Pracodawcy planujący zatrudnienie obcokrajowców muszą zapoznać się z różnymi regulacjami oraz obowiązkami. Pierwszym krokiem jest zrozumienie możliwości zatrudnienia obywateli państw UE, EOG oraz Szwajcarii z pomocą platformy EURES. Różne przepisy dotyczą również zatrudnienia obywateli państw trzecich w Polsce, co wiąże się z uzyskiwaniem odpowiednich zezwoleń na pracę.
Pracodawcy mogą aplikować o zezwolenia na pracę sezonową oraz tymczasowe zezwolenia na pobyt i pracę. W niektórych sytuacjach możliwe jest zatrudnienie obcokrajowca bez konieczności uzyskiwania zezwoleń. Istnieje również opcja powierzenia pracy na podstawie oświadczenia lub powiadomienia.
Pracodawcy mają określone obowiązki, które muszą być spełnione przy zatrudnieniu cudzoziemców, a także muszą być świadomi zmian, takich jak likwidacja testu rynku pracy.
Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi
Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi składasz i - po potwierdzeniu przez PUP - odbierasz elektronicznie, jako pracodawca. Ważne! Oświadczenie złóż przed podjęciem pracy przez cudzoziemca. Pamiętaj, że cudzoziemiec może podjąć pracę, dopiero gdy powiatowy urząd pracy wpisze twoje oświadczenie do ewidencji oświadczeń.
Starosta wpisuje oświadczenie do ewidencji, jeżeli cudzoziemiec jest obywatelem Armenii, Białorusi, Mołdawii lub Ukrainy, praca nie ma charakteru sezonowego, okres wykonywania pracy nie przekracza 24 miesięcy i rozpoczyna się nie później niż 6 miesięcy od złożenia oświadczenia, praca nie polega na pełnieniu funkcji zarządczych ani prokury, główne miejsce pracy znajduje się w Polsce, oraz proponowane wynagrodzenie nie jest niższe od wynagrodzenia za pracę porównywalną.
Urząd ocenia wysokość wynagrodzenia na podstawie krajowych ofert pracy i lokalnego rynku oraz wpisuje do ewidencji oświadczenia pracodawców określonych kategoriami rejestracji (KRS, CEIDG, miejsce pobytu w Warszawie).
Przed złożeniem oświadczenia pracodawca dokonuje wpłaty w wysokości 400 zł; wpłata jest zasadniczo niepodlegająca zwrotowi, z określonymi wyjątkami, a dowód wpłaty i kopia dokumentu podróży cudzoziemca są obowiązkowymi załącznikami.
Niekompletne oświadczenie skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków, a ich nieusunięcie powoduje pozostawienie sprawy bez rozpoznania; uzupełnienia oraz korekty należy składać wyłącznie poprzez portal praca.gov.pl.
Termin rozpatrzenia oświadczenia wynosi z reguły 7 dni roboczych, 30 dni w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego i do 2 miesięcy w sprawach szczególnie skomplikowanych.
Wpisane do ewidencji oświadczenie umożliwia cudzoziemcowi ubieganie się o wizę krajową i podjęcie pracy bez zezwolenia na pracę, przy czym konsul co do zasady wyda wizę, gdy planowany czas zatrudnienia wynosi co najmniej 91 dni; od odmowy wpisu przysługuje odwołanie do ministra właściwego do spraw pracy w terminie 14 dni.
Cudzoziemiec może rozpocząć pracę dopiero po dokonaniu wpisu, a zmiana pracodawcy lub warunków pracy generalnie wymaga nowego oświadczenia, chyba że zachodzą określone zmiany niewymagające nowego wpisu.
Pracodawca ma obowiązek powiadomić starostę o podjęciu pracy w ciągu 7 dni, o niepodjęciu w ciągu 14 dni lub o wcześniejszym zakończeniu pracy; niedopełnienie tego obowiązku podlega karze grzywny, a zgłoszenie niepodjęcia lub zakończenia pracy unieważnia oświadczenie z mocy prawa.
Pracodawca musi odzwierciedlić warunki oświadczenia w umowie, przekazać przed zatrudnieniem kopię umowy staroście, zapewnić wynagrodzenie nie niższe niż minimalne, proporcjonalnie podwyższać wynagrodzenie przy zwiększeniu wymiaru czasu pracy, przekazać cudzoziemcowi kopię wpisanego oświadczenia oraz udostępniać organom kontrolnym dokumenty potwierdzające wypełnienie obowiązków.
W przypadku złożenia przed wygaśnięciem oświadczenia wniosku o zezwolenie na pracę dla cudzoziemca zatrudnionego u tego samego pracodawcy przez co najmniej 3 miesiące, praca na warunkach nie gorszych niż określone w oświadczeniu pozostaje legalna do dnia wydania zezwolenia lub doręczenia decyzji odmownej, z wyjątkiem zawieszenia postępowania.
Zatrudnianie obywateli Ukrainy
Od 1 grudnia 2025 r. wprowadzono istotne zmiany dotyczące zatrudniania cudzoziemców; obywatele Ukrainy objęci ochroną czasową do 4 marca 2027 r. mogą pracować wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy, a ich pobyt nie uprawnia do podejmowania pracy na podstawie oświadczenia ani zezwolenia na pracę, w tym sezonowej.
Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy uznaje pobyt obywateli Ukrainy, którzy wjechali z powodu działań wojennych od 24 lutego 2022 r., za legalny do 4 marca 2027 r.; ich pracę można zalegalizować wyłącznie powiadomieniem, zaś okres ważności wiz i zezwoleń wydanych wcześniej ulega automatycznemu przedłużeniu do tej daty.
Jeśli obywatel Ukrainy wjechał do Polski ze względu na działania wojenne w okresie od 24 lutego 2022 r. i jego pobyt został uznany za legalny w ramach ochrony czasowej do 4 marca 2027 r., zatrudnienie tego cudzoziemca może być zalegalizowane wyłącznie poprzez powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy; ten rodzaj pobytu nie uprawnia do podjęcia pracy na podstawie oświadczenia ani zezwolenia na pracę, w tym sezonowego.
Praca na podstawie oświadczenia lub zezwolenia mogą wykonywać obywatele Ukrainy przebywający w Polsce m.in. w ramach: wiz i zezwoleń na pobyt czasowy uprawniających do pracy w Polsce, dokumentów wydanych przez inne państwa obszaru Schengen lub w ruchu bezwizowym.
Jeśli ostatni dzień dopuszczalnego okresu pobytu obywatela Ukrainy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie wizy Schengen, ruchu bezwizowego lub innego dokumentu pobytowego wydanego przez państwo obszaru Schengen uprawniającego do podróży po terytorium innych państw tego obszaru, przypada w okresie od dnia 24 lutego 2022 r., jego pobyt na tym terytorium uznaje się za legalny do dnia 4 marca 2027 r.
Pracę obywatela Ukrainy w ww. sytuacji można zalegalizować wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy.
Urząd Pracy m.st. Warszawy - kontakt i lokalizacja
Dział Obsługi Pracodawców Zatrudniających Cudzoziemców przy ul. Grochowskiej 171B zajmuje się kompleksową obsługą spraw związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. Do zadań działu należą oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy, rozpatrywanie wniosków dotyczących dodania i weryfikacji reprezentantów na portalu praca.gov.pl, udzielanie informacji starosty oraz wydawanie zezwoleń na pracę sezonową.
Urząd Pracy m.st. Warszawy oferuje możliwość kontaktu za pomocą systemu telefonicznego 22 391 13 00, ułatwiającego komunikację w konkretnych sprawach. Zachęca do korzystania z usług elektronicznych.
W siedzibie przy ul. Kasprzaka 18/20 znajdują się różne działy, takie jak Dział Rejestracji i Ewidencji, Centrum Aktywizacji Zawodowej, Dział Obsługi Osób z Niepełnosprawnościami oraz Dział Obsługi i Aktywizacji Cudzoziemców, które oferują usługi związane z rejestracją, pośrednictwem pracy oraz poradnictwem.
Przy ul. Grochowskiej 171B zlokalizowany jest Dział Obsługi Pracodawców Zatrudniających Cudzoziemców, który zajmuje się m.in. oświadczeniami o powierzeniu pracy cudzoziemcom i zezwoleniami na pracę. Dział Rynku Pracy w tej lokalizacji odpowiada za umowy dotyczące staży oraz refundacji składek dla osób bezrobotnych.
Na ul. Młynarskiej 37A mieści się Dział Ofert Pracy oraz Dział Komunikacji i Analiz, które zajmują się pozyskiwaniem ofert oraz analizą sytuacji na rynku pracy.
Ponadto, Urząd oferuje różnorodne wsparcie finansowe i szkoleniowe, w tym dla osób bezrobotnych do 30 roku życia oraz programy dla osób powyżej 50. roku życia.
Wynagrodzenie minimalne i stawki
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje minimalne wynagrodzenie w wysokości 4 806 zł brutto miesięcznie oraz minimalna stawka godzinowa 31,40 zł brutto.
Praca cudzoziemca nie jest związana z działalnością sezonową (rozporządzenie ws. wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku. Urząd Pracy m. st. Warszawy dokonując oceny wysokości wynagrodzenia w pierwszej kolejności bierze pod uwagę kształtowanie się wynagrodzeń w danym zawodzie na podstawie składanych do Urzędu krajowych ofert pracy (tabela wynagrodzeń w danym zawodzie). Urząd oceniając wysokość wynagrodzenia w danym zawodzie bierze pod uwagę również proponowane stanowisko/rodzaj pracy, a także badania i analizy zawierające dane dot. Urząd Pracy m. st.
| Stanowisko | Minimalne wynagrodzenie miesięczne (brutto) | Minimalna stawka godzinowa (brutto) |
|---|---|---|
| Pracownik biurowy | 4806 zł | 31,40 zł |
| Specjalista IT | 6000 zł | 39,20 zł |
| Kasjer | 4806 zł | 31,40 zł |
Podstawy prawne i dokumenty
Podstawy prawne obejmują ustawę z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom oraz szereg rozporządzeń ministra i Rady Ministrów wymienionych na końcu opracowania.
Informacje o wybranych załącznikach:
- Instrukcja poprawnego złożenia oświadczenia 1.12.2025 r (2): Instrukcja opisuje procedurę elektronicznego składania oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcom w Urzędzie Pracy m.st. Warszawy, w tym wymagania dotyczące formularza, niezbędnych załączników, podpisów elektronicznych oraz obowiązków informacyjnych pracodawcy. Kluczowa informacja: oświadczenia należy składać wyłącznie przez portal praca.gov.pl z kompletem wymaganych dokumentów i dowodem wpłaty 400 zł, opatrzne kwalifikowanym podpisem, profilem zaufanym ePUAP lub podpisem osobistym; brak wymaganych załączników, nieuzupełnienie braków lub naruszenie terminów zgłaszania podjęcia/niepodjęcia pracy skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpoznania, odmową wpisu lub sankcjami.
- Tabela wynagrodzeń 2026: Załącznik zawiera tabelę wynagrodzeń Urzędu Pracy m.st. Warszawy na 2026 r., przedstawiającą proponowane miesięczne wynagrodzenia brutto (dla umów o pracę) oraz stawki godzinowe brutto (dla umów cywilnoprawnych) dla wielu zawodów. Podane wartości mają charakter minimalnych orientacyjnych poziomów wynagrodzeń, opracowanych na podstawie krajowych ofert pracy oraz analiz lokalnego i regionalnego rynku i służą jako punkt odniesienia przy kształtowaniu płac.
- Wniosek o zwrot opłaty.doc: Wniosek o zwrot opłaty kierowany do Urzędu Pracy m.st. Warszawy dotyczący wpłaty związanej z wydaniem zezwolenia na pracę sezonową lub oświadczeniem o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Wnioskodawca żąda zwrotu wskazanej kwoty przelewem na podany rachunek, dołączając dowód zapłaty i wskazując przyczynę (nadpłata, błędna wpłata lub brak złożenia wniosku), a formularz wymaga czytelnego podpisu oraz zawiera pouczenie o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań.
- Wzór upoważnienia 2024 r(1).docx: Wzór upoważnienia dla przedsiębiorcy/osoby fizycznej do reprezentowania przed Urzędem Pracy m.st. Warszawy w sprawach dotyczących informacji starosty, zezwoleń na pracę sezonową oraz oświadczeń i powiadomień o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, w tym obywatelom Ukrainy. Pełnomocnictwo zawiera pola na dane pracodawcy i pełnomocnika oraz czytelny podpis i jest zwolnione z opłaty skarbowej na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. f ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.
- 14-31-09_1860_KW_790709_DRP_plik3.6558786817.pdf: Pismo Departamentu Rynku Pracy wyjaśnia, kto jest uprawniony do złożenia oświadczenia o niekaralności wymaganego przy powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi lub we wniosku o zezwolenie na pracę. Departament wskazuje, że oświadczenie ma charakter oświadczenia wiedzy i powinno być składane osobiście przez podmiot powierzający pracę lub osoby zarządzające bądź reprezentujące ten podmiot (np.
tags: #zatrudnienie #cudzoziemca #urzad #pracy #grochowska