Jeżeli zwolnisz lub zatrudnisz pracownika w trakcie roku, musisz obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego, który przysługuje mu proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Sytuacji, w których określa się urlop proporcjonalny, jest więcej.
Kiedy oblicza się proporcjonalnie wymiar urlopu wypoczynkowego?
Urlop proporcjonalny obejmuje osoby, które nie przepracują pełnego roku kalendarzowego u jednego pracodawcy. Przyczyną takiej sytuacji może być m.in. zmiana pracodawcy lub nieobecność trwająca co najmniej 1 miesiąc, np. z powodu urlopu wychowawczego.
Kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi na podstawie art. 154 § 1 i 2 k.p. To oznacza, że 1 kalendarzowy miesiąc pracy to 1/12 z 20 dni (1,66) lub 26 dni (2,16) urlopu wypoczynkowego dla pracownika na pełnym etacie. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.
Obsługa kadrowo-płacowa w TribePerk obejmuje m.in. określanie wymiaru urlopu pracowniczego. W ramach usługi Twoi pracownicy mają dostęp do zautomatyzowanej platformy online, na której mogą sprawdzać liczbę dni wolnych i składać wnioski urlopowe.
Jak policzyć urlop wypoczynkowy w pierwszej pracy?
Art. 153 § 1 k.p. omawia zasady przyznawania urlopu wypoczynkowego osobie, która zawarła pierwszą umowę o pracę w życiu. Taki pracownik zyskuje prawo do 1/12 wymiaru urlopu wypoczynkowego, który przysługuje mu po przepracowaniu roku, z upływem każdego miesiąca pracy. Nie ma znaczenia, czy dany miesiąc kalendarzowy ma 28, 29, 30 czy 31 dni. Co ważne, liczy się samo pozostawanie w stosunku pracy. Okresu zatrudnienia, na podstawie którego nalicza się urlop, nie pomniejsza się o np. dni zwolnienia lekarskiego. Nie bierze się pod uwagę tylko okresów niewykonywania pracy z powodów określonych w Kodeksie pracy.
Malwina zaczęła pierwszą pracę w życiu 1 stycznia. Będzie nabywać prawo do 1,66 dnia urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, bez względu na to, że styczeń ma 31 dni, luty - 28 dni, a kwiecień - 30 dni.
Jak liczyć upływ miesiąca, wyznaczając urlop proporcjonalny?
Upływ miesiąca liczy się zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 19 grudnia 1996 roku (sygn. akt I PKN 47/96). W wyroku możemy przeczytać: „Sposób liczenia terminów określonych w art. 112 Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania do okresów, od których zależy nabycie uprawnień pracowniczych (…)”. W uzasadnieniu SN doprecyzował, że „(…) pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień, który nazwą lub datą odpowiada dniowi, w którym pracownik podjął zatrudnienie”.
Gdyby Malwina rozpoczęła pierwszą pracę np. 6 grudnia, nie zyskałaby prawa do 1,66 dnia urlopu przed 1 stycznia. Od Nowego Roku nabyłaby prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego z góry. Jeśli Malwina zatrudniłaby się 1 grudnia, nabyłaby prawo do 1,66 dnia urlopu 31 grudnia. To oznacza, że miałaby zaległy urlop wypoczynkowy w kolejnym roku kalendarzowym, chyba że pracodawca udzieliłby jej 1,66 dnia wolnego z góry.
Czy 1,66 dnia urlopu za przepracowany miesiąc w pierwszej pracy należy zaokrąglić w górę do pełnego dnia?
Pracodawca ma dwie opcje do wyboru w przypadku pracownika pełnoetatowego. Co prawda Kodeks pracy nie przewiduje zaokrąglania niepełnego dnia urlopu wypoczynkowego w pierwszej pracy, ale możesz tak zrobić, ponieważ to rozwiązanie korzystniejsze dla pracownika. Tak naprawdę - wygodniejsze też dla pracodawcy. Dzięki zaokrągleniu wymiaru urlopu nie musi przeliczać np. 1,66 dnia na godziny, a nawet - minuty.
Eliza rozpoczęła pierwszą pracę w życiu 3 marca. To oznacza, że już 2 kwietnia zyska prawo do 1,66 dnia urlopu wypoczynkowego. Jeśli pracodawca postanowi, że zaokrągli wymiar urlopu Elizy należny po każdym miesiącu pracy, pracowniczka będzie mogła wykorzystać 2 dni urlopu w kwietniu. To daje 16 godzin urlopu w przypadku pełnego etatu zamiast 13 godzin i 17 minut. Co ważne, Eliza nie mogłaby złożyć wniosku o urlop na żądanie przed 2 kwietnia.
Wymiar urlopu proporcjonalnego u dotychczasowego pracodawcy
Zgodnie z art. 1551 § 1 pkt 1 k.p. Emil zaplanował, że odejdzie z pracy 31 lipca 2023 roku. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub wyższym wymiarze jeszcze przed rozwiązaniem umowy. Wtedy nie należą mu już żadne dni wypoczynku u dotychczasowego pracodawcy. przekroczyłby wymiar urlopu proporcjonalnego (16 dni). Wykorzystałby 19 dni zamiast maksymalnie 16 dni.
Załóżmy, że pracownik rozwiązuje umowę o pracę i zawiera nową umowę z inną firmą w tym samym miesiącu kalendarzowym. Ostatni dzień zatrudnienia Kornela wypadł 12 czerwca. Już od 13 czerwca Kornel zaczął pracę w nowej firmie. W tej sytuacji tylko pierwszy pracodawca zaokrąglił niepełny miesiąc pracy w górę do pełnego miesiąca.
Miłosz zmienił pracę w trakcie roku. Art. 1551 § 2 k.p. określa wyjątek od zasad podanych w tabeli. Jeśli pracownik wykorzystał więcej urlopu wypoczynkowego w poprzedniej firmie, niż mu przysługiwało na podstawie art. 1551 § 1 pkt 2 lit. Miłosz podpisał umowę na okres próbny od 1 października do 31 grudnia. Przepracował 9 miesięcy u poprzedniego pracodawcy. W tym okresie wykorzystał 22 dni urlopu, chociaż z zasady proporcjonalności wynika, że przysługiwało mu 20 dni (26 : 12 × 9 = 19,44 przed zaokrągleniem). Po pierwsze - nowy pracodawca nie mógłby zaokrąglić 6,48 dnia urlopu w górę, ponieważ wymiar urlopu Miłosza przekroczyłby 26 dni. Po drugie - musi pomniejszyć ten wymiar o 2 dni, które zatrudniony wykorzystał „nadprogramowo” u poprzedniego pracodawcy.
Wymiar urlopu proporcjonalnego oblicza się na zasadach podanych w art. 1551 § 1 pkt 2 k.p. Co kluczowe, wyżej wymienione okresy się sumują. W tym przypadku 1 miesiąc to 30 dni.
Zgodnie z art. 1552 § 2 k.p. pracownik, który był nieobecny co najmniej 1 miesiąc z powodu innego niż urlop wychowawczy, ale nabył wcześniej prawo do urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, będzie miał obniżony wymiar urlopu po powrocie do pracy w tym samym roku.
Czy urlop wypoczynkowy uzupełniający liczy się proporcjonalnie?
Z urlopem uzupełniającym mamy do czynienia, kiedy pracownik wykorzysta urlop za dany rok kalendarzowy, a potem zyska prawo do urlopu w wyższym wymiarze, np. z powodu zmiany stażu pracy.
Sylwia zyska prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego 10 maja 2023 roku. Jeśli rozwiązałaby umowę o pracę przed tym terminem, pracodawca musiałby obliczyć urlop proporcjonalny, biorąc pod uwagę 20 dni urlopu. Gdyby ostatni dzień zatrudnienia wypadł 31 maja 2023 roku, w ustalaniu urlopu proporcjonalnego pracodawca uwzględniłby 26 dni urlopu.
Wymiar urlopu proporcjonalnego na niepełnym etacie - tabela
Zgodnie z art. 154 § 2 k.p. wymiar urlopu pracownika, który jest zatrudniony na niepełny etat, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tej osoby. Jako podstawę obliczeń przyjmuje się wymiar urlopu wypoczynkowego należnego za pełny etat, czyli 20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy.
| Wymiar etatu | Liczba miesięcy pracy | Urlop (20 dni) | Urlop (26 dni) |
|---|---|---|---|
| 1/2 | 12 | 10 dni | 13 dni |
| 1/2 | 6 | 5 dni | 6,5 dni (zaokrąglone do 7) |
| 3/4 | 12 | 15 dni | 19,5 dnia (zaokrąglone do 20) |
| 3/4 | 8 | 10 dni | 13 dni |
Rozliczenie urlopów wypoczynkowych zatrudnionych pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy zasadniczo odbywa się na takich samych zasadach jak dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Jednak niepełny etat ma wpływ na sposób obliczania urlopu.
Naliczenie urlopu wypoczynkowego dla niepełnoetatowca
Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy zostaje określony proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika, biorąc pod uwagę jego staż pracy oraz okresy zakończonej nauki:
- 20 dni - staż pracy krótszy niż 10 lat,
- 26 dni - staż pracy dłuższy niż 10 lat.
Niepełny dzień urlopu podlega zaokrągleniu do pełnego dnia w górę.
Ustalając wymiar urlopu wypoczynkowego dla niepełnoetatowca, należy pomnożyć wymiar etatu przez pełny wymiar urlopu. Przy zaokrągleniu w górę do pełnego dnia wymiaru urlopu w danym roku kalendarzowym, należy pamiętać, że wymiar urlopu nie może przekroczyć 20 lub 26 dni podstawowego wymiaru. Takie zdarzenie może mieć miejsce, gdy pracownik w ciągu roku kalendarzowego kilka razy zmienia pracodawcę, a każdy z nich, określając wymiar urlopu pracownika, dokonuje zaokrąglenia w górę do pełnego dnia wymiaru urlopu. Skutkiem takiego działania może być przekroczenie podstawowego wymiaru urlopu wypoczynkowego.
Przykład 1. Pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu i jest to jego jedyny stosunek pracy. Przysługujący mu pełny wymiar urlopu w roku 2025 wynosi 26 dni. Ustalając urlop wypoczynkowy pracownika, należy pomnożyć wymiar etatu przez pełny wymiar urlopu: 3/4 x 26 dni = 19,5. Po zaokrągleniu do pełnego dnia w górę są to 20 dni urlopu wypoczynkowego do wykorzystania przez pracownika.
Wykorzystanie urlopu przez pracownika zatrudnionego na część etatu
Urlop wypoczynkowy udziela się w te dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Urlop wypoczynkowy należy przyznać w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu, przy założeniu, że jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.
Urlop udzielany jest na dni, a rozliczany w godzinach.
Przykład 2. Pracownica jest zatrudniona na 1/2 etatu, pracuje po 4 godziny dziennie od poniedziałku do piątku. Z podstawowego wymiaru przysługuje jej 26 dni urlopu w 2025 r. Po przeliczeniu wymiaru, pracownicy przysługuje 13 dni. W przeliczeniu na 8 godzin przysługuje jej 104 godziny w ciągu roku (1/2 etatu x 26 dni urlopu = 13 dni x 8 godzin = 104).
Pamiętając o zasadzie, że urlop jest udzielany na dni jej pracy, to jeden dzień jej urlopu będzie odpowiadał jednemu dniowi jej pracy to jest 4 godzinom. Pracownica złożyła wniosek o 10 dni urlopu wypoczynkowego - w tym czasie nie wypadało żadne święto, nie wliczając niedzieli. Pracodawca wyraził zgodę na dwutygodniowy urlop.
Naliczenie urlopu wypoczynkowego nastąpi według według metody godzinowej: 10 dni roboczych x 4 godziny (dobowy wymiar czasu pracy pracownicy) = 40 godzin. Limit jaki pozostał do wykorzystania przez pracownice wynosi: 104 godziny - 40 godzin wykorzystanego urlopu = 64 godziny pozostałego urlopu.
Przykład 3. Pracownik jest zatrudniony na 3/5 etatu, pracuje we wtorki, środy i czwartki w podstawowym wymiarze czasu pracy. Z podstawowego wymiaru przysługuje mu 20 dni urlopu w 2025 r. Wymiar jego urlopu w roku kalendarzowym wynosi 3/5 x 20 dni = 12 dni. Godzinowy wymiar urlopu wynosi 96 godzin (12 dni x 8 godzin = 96 godzin).
Pracownik wnioskuje o 7 dni urlopu wypoczynkowego. Pracodawca wyraził zgodę na urlop. Pracownikowi z przysługującego limitu zostanie odjęte 56 godzin (7 dni urlopu x 8 godzin = 56 godzin), natomiast samego pracownika nie będzie w pracy przez okres dwóch tygodni oraz jeden dzień przypadający na trzeci tydzień pracy (wtorek), według zasady, że urlop jest udzielany na dni przypadające na jego pracę zgodnie z obowiązującym go wymiarem czasu pracy.
Jak wyliczyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy przy płacy minimalnej 2025?
Zmiana etatu w ciągu roku kalendarzowego a naliczenie urlopu wypoczynkowego
W przepisach kodeksu pracy nie jest określony sposób ustalania wymiaru urlopu w sytuacji, w której pracownikowi uległ zmianie wymiar czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego. W praktyce została przyjęta reguła, że wymiar urlopu powinien zostać ponownie przeliczony, czyli zmniejszony lub zwiększony w zależności od tego, czy zmiana czasu pracy pracownika miała wpływ na obniżenie lub zwiększenie czasu pracy pracownika. Dokonuje się tego poprzez oddzielne obliczenie wymiaru tego urlopu za każdy okres pracy, zgodnie z zasadą proporcjonalności.
W sytuacji gdy do zmiany etatu dochodzi w trakcie miesiąca kalendarzowego, to ustalając wymiar urlopu pracownika niepełnoetatowego, należy przeliczyć jego wymiar proporcjonalnie do aktualnego wymiaru etatu, licząc od początku następnego miesiąca po dokonaniu zmian.
Przykład 4. Pracownik ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego. Od 1 stycznia 2025 r. był zatrudniony na 1/2 etatu, natomiast od 1 lipca wymiar czasu pracy został zwiększony do pełnego etatu. Prawo do pierwszego urlopu dla zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy
Z ogólnie przyjętą zasadą wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Ta zasada ma również zastosowanie, jeśli chodzi o pracowników podejmujących po raz pierwszy w życiu swą pracę zawodową, gdy zatrudnienie dotyczy niepełnego etatu. Chcąc ustalić wymiar urlopu dla osoby zatrudnionej na niepełny etat, należy:
- najpierw określić przysługujący jej w danym roku kalendarzowym wymiar urlopu wypoczynkowego, proporcjonalnie do jej wymiaru etatu,
- następnie zastosować zasadę, że nabycie prawa do urlopu w pierwszym roku pracy, następuje z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru przysługującego po przepracowaniu roku.
Przykład 5. Pracownik został zatrudniony po raz pierwszy w swym życiu zawodowym 1 czerwca 2025 r. w wymiarze 1/2 etatu. Pracuje od poniedziałku do piątku po 4 godziny dziennie. W związku z zatrudnieniem na część etatu wymiar urlopu wynosi 10 dni (20 dni x 1/2 etatu). Za każdy przepracowany miesiąc pracownik nabywa prawo do 0,83(3) dnia urlopu (1/12 x 10 dni) miesięcznie.
Prawo do kolejnego urlopu pracownik nabędzie 1 stycznia 2026 r. proporcjonalnie do wymiaru etatu, tj. 20 dni x 1/2 = 10 dni.
Często zdarza się, że dla niepełnoetatowca zatrudnionego po raz pierwszy, wymiar urlopu daje wynik liczby niecałkowitej. Nie ma przepisu określającego wprost ustalenie, że niepełny wymiar należy zaokrąglać w górę do pełnego dnia urlopu w tym przypadku.
W tej sytuacji można zastosować dwa rozwiązania:
- zastosowanie zaokrągleń do pełnego dnia - pamiętając o limicie stanowiącym, że łączny wymiar urlopu danego pracownika w ciągu roku nie może przekroczyć 20 lub 26 dni,
- naliczenie urlopu wypoczynkowego z podziałem na godziny i minuty - tak jak został pierwotnie ustalony przysługujący wymiar urlopu.
Rozwiązanie umowy o pracę w trakcie roku kalendarzowego osoby zatrudnionej na część etatu
Jeśli rozwiązanie stosunku pracy następuje w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi zatrudnionemu na część etatu, określając ponownie jego uprawnienia urlopowe, stosuje się zasadę proporcjonalności przy wyliczaniu wymiaru urlopu.
W tym przypadku należy:
- obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego wynikający z wymiaru etatu pracownika, z uwzględnieniem zasady, że niepełny dzień urlopu zaokrąglamy w górę do pełnego dnia,
- określić urlop proporcjonalnie do okresu zatrudnienia przy czym niepełny dzień urlopu zaokrąglamy w górę do pełnego dnia, a niepełny miesiąc kalendarzowy świadczonej pracy również zaokrąglamy w górę do pełnego miesiąca.
Urlop w wymiarze proporcjonalnym dotyczy tylko urlopu przysługującego pracownikowi w roku rozwiązania stosunku pracy.
Przykład 6. Pracownik był zatrudniony na czas określony od 1 stycznia do 31 sierpnia na 1/2 etatu. Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat lub 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
tags: #tabela #urlopow #proporcjonalnych #pelny #etat