Rekrutacja i zatrudnianie pracowników to proces, podczas którego pracodawcy pozyskują dużą ilość danych osobowych. Dane te znajdują się w składanych przez kandydatów CV, listach motywacyjnych, dołączanych przez nich dyplomach, zaświadczeniach o ukończeniu kursów, kwestionariuszach osobowych czy różnego rodzaju oświadczeniach.
Dane osobowe kandydata do pracy
Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez tę osobę.
Dodatkowo, jeśli jest to konieczne ze względu na charakter pracy lub zajmowane stanowisko, pracodawca może wymagać informacji dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu wcześniejszego zatrudnienia. Jedynie dokumenty potwierdzające powyższe okoliczności mogą być gromadzone w procesie rekrutacji.
W przypadku zatrudniania cudzoziemców, aby było ono zgodne z prawem, cudzoziemiec musi posiadać podstawę do legalnego pobytu, którą potwierdza się właściwymi dokumentami (np. zezwoleniem na pobyt).
Najczęściej przekazywanymi przez kandydatów i kandydatki dokumentami w toku rekrutacji są oczywiście życiorysy zawodowe (CV) oraz listy motywacyjne. Coraz częściej do tego zestawu dołączane są również listy referencyjne, wystawiane przez byłych pracodawców, przełożonych czy współpracowników.
Dane osobowe pracownika
Przepisy Kodeksu pracy wyliczają następujące dane, jakich pracodawca może żądać od pracownika:
- adres zamieszkania,
- numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
- numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Udostępnienie pracodawcy powyższych danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Żądanie udokumentowania danych może mieć miejsce wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, gdy samo oświadczenie pracownika nie jest wystarczające.
Imiona rodziców w świadectwie pracy
Od 4 maja 2019 roku uznaje się, że imiona rodziców w świadectwie pracy to informacja, której nie powinno być. Nowelizacja Kodeksu pracy z 4 maja 2019 r. uniemożliwia pozyskiwanie tej informacji zarówno od kandydata do pracy, jak i od pracownika. Zmiana ta dostosowuje prawo pracy do wymogów RODO.
Natomiast nowelizacja z 18 czerwca 2019 r. Rozporządzenia MRPiPS w sprawie świadectwa pracy wprowadziła nowy pomocniczy wzór świadectwa pracy. Obowiązuje on od 29 czerwca 2019 r. i nie ma w nim miejsca na wprowadzenie takich danych jak imiona rodziców.
W sytuacji, gdy w okresie od 4 maja 2019 r. do 28 czerwca 2019 r. w świadectwie pracy umieszczono imiona rodziców, wówczas zgodnie z nowelizacją pracownik ma możliwość złożenia do pracodawcy wniosku o wydanie nowego dokumentu, według dotychczasowego wzoru, z pominięciem tych informacji. Pracodawca ma obowiązek przekazania świadectwa pracy bez imion rodziców w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku.
Jakich danych nie można żądać od pracownika?
Pracodawca kategorycznie nie może żądać i przetwarzać danych dotyczących życia prywatnego, takich jak:
- orientacja seksualna,
- wyznanie,
- stan zdrowia,
- stan cywilny i plany z tym związane (np. ślub),
- czy kobieta zamierza zajść w ciążę.
Pracownik może odmówić udzielenia danych osobowych, które nie wynikają z rzeczywistej potrzeby związanej ze stosunkiem pracy. Taka odmowa nie może skutkować wypowiedzeniem umowy czy w przypadku kandydata do pracy - odmówieniem zatrudnienia.
Kwestionariusz osobowy a RODO
Wdrożenie RODO zaostrzyło wymogi dotyczące wszelkich aktywności związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym danych pracowników przetwarzanych przez pracodawców. RODO umożliwia pracodawcom wprowadzenie do kwestionariuszy osobowych żądania adresu poczty elektronicznej oraz numeru telefonu kandydata. RODO nie pozwala również na pozyskanie danych dotyczących adresu zamieszkania pracownika. Pracodawca może żądać jedynie adresu korespondencyjnego.
Istnieje pewien paradoks: artykuł 22 Kodeksu Pracy mówi jasno, że pracodawca ma prawo żądać od pracownika imion jego rodziców. RODO natomiast tego zabrania. Ustawodawca pracuje nad stosowną zmianą w Kodeksie Pracy.
Warto, aby obok zgody na przetwarzanie danych osobowych pracodawca przekazał pracownikom informacje na temat prawa do wycofania stosownych zgód na przetwarzanie danych.
Dokumenty potwierdzające stan rodzinny i zdrowotny
Pracodawca może żądać informacji dotyczących stanu rodzinnego pracownika wyłącznie wtedy, gdy ich podanie jest niezbędne do skorzystania przez pracownika z konkretnych uprawnień przewidzianych w przepisach prawa pracy lub w odrębnych regulacjach. Pracownik może skorzystać z uprawnień związanych z rodzicielstwem, takich jak urlop rodzicielski, dni opieki nad dzieckiem lub zwolnienie z pracy z tytułu opieki nad chorym dzieckiem, wówczas podanie takich danych staje się konieczne.
Dokumenty związane ze stanem zdrowia pracownika, takie jak orzeczenie o stopniu niepełnosprawności podlegają szczególnej ochronie. Przekazanie ich pracodawcy jest dobrowolne, jednak bez takiej informacji nie jest możliwe zastosowanie przysługujących osobie niepełnosprawnej przywilejów wynikających z przepisów prawa.
Umowa zlecenia a dane osobowe
Uwagi dotyczące dokumentacji, jaką przedstawiają kandydaci/tki do pracy oraz osoby już zatrudnione, dotyczą zatrudniania w ramach stosunku pracy. Nie dotyczą one umów zleceń. Do zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia, w zakresie danych osobowych i dokumentów ich potwierdzających, nie stosuje się przepisów prawa pracy. Jedynym ograniczeniem będzie zasada minimalizacji danych wynikająca z RODO.
Szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych (RODO)
Pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym czy też zabraniem przez osobę nieuprawnioną, stosując w tym celu odpowiednie środki techniczne i organizacyjne.
tags: #zatrudnienie #pracownika #imiona #rodzicow