może wpłynąć na relacje z pracownikami, szczególnie jeśli prowadzi do opóźnień w wypłatach lub problemów z rozliczeniami. Kontrole PIP czy ZUS mogą być znacznie utrudnione, a brak dokumentacji może prowadzić do nałożenia dodatkowych obowiązków administracyjnych na pracodawcę.
Obowiązki pracodawcy w przypadku utraty dokumentacji
Pracodawca, jak wspomnieliśmy powyżej, jest zobowiązany prawnie do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez określony czas (np. akt osobowych - przez 10 lat). Rekonstrukcja utraconych dokumentów może być czasochłonna i skomplikowana. Pracodawca musi uzyskać dane z różnych źródeł.
W obliczu uszkodzenia lub utraty dokumentacji pracowniczej wskutek np. powodzi, kluczowe jest jak najszybsze poinformowanie niezbędnych organów oraz podjęcie działań zmierzających do odtworzenia dokumentacji, a także zabezpieczenie wszelkich dostępnych kopii. Według Państwowej Inspekcji Pracy stan powodzi jest zdarzeniem powszechnie znanym i nie wymaga udowodnienia.
Kroki proceduralne w przypadku zniszczenia dokumentów
- Pracodawca powinien sporządzić protokół opisujący zdarzenie, w wyniku którego doszło do zniszczenia dokumentów (powódź) oraz wskazać, jakie dokumenty zostały zniszczone. Protokół ten powinien zawierać przede wszystkim takie informacje, jak: data zdarzenia, opis zniszczonych dokumentów (np.
- Pracodawca powinien jak najszybciej zgłosić utratę dokumentacji do odpowiednich instytucji, aby uniknąć zarzutów o nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji.
- Pracodawca ma obowiązek odtworzenia zniszczonych dokumentów pracowniczych.
- W przypadku braku pełnych danych pracodawca może zwrócić się także do ZUS-u o pomoc w odtworzeniu informacji dotyczących zgłoszeń do ubezpieczeń, wynagrodzeń czy okresów składkowych. Aby uzyskać takie dane, należy złożyć wizytę w placówce ZUS lub skontaktować się z Centrum Kontaktu Klientów ZUS pod numerem 22 560 16 00 (od poniedziałku do piątku w godz.
- Pracodawca może się również zwrócić do pracownika z prośbą, by ten wystąpił do przedniego pracodawcy/pracodawców z wnioskiem o udostępnienie dokumentów związanych z przebiegiem wcześniejszego zatrudnienia. Mogą one dotyczyć na przykład uzyskanych uprawnień zawodowych lub potwierdzenia okresu zatrudnienia, który przekłada się na uprawnienia urlopowe.
- Jeśli dokumenty zostały przekazane do archiwum (np. archiwum zakładowego lub państwowego), pracodawca może wystąpić o ich odtworzenie.
- Akta osobowe pracownika muszą zostać odtworzone w zakresie, jaki jest możliwy na podstawie dostępnych danych.
- Warto podjąć współpracę z prawnikiem lub specjalistą ds.
- Zalecane jest przeprowadzenie audytu dokumentacji pracowniczej, pozwalającego ocenić które dokumenty udało się odtworzyć, a które są nie do odzyskania.
Prawa pracownika i obowiązki byłego pracodawcy
W kodeksie pracy ustawodawca przewidział obowiązek udostępnienia pracownikowi określonych dokumentów. Co do zasady dotyczy to dwóch przypadków. Pierwszym z nich jest dokumentacja płacowa, drugim natomiast ewidencja czasu pracy. W świetle art. 85 § 5 kodeksu pracy pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Będą to wszelkie zestawienia, informacje, wyliczenia sporządzone w zakładzie pracy w celu obliczenia wysokości pracowniczego wynagrodzenia, a także innych świadczeń ze stosunku pracy. Według art. 149 § 1 kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
Prawa osoby, której dane dotyczą, zostały uregulowane w Rozdziale 4 ustawy o ochronie danych osobowych (art. 32 - art. 35 ustawy). W ramach pierwszego z uprawnień osoba, której dane dotyczą (np. pracownik lub były pracownik), ma prawo do uzyskania informacji o sposobie udostępniania danych, w szczególności informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane są udostępniane. Na wniosek osoby, której dane dotyczą, administrator danych (każdy były pracodawca) jest zobowiązany, w terminie 30 dni, poinformować o przysługujących jej prawach oraz udzielić informacji, o których mowa w art. 32 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych.
Pracodawca ma obowiązek wydania dokumentacji w postaci pierwotnej (przed zmianą) każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się po jej odbiór, zgodnie z zawiadomieniem. Musi to także uczynić wobec osoby upoważnionej przez niego oraz członków rodziny pracownika (obecnego i byłego), który zmarł. Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej (dokładnie takiej, w jakiej pracodawca ją przechowywał) następuje osobiście i za pokwitowaniem. Tak samo ma być odebrana dokumentacja elektroniczna przekazywana na nośniku danych. Natomiast w razie jej przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej konieczne jest jednoznaczne zidentyfikowanie osoby odbierającej oraz uzyskanie potwierdzenia doręczenia.
Pracodawca zobowiązany jest do wydania kopii akt osobowych pracownika w całości lub w części. Obowiązek ten został nałożony na pracodawcę w art. 9412 Ustawy Kodeks pracy. Kopię akt osobowych pracownika pracodawca wydaje na wniosek, który może złożyć pracownik lub były pracownik albo - w przypadku jego śmierci - uprawniony członek rodziny. Przez uprawnionego członka rodziny należy rozumieć dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione; przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci; małżonka (wdowę i wdowca); rodziców, w tym ojczyma i macochę oraz osoby przysposabiające. Uprawniony członek rodziny musi udokumentować swoje uprawnienie do otrzymania kopii akt osobowych pracownika.
Pracodawca powinien wydać kopię całości lub części akt osobowych pracownika wskazanych we wniosku nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania. Kopia akt osobowych powinna zostać sporządzona nieodpłatnie.
OTI | Dokumentacja pracownicza od A do Z w OPS po zmianach Kodeksu pracy w 2023 r.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej: Okresy i zmiany w prawie
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi dołączać do świadectwa pracy, wydawanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony; możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie wskazanego okresu jej przechowywania; zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym terminie. Obowiązek ten dotyczy jednak tylko pracowników, którzy zostali zatrudnieni w 2019 r. i z którymi w tym roku lub później doszło lub dojdzie do rozwiązania stosunku pracy.
Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej, tj. rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Mają one zastosowanie do dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od 1 stycznia 2019 r. Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie ww. rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, odnośnie do zakresu przetwarzanych danych stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, tj. przepisy obowiązujące w dniu pozyskania danych.
Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej są różne. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. okres ten wynosi 50 lat. Dotyczy to także danych pracowników zawartych w listach płac, kartach wynagrodzeń albo innych dowodach, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. również obowiązuje 50-letni okres przechowywania.
Warto rozważyć przechowywanie przyszłych dokumentów w formie elektronicznej, co w znacznym stopniu zmniejsza ryzyko ich utraty w przypadku klęsk żywiołowych. Warto zainwestować w ubezpieczenie firmy od ryzyk związanych z klęskami żywiołowymi oraz w systemy zabezpieczeń, które chronią przed tego typu zdarzeniami.
Samo rozwiązanie umowy o pracę nie powoduje, że administrator danych (pracodawca) przestaje przetwarzać dane osobowe byłego pracownika, albowiem prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akta osobowe) zarówno zatrudnionego pracownika, jak i byłego pracownika regulują przepisy prawa pracy. Z ich uwzględnieniem należy stosować zasady, o których mowa w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO).
tags: #byly #pracodawca #utrudnia #uzyskanie #dokumentow