Sporo tego, ale to nie wszystko, ponieważ adresat może być przecież w delegacji, na urlopie wypoczynkowym, zdrowotnym, macierzyńskim czy innym. Może być nieobecny w pracy dzień, dwa, tydzień, dwa, miesiąc, trzy, dziewięć. Jeśli spakowałeś już walizki i zaraz wyłączysz komputer - wstrzymaj się z tym ostatnim i ustaw autoresponder. Autoresponder to funkcja elektronicznej skrzynki pocztowej, która samodzielnie wysyła wiadomość w Twoim imieniu, informując nadawcę, że nie możesz odpowiedzieć w danym momencie. Korzystają z niej głównie pracownicy, którzy przebywają na urlopie, jeśli chcą poinformować nadawcę wiadomości o swojej nieobecności. Funkcja ta jest szczególnie przydatna podczas urlopu, delegacji lub dłuższej przerwy w pracy. W takich sytuacjach warto skorzystać z rozwiązania, jakim jest autoresponder, który samodzielnie poinformuje nadawcę o Twojej nieobecności.
W tym kontekście chodzi o automatyczne wiadomości, które docierają do klientów np. po zapisaniu się na newsletter czy złożeniu zapytania. Autoresponder może być wiadomością utrzymaną w stylu formalnym. Prostą, klasyczną, bez osobistych wynurzeń, z utartymi zwrotami. Sama autoodpowiedź jest już sygnałem dla nadawcy, że adresat prawdopodobnie nie przeczytał wiadomości (bywają adresaci, którzy sprawdzają pocztę także podczas nieobecności w pracy). Oczywiście po powrocie z urlopu i tak czeka Cię żmudna praca nad czytaniem i odpisywaniem na wiadomości, ale przynajmniej nadawcy listów elektronicznych wiedzą już, że ich nie ignorujesz, tylko aktualnie nie ma Cię w pracy. Biznesowa uprzejmość jest obecnie standardem.
Wskazówka: Skrót OoO pochodzi od ang. Out of Office, czyli poza biurem. Możesz się nim posłużyć, ustawiając np. status w firmowym komunikatorze.
Jak ustawić autoresponder?
Jak ustawić „zwrotkę”? Zacznij od przygotowania jej treści, która będzie uzależniona od specyfiki sytuacji. W ustawieniach poczty powinna znajdować się opcja tak zwanej Odpowiedzi automatycznej lub Wiadomości o nieobecności. Wszystko zależy od tego, z jakiej poczty korzystasz.
Jak ustawić autoresponder w Outlooku?
Program Outlook to jeden z najpopularniejszych klientów poczty elektronicznej. Funkcja przydaje się podczas urlopu lub gdy masz ograniczony dostęp do konta. Należy jednak pamiętać, że jest to rozwiązanie dla kont Exchange/Microsoft 365/Outlook.com, ale nie dla kont zewnętrznych (np. POP/IMAP). W desktopowej wersji Outlooka przejdź do sekcji Plik → Odpowiedzi automatyczne. Włącz opcję „Wyślij odpowiedzi automatyczne” i opcjonalnie ustaw datę rozpoczęcia oraz zakończenia działania funkcji. Wpisz treść odpowiedzi dla osób wewnątrz organizacji oraz dla osób spoza organizacji (jeżeli chcesz dokonać takiego podziału). Wpisz temat oraz treść wiadomości, określ ramy czasowe wysyłania automatycznej odpowiedzi i zapisz ustawienia. Na komputerze znajdziesz go w Plik > Odpowiedzi automatyczne. Wejdź w Odpowiedzi automatyczne i przesuń suwak, by je dezaktywować.
Gdy Twój program Outlook nie obsługuje funkcji odpowiedzi automatycznych, można przygotować wiadomość o nieobecności za pomocą reguł. To rozwiązanie działa w każdej wersji Outlooka i pozwala wysywać automatyczną wiadomość do każdego nadawcy, gdy korzystasz z konta zewnętrznego (np. POP/IMAP). W Thunderbirdzie proces konfiguracji wymaga wcześniejszego przygotowania szablonu wiadomości. Następnie przejdź do sekcji Narzędzia → Filtry wiadomości i kliknij „Nowy”. Nadaj nazwę filtrowi, ustaw warunek „Brak warunków - wszystkie wiadomości", a jako akcję wybierz „Odpowiedz używając szablonu" i wskaż wcześniej utworzony szablon. Możesz także ustawić filtr dla autorespondera, aby wiadomości były wysyłane np. tylko w dni robocze.
Z poziomu przeglądarki Outlook Web App pozwala łatwo włączyć autoresponder i ustawić automatyczne odpowiedzi bez konieczności korzystania z aplikacji na komputerze. W polu edycji wprowadź treść wiadomości, jaką otrzymają nadawcy podczas Twojej nieobecności (np. „Przebywam na urlopie. Na wszystkie wiadomości odpowiem po powrocie.”). Można też ustawić automatyczne odpowiedzi w określonym terminie, by działały tylko w wybranym zakresie godzin.
Co zawrzeć w treści automatycznej wiadomości?
Wiadomość o nieobecności powinna zawierać informacje m.in.: tytuł, powitanie, informację o osiągalności (czas nieobecności i powód), a także zakończenie. Tytuł wiadomości: tytuł to pierwsza informacja, jaką widzi odbiorca wiadomości. Zwykle wystarczające jest napisanie wiadomości w stylu: „Odpowiedź automatyczna: poza biurem”. Powitanie: rozpocznij wiadomość o nieobecności z powitaniem. Możesz także podziękować za przychodzącą wiadomość. Osiągalność: w drugim wierszu tekstu powinieneś wpisać najważniejsze informacje: czas, w którym jesteś poza zasięgiem, a także powód twojej nieobecności (opcjonalnie lub bez szczegółów i opisów osobistych). Jeśli będziesz nieobecny przez nieokreślony czas, wystarczy tylko podać powód. Pamiętaj, że dla nadawców wiadomości o wiele cenniejszą informacją jest to, kiedy będziesz osiągalny i odczytasz pocztę. Zakończenie: możesz użyć prostego zakończenia, aby zakończyć wiadomość.
W razie potrzeby wiadomość autorespondera powinna zawierać informacje o powodzie nieobecności. Zwróć uwagę, że na tym etapie nadawca może oczekiwać szansy na kontakt. Powinieneś uwzględnić taką opcję, jeśli Twoja praca może tego wymagać. Dobrym zwyczajem będzie więc wskazanie możliwości kontaktu z Tobą, przy jednoczesnym udowodnieniu, że powinien on nastąpić jako ostateczność, np. poprzez wskazanie kolegi, który Cię zastępuje.
Jeśli nie chcecie zmieniać treści autorespondera przy każdej okazji nieobecności w biurze, ciekawym pomysłem jest utworzenie go w formie forumalarza. Znakiem x zaznaczamy wówczas odpowiedni wiersz i dodajemy datę powrotu. Ta forma jest o tyle ciekawa, że daje czytelnikowi odpowiedź na pytanie, co dalej będzie działo się z jego wiadomością.
Przykładowe treści autoresponderów
1. Autoresponder oficjalny
Szanowni Państwo,
Dziękuję za wiadomość.
W dniach 10-15 marca przebywam na urlopie. W pilnych sprawach proszę o kontakt z sekretariatem [imię i nazwisko kolegi/koleżanki] pod adresem [adres email kolegi/koleżanki] lub telefonicznie pod numerem [numer telefonu]. Na wszystkie pozostałe wiadomości odpowiem po powrocie.
Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko]
2. Autoresponder z wiadomością o urlopie
Szanowni Państwo,
Dziękuję za wiadomość. Nie mam możliwości odpisania na tę wiadomość z uwagi na to, że przebywam na urlopie. Będę nieuchwytna do 12 marca 2021. Na wszystkie wiadomości odpowiem po powrocie.
Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko]
3. Krótki autoresponder
Dziękuję za Twoją wiadomość. Niestety nie mogę na nią odpowiedzieć, ponieważ przebywam obecnie na urlopie. Moja nieobecność potrwa do 12 marca 2021. Na wszystkie wiadomości odpowiem po powrocie.
Pozdrawiam,
[Twoje imię i nazwisko]
4. Autoresponder informujący o krótkiej nieobecności
Cześć,
W dniu dzisiejszym oraz jutro (10-11 marca) przebywam na szkoleniu. Obecnie jestem poza biurem. Na wiadomości wrócę po powrocie.
Pozdrawiam,
[Twoje imię i nazwisko]
5. Autoresponder z zagranicy (Out of Office Message)
Hi,
Thank you for your message. I am currently out of the office on vacation until March 15th, 2021. I will respond to your email upon my return. If your matter is urgent, please contact my colleague [colleague's name] at [colleague's email address].
Best regards,
[Your Name]
Błędy w treści autorespondera, których warto unikać
Treści autoresponderów powinny być krótkie i zwięzłe. Odbiorca wiadomości chce po prostu dostać informację zwrotną. Unikaj zbyt osobistych wynurzeń czy żartów, które mogą być źle odebrane. Pamiętaj, że Twoi przełożeni mogą otrzymywać te same wiadomości o nieobecności, co Twoi koledzy, z którymi utrzymujesz bardziej nieformalny ton. Korzystając z mechanizmu automatycznego wysyłania odpowiedzi, możesz przekazać ich nadawcom wiele ważnych informacji (np. o zastępstwie). Coraz częściej przestępcy wykorzystują informacje, które udostępniasz na swoją niekorzyść. Jednym z popularnych przykładów jest kontakt z firmą i powoływanie się na Twoje nazwisko, celem przyśpieszenia sprawy lub uzyskania poufnych informacji. Wiele osób korzysta z takiej formy aktywności, argumentując, że miałeś dla nich coś zrobić/przekazać informację/przygotować, itp. Kolejnym przykładem są kradzieże i włamania. Nieobecność? Nieobecność może być związana z faktem, że nie będziesz wykonywał żadnej pracy, a więc być może i realizacja zadań/projektów zostanie opóźniona.
Jak skonfigurować automatyczną odpowiedź w Gmailu!
Autoresponder to tylko jedno z wielu udogodnień, z których możesz skorzystać w ramach usługi pocztowej. Korzystając z funkcji autorespondera, możesz przekazać swoim klientom wiele cennych informacji o swojej firmie i produktach, np. nowościach. Pamiętaj o dołączeniu do wiadomości, np. linków do strony internetowej lub katalogu produktów.
tags: #autoresponder #na #poczcie #urlop