Każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę przysługuje urlop wypoczynkowy. Wymiar urlopu zależy od stażu pracy i wynosi 20 dni, jeżeli pracownik ma staż krótszy niż 10 lat, lub 26 dni wolnych od pracy w przypadku przepracowania co najmniej 10 lat. Jednak co w sytuacji, kiedy pracownik nabywa prawo do wyższego wymiaru urlopu w trakcie roku kalendarzowego? W tym artykule odpowiemy na to pytanie i wyjaśnimy, czym jest urlop uzupełniający i jak go liczyć.
Co to jest urlop uzupełniający?
Urlop uzupełniający to dodatkowe dni wolne od pracy, które przysługują każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę po osiągnięciu 10 lat stażu pracy liczonego do wymiaru urlopu. Urlop uzupełniający jest różnicą między wyższym wymiarem urlopu a niższym. Wynosi on 6 dodatkowych dni wolnych od pracy.
Urlop uzupełniający to część urlopu wypoczynkowego. Stanowi wyrównanie różnicy między niższym a wyższym wymiarem urlopu. Kodeks pracy przewiduje dwa progi urlopowe. Pracownikowi ze stażem pracy poniżej 10 lat przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 dni. Osobie z co najmniej 10-letnim stażem - 26 dni. Przejście z niższego na wyższy wymiar urlopu nie zawsze następuje z początkiem roku. Osoba, która w styczniu otrzymała 20 dni urlopu i wszystkie wykorzystała do maja, a we wrześniu jej staż osiągnął 10 lat, ma prawo do 6 dodatkowych dni wolnych. Są one jednak częścią urlopu wypoczynkowego.
Zgodnie z art. 158 Kodeksu pracy, pracownikowi, który wykorzystał urlop wypoczynkowy za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający. Przyznanie go jest obowiązkiem pracodawcy i nie wymaga od pracownika dodatkowych formalności. Wniosek o urlop uzupełniający składa się na tych samych zasadach co standardowy wniosek o urlop wypoczynkowy.
Wymiar urlopu zgodnie z Kodeksem pracy
- 20 dni urlopu wypoczynkowego - dla pracowników poniżej 10 lat stażu pracy,
- 26 dni urlopu wypoczynkowego - dla pracowników z co najmniej 10 lat stażu pracy.
Zmiana wymiaru urlopu wypoczynkowego w trakcie roku może zaskoczyć specjalistów HR. Kiedy pracownik przekracza próg 10 lat stażu pracy po wykorzystaniu dotychczasowej puli dni wolnych, pojawia się urlop uzupełniający. Sprawdź, czym jest to uprawnienie, jak je obliczyć i jak usprawnić zarządzanie urlopami w firmie.
Co wlicza się do stażu pracy?
Staż pracy to okres, w którym pracownik był zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Do tego okresu zalicza się również czas edukacji. Zgodnie z art. 155. Kodeksu pracy, do stażu pracy wlicza się okres nauki w wymiarze:
- nie więcej niż 3 lata - za ukończenie zasadniczej szkoły zawodowej,
- nie więcej niż 5 lat - za ukończenie średniej szkoły zawodowej,
- 4 lata - za ukończenie średniej szkoły ogólnokształcącej,
- 6 lat - za ukończenie szkoły policealnej,
- 8 lat - za ukończenie szkoły wyższej.
Należy pamiętać, że okresów nauki nie można sumować. Oznacza to, że osoba po ukończeniu studiów otrzyma 8 lat do stażu pracy, a nie 8 lat studiów + 4 lata liceum. Dodatkowo, jeżeli pracownik świadczył pracę np. w trakcie studiów, nie liczymy podwójnie okresów pracy i nauki a wybieramy wariant korzystniejszy dla pracownika, np. zaliczamy 8 lat stażu za licencjat i pracę w trakcie studiów magisterskich.
Pamiętaj, że prawo do urlopu w wyższym wymiarze wynika nie tylko z lat faktycznej pracy. Do stażu pracy wlicza się okresy nauki, czyli ukończenie szkoły wyższej daje 8 lat do stażu, szkoły policealnej - 6 lat, średniej szkoły zawodowej - do 5 lat (wynika to z art. 155 Kodeksu pracy). Dlatego np. absolwent studiów wyższych może osiągnąć próg 10 lat stażu pracy już po 2 latach zatrudnienia.
Kiedy nabywa się prawo do urlopu uzupełniającego?
Pracownik nabywa prawo do urlopu uzupełniającego, gdy spełnione są dwa warunki jednocześnie - osiągnął odpowiedni staż pracy uprawniający do wyższego wymiaru urlopu oraz wykorzystał dotychczasową pulę dni wolnych w danym roku kalendarzowym. Urlop uzupełniający w pełnym wymiarze 6 dni przysługuje mu niezależnie od miesiąca nabycia prawa. Nawet jeśli pracownik nabył prawo do dłuższego urlopu dopiero 31 grudnia, nie stosuje się zasad proporcji.
Prawo do urlopu uzupełniającego nabywa się od dnia osiągnięcia wymaganego progu stażu pracy. To oznacza, że pracownik, który wcześniej miał prawo do 20 dni urlopu, teraz zyskuje dodatkowe 6 dni. To daje łącznie 26 dni urlopu wypoczynkowego.
Wyjaśnijmy to na przykładzie: Anna rozpoczęła swoją pierwszą pracę 1 września 2021 roku, zaraz po ukończeniu studiów. Wówczas jej wymiar urlopu wypoczynkowego wynosił 20 dni. W 2023 roku Anna wykorzystała całą pulę urlopu już w czerwcu i nie miała już możliwości skorzystania z płatnego dnia wolnego. Jednak 1 września 2023 nabyła już prawo do 26 dni urlopu (8 lat studiów + 2 lata pracy), więc otrzymała urlop uzupełniający w wymiarze 6 dodatkowych dni wolnych od pracy.
Zgodnie z art. 158. Kodeksu pracy: Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający.
Jak oblicza się urlop uzupełniający?
Obliczanie urlopu uzupełniającego polega na ustaleniu różnicy pomiędzy nowym wymiarem urlopu (26 dni) a dotychczasowym wymiarem urlopu (20 dni). W praktyce oznacza to, że pracownik, który nabył prawo do dłuższego urlopu, otrzymuje dodatkowe 6 dni urlopu wypoczynkowego.
Co istotne - urlopu uzupełniającego nie wylicza się na zasadzie proporcji. Każdy pracownik otrzymuje pełen urlop w wymiarze dodatkowych 6 dni, bez względu na to, czy osiągnie wymagany próg stażu pracy w styczniu czy grudniu. Wymogiem jest to, aby najpierw wykorzystać urlop w wymiarze 20 dni wolnych od pracy. W przeciwnym razie przyznanie urlopu uzupełniającego nie nastąpi, ponieważ nie będzie on potrzebny pracownikowi. W takiej sytuacji pracownik otrzyma swój pierwszy wyższy wymiar urlopu dopiero w kolejnym roku kalendarzowym.
Obliczanie wymiaru urlopu uzupełniającego dla pracownika objętego Kodeksem pracy jest łatwe. Wystarczy policzyć różnicę między wyższym a niższym wymiarem urlopu. Dla pełnego etatu wynosi ona 6 dni (26 - 20). Przy niepełnym etacie wartości zmniejszają się proporcjonalnie.
Przykład: Ignacy wykorzystał 16 dni z 20 urlopu wypoczynkowego: 1 dzień w lutym, 2 dni w kwietniu, 3 dni w maju i 10 dni w lipcu. Pozostałe 4 dni planuje wykorzystać w listopadzie. Jednak już 5 października staż pracy Ignacego wyniesie 10 lat, więc pracodawca zwiększy wymiar urlopu wypoczynkowego z 20 do 26 dni. Pracownik zyska dodatkowe 6 dni wolnego, ale nie nazwiemy ich urlopem uzupełniającym, ponieważ nie został spełniony warunek o wykorzystaniu całego wymiaru za dany rok kalendarzowy z art. 158 k.p. Pracownik nie musi składać wniosku o urlop uzupełniający. Przyznanie go jest obowiązkiem pracodawcy.
Pracownik zyskuje wtedy dodatkowe dni wolne, które może wykorzystać na takich samych zasadach jak standardowy urlop wypoczynkowy. Gdy pracownik w trakcie roku kalendarzowego osiągnie 10-letni staż pracy, automatycznie przysługuje mu prawo do 6 dodatkowych dni urlopu, czyli różnicy między podstawowym a podwyższonym wymiarem. Jednak ten przyrost nie następuje „z urzędu”. Pracownik musi poinformować swojego pracodawcę o nabyciu prawa do wyższego wymiaru urlopu i przedstawić dokumenty potwierdzające łączny staż pracy, takie jak świadectwa pracy z poprzednich firm czy dyplomy ukończenia szkół, które mają wpływ na staż urlopowy. Dopiero po złożeniu takich dokumentów i ich zatwierdzeniu przez dział kadr możliwe jest formalne przyznanie brakujących dni urlopowych.
Po otrzymaniu kompletnej informacji i dokumentów, pracodawca ma obowiązek ponownie przeliczyć wymiar urlopu - proporcjonalnie do części roku, której zmiana dotyczy. W przypadku gdy pracownik nabył prawo do 26 dni urlopu w połowie roku, kadry dzielą rok kalendarzowy na dwa okresy: przed i po zmianie. Dla każdego z tych okresów oblicza się odrębnie przysługującą liczbę dni urlopu, a następnie sumuje się oba wyniki. Jeżeli w wyniku tego przeliczenia okazuje się, że pracownikowi należą się dodatkowe dni, są one dopisywane jako tzw. urlop uzupełniający.
Wniosek o urlop uzupełniający
Aby otrzymać urlop uzupełniający, z reguły wystarczy poinformować pracodawcę i przekazać mu wszystkie niezbędne dokumenty potwierdzające przepracowanie 10 lat pracy. Są to świadectwa pracy i dyplomy ukończenia szkoły. Po zweryfikowaniu przez pracodawcę spełnienia wymagania uzyskania dodatkowego urlopu, przydzielone zostaną pracownikowi dodatkowe dni wolne. Wówczas możliwe będzie złożenie wniosku o urlop, który jest niczym innym jak standardowym wnioskiem o urlop wypoczynkowy. Większość firm posiada własne wzory wniosków papierowych lub korzysta z elektronicznych wniosków urlopowych.
Złożenie pisemnej informacji lub oświadczenia o nabyciu prawa do 26 dni urlopu. Pierwszym krokiem jest oficjalne poinformowanie pracodawcy o tym, że pracownik osiągnął 10-letni staż pracy (liczony łącznie z poprzednimi okresami zatrudnienia lub edukacji), co daje prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Najczęściej ma to formę krótkiego oświadczenia kierowanego do działu kadr lub bezpośredniego przełożonego. Przedłożenie stosownych dokumentów, np. świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia. Samo oświadczenie nie wystarczy - konieczne jest dołączenie dokumentów potwierdzających nabycie prawa do wyższego wymiaru urlopu. W tym celu pracownik powinien zebrać świadectwa pracy od wcześniejszych pracodawców, zaświadczenia o zatrudnieniu, a także dyplomy potwierdzające ukończenie szkoły średniej, technikum, studiów wyższych lub innych form kształcenia, które zgodnie z przepisami mogą być doliczone do stażu urlopowego. Wnioskowanie o aktualizację kartoteki urlopowej w dziale kadr. Ostatnim krokiem jest oficjalna prośba o zaktualizowanie danych w systemie kadrowym. Pracownik powinien wnioskować o przeliczenie wymiaru urlopu na dany rok kalendarzowy, uwzględniając zmianę, która miała miejsce w ciągu roku.
Urlop uzupełniający nauczyciela
Istnieje także osobna definicja dla urlopu uzupełniającego dla nauczycieli zatrudnionych w placówkach, w których przewiduje się wakacje i ferie zimowe. Urlop uzupełniający w tym przypadku dotyczy wolnego w ciągu roku szkolnego, jeśli nauczyciel nie mógł wykorzystać 8 tygodni urlopu wypoczynkowego (bieżącego) w czasie ferii szkolnych - zimowych i letnich łącznie.
Nauczycielowi przysługuje urlop uzupełniający z powodu niezdolności odbycia urlopu wypoczynkowego w okresie ferii szkolnych z przyczyny:
- choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
- urlopu ojcowskiego,
- urlopu rodzicielskiego,
- urlopu dla poratowania zdrowia,
- odbywania ćwiczeń wojskowych lub krótkotrwałego przeszkolenia wojskowego.
Wszystkie przepisy dotyczące urlopu uzupełniającego nauczycieli ustanowione są w art. 66. Nauczyciele zatrudnieni w szkołach i placówkach feryjnych mają obowiązek wykorzystania urlopu w okresie ferii zimowych i letnich zgodnie z organizacją roku szkolnego. W sytuacji, gdy nauczyciel takiej placówki nie może wykorzystać urlopu we wskazanym wyżej terminie, może go otrzymać w innym terminie, wyznaczonym w ciągu roku szkolnego.
Wymiar urlopu uzupełniającego wynosi maksymalnie do 8 tygodni (56 dni). Jest to różnica pomiędzy ośmioma tygodniami a okresem faktycznie wykorzystanego urlopu w czasie ferii zimowych i letnich. Urlop uzupełniający należy wykorzystać w trakcie roku szkolnego. Termin ustala dyrektor, biorąc pod uwagę wniosek nauczyciela oraz organizację pracy w szkole. Tydzień urlopu równa się 7 dniom kalendarzowym, wliczając w to dni wolne od pracy, niedziele i święta.
Urlop uzupełniający a inne zmiany w zatrudnieniu
Sytuacji, w których może dojść do przyznania urlopu uzupełniającego, jest znacznie więcej niż tylko osiągnięcie 10-letniego stażu pracy. Przepisy prawa pracy przewidują także inne okoliczności, w których zachodzi konieczność przeliczenia przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, co w konsekwencji prowadzi do uzupełnienia jego wymiaru. Wspólną cechą wszystkich tych przypadków jest zmiana warunków zatrudnienia lub statusu pracownika w ciągu trwania roku kalendarzowego. Zmiany te wpływają na sposób naliczania urlopu i mogą skutkować powstaniem różnicy pomiędzy pierwotnie przyznanym limitem a rzeczywistym prawem do urlopu.
Zmiana etatu w trakcie roku - np. z pół etatu na pełen etat. Gdy w ciągu jednego roku kalendarzowego pracownik zmienia wymiar etatu, np. przechodzi z pracy na pół etatu na pełen etat, konieczne jest ponowne przeliczenie jego urlopu. Urlop bowiem ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. W sytuacji takiej różnica wynikająca z większego etatu, przypadająca na część roku po zmianie, powinna zostać uzupełniona. Oznacza to, że pracownik zyskuje dodatkowe dni urlopu, odpowiadające podwyższeniu etatu.
Powrót do pracy po urlopie bezpłatnym lub wychowawczym. W przypadku, gdy pracownik wraca do pracy po dłuższej nieobecności, np. po urlopie bezpłatnym lub wychowawczym, pracodawca musi przeanalizować jego sytuację urlopową. Urlop wypoczynkowy nie przysługuje za czas, w którym pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego, ale po jego zakończeniu należy obliczyć na nowo wymiar urlopu za pozostałą część roku. Jeżeli w systemie kadrowym nadal widnieje niepełna liczba dni, która nie odpowiada aktualnemu zatrudnieniu, trzeba ją skorygować. Często okazuje się, że konieczne jest przyznanie pracownikowi kilku dodatkowych dni wolnych - właśnie w ramach urlopu uzupełniającego.
Zmiana podstawy zatrudnienia lub zakresu obowiązków - np. awans lub nowe stanowisko. Inną, mniej oczywistą, ale również ważną sytuacją jest zmiana rodzaju pracy, która niesie za sobą nowe obowiązki, zakres odpowiedzialności lub też inny rodzaj umowy. Może się to zdarzyć na przykład wtedy, gdy pracownik awansuje, zostaje przeniesiony na stanowisko z większą odpowiedzialnością lub otrzymuje nowe kompetencje zawodowe, które zmieniają jego kwalifikację prawną w kontekście prawa pracy. W niektórych przypadkach nowa funkcja może oznaczać inny sposób naliczania urlopu - np. w instytucjach publicznych czy oświatowych, gdzie wymiar urlopu zależy od typu wykonywanych obowiązków.
Każda z powyższych sytuacji wymaga indywidualnego podejścia i szczegółowej analizy kadrowo-prawnej. Nie istnieje jeden uniwersalny wzór przeliczeń, dlatego odpowiedzialność spoczywa zarówno na pracodawcy, jak i na pracowniku. Pracodawca powinien monitorować zmiany warunków zatrudnienia i weryfikować, czy wymagają one aktualizacji dokumentacji urlopowej. Z kolei pracownik powinien być świadomy swoich praw i dbać o to, by zmiany w jego sytuacji zawodowej zostały właściwie odzwierciedlone w naliczonym urlopie.
Wymiar urlopu wypoczynkowego i urlop liczony proporcjonalnie - odcinek 4
Podsumowanie
Urlop uzupełniający zapewnia pracownikom dostęp do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego w roku nabycia prawa do dłuższego urlopu. Przysługuje w pełnym wymiarze niezależnie od miesiąca nabycia prawa. Złożenie wniosku o urlop odbywa się na standardowych zasadach. Niewykorzystany urlop przechodzi na rok następny.
Z punktu widzenia przepisów prawa pracy, urlop uzupełniający nie stanowi osobnej kategorii urlopu. Nie jest to nowy przywilej, lecz techniczne „uzupełnienie” pierwotnie naliczonego urlopu wypoczynkowego, którego wymiar został zwiększony w trakcie roku kalendarzowego - najczęściej w związku ze zmianą stażu pracy, wymiaru etatu lub powrotem do pracy po dłuższej nieobecności. Niezależnie od przyczyny, z jakiej został przyznany, urlop uzupełniający funkcjonuje w pełnym zakresie na tych samych zasadach, co standardowy urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że jest w pełni chroniony przez Kodeks pracy i nie może być traktowany jako dodatkowy, fakultatywny przywilej. Może być wykorzystany w naturze, czyli jako dni wolne od pracy.
Urlop uzupełniający, podobnie jak pozostała część urlopu wypoczynkowego, jest udzielany w formie dni wolnych, które pracownik może zaplanować we wniosku urlopowym. Nie różni się on w żaden sposób od innych dni urlopu - po zatwierdzeniu przez pracodawcę, pracownik może z niego skorzystać w wybranym terminie. Dni te wliczają się do ogólnego limitu wypoczynku, a ich charakter nie odbiega od urlopu udzielonego w styczniu czy marcu. Może być przeniesiony na kolejny rok, jeśli nie zostanie wykorzystany do końca roku kalendarzowego. Urlop uzupełniający podlega ogólnej zasadzie, zgodnie z którą urlop wypoczynkowy niewykorzystany w danym roku przechodzi na rok następny i powinien zostać wykorzystany najpóźniej do 30 września. Przepisy nie wprowadzają tutaj żadnego wyjątku dla uzupełnienia urlopu - niezależnie od momentu jego przyznania, pracownik zachowuje prawo do przeniesienia niewykorzystanych dni. Podlega zasadom wypłaty ekwiwalentu w przypadku rozwiązania umowy o pracę.
W momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy - w całości, niezależnie od tego, kiedy i na jakiej podstawie dni urlopu zostały przyznane. Urlop uzupełniający również podlega tej zasadzie. Jeśli więc pracownik otrzymał dodatkowe dni w ramach uzupełnienia, ale nie zdążył ich wykorzystać przed zakończeniem współpracy, musi otrzymać za nie odpowiednie wynagrodzenie.
Jego wykorzystanie odbywa się na podstawie wniosku urlopowego, za zgodą pracodawcy. W praktyce korzystanie z urlopu uzupełniającego nie różni się od korzystania z innych dni urlopowych. Pracownik składa standardowy wniosek urlopowy, wskazując preferowany termin, a pracodawca, uwzględniając organizację pracy, zatwierdza go lub proponuje inny termin. Udzielenie urlopu - także tego uzupełniającego - musi zawsze odbywać się na podstawie obustronnych ustaleń. Pracownik nie może samodzielnie decydować o dniu wolnym, nawet jeśli wie, że ma dodatkowe dni do dyspozycji.
Warto przy tym pamiętać, że urlopu uzupełniającego nie należy mylić z innymi dodatkowymi uprawnieniami urlopowymi, jakie wynikają np. z orzeczenia o niepełnosprawności, rodzicielstwa, pracy w szczególnych warunkach czy działalności związkowej. Są to odrębne instytucje prawne, regulowane innymi przepisami i przyznawane na podstawie innych kryteriów. Urlop uzupełniający pozostaje integralną częścią urlopu wypoczynkowego - nie rozszerza katalogu przywilejów, lecz wyrównuje stan faktyczny z należnym pracownikowi limitem dni wolnych.
tags: #bibliografia #urlop #uzupelniajacy