Twoja firma się rozrasta, a ogromny wzrost zainteresowania jej usługami czy oferowanymi produktami sprawiła, że zatrudniasz coraz więcej pracowników? To świetna wiadomość! Pora zatem zadbać o „porządek w zasobach ludzkich”, by uchronić zespół przed chaosem informacyjnym i tak zwanym rozproszeniem odpowiedzialności.
Im więcej osób pracuje w firmie, tym większe prawdopodobieństwo, że wkrótce będą miały problem z określeniem, kto kieruje poszczególnymi projektami. Mogą pojawić się wątpliwości dotyczące tego, do kogo zwrócić się o pomoc, komu zgłosić nowy pomysł, kto odpowiada za brak realizacji dużego zlecenia - i tak dalej. Zabezpieczeniem przed taką sytuacją jest wdrożona struktura organizacyjna firmy.
Struktura organizacyjna firmy - co to jest?
Struktura organizacyjna firmy to oficjalna hierarchia jednostek oraz komórek organizacyjnych, a także stanowisk czy konkretnych pracowników. Można zatem nazwać ją schematem budowy firmy. Struktura organizacyjna określa, który oddział podlega pod który dział, jaki pion pod jaki wydział czy przed którym kierownikiem odpowiada dany zespół.
Tym samym definiuje ona również drogę komunikacji wewnętrznej firmy, czyli podpowiada, do kogo należy zgłosić się z danym problemem, pomysłem czy prośbą. Pomaga ustalić konkretny podział obowiązków, a także poziom uprawnień dla poszczególnych stanowisk, działów i innych większych lub mniejszych elementów firmy.
Po określeniu struktury organizacyjnej w firmie zostaje ona zazwyczaj przedstawiona w formie graficznej, czyli na tzw. schemacie organizacyjnym. W znacznym stopniu ułatwia on przedstawienie nowozatrudnionym zależności funkcjonujących w organizacji.
Jednostka organizacyjna a komórka organizacyjna
Podstawą tworzenia struktury organizacyjnej w firmie jest wcześniejsze określenie jednostek oraz komórek organizacyjnych - czyli jej głównych budulców. Czym jest każda z nich?
- Komórka organizacyjna to po prostu konkretny zespół, składa się zatem z kierownika i jego bezpośrednich podwładnych.
- Jednostka organizacyjna jest zbiorem określonych komórek organizacyjnych - pionem, działem. Należą do niej zatem: menedżer i podległe mu komórki organizacyjne, czyli zespoły pracownicze wraz z ich kierownikami.
Funkcje struktury organizacyjnej
Podstawowe cele tworzenia struktury organizacyjnej to:
- Określenie przepływu informacji - czyli kto z kim powinien się kontaktować, skąd dokąd przekazywana jest wiedza w firmie.
- Określenie zakresu obowiązków - czyli kto za co odpowiada, jaki jest zakres uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek czy kompetencje każdej z jednostek firmy.
- Ustalenie struktury zarządzania, czyli również zależności między pracownikami i ich powiązania.
- Opracowanie podziału korzyści i przywilejów pomiędzy poszczególnych członków firmy.
Bez odpowiedniej struktury, albo brakuje osób wykonujących poszczególne prace, albo nie ma osób, które byłyby w stanie kontrolować ich przebieg zgodnie z celami i polityką firmy.
Organizacja nieformalna w firmie
W firmach, w których nie została jeszcze zbudowana oficjalna struktura organizacyjna, funkcjonuje zazwyczaj organizacja nieformalna. Jest podziałem odpowiedzialności czy zależności, tworzonym w sposób spontaniczny i naturalny - czyli, ujmując bardziej kolokwialnie, „wychodzi w praktyce”. Zazwyczaj powstaje na skutek przyjaźni zawieranych między pracownikami i współdzielonych talentów.
Przykładem nieoficjalnej struktury może być mały sklep zoologiczny mający czterech właścicieli, którzy są jednocześnie pracownikami i teoretycznie wykonują te same zadania. Z czasem okazuje się jednak, że dwie osoby sprawdzają się najlepiej w doradzaniu klientom, jaką karmę wybrać dla zwierzaka, a pozostałe dwie głównie stoją przy kasie. Takie rozwiązanie sprawdza się w małych firmach, gdzie zapamiętanie bez oficjalnego podziału, kto, za co i przed kim odpowiada, nie stanowi żadnego problemu.
Typy struktur organizacyjnych na przykładach
Wyróżnia się wiele typów struktur organizacyjnych, które określają metodę dzielenia firmy na jednostki oraz komórki organizacyjne. Prezentujemy najbardziej popularne wraz z którą charakterystyką oraz przykładami z różnych branż:
Płaska struktura firmy
Brak na niej szczebli zarządzania. Wszyscy podlegają jednej osobie lub kierownik pojawia się przy okazji określonych projektów i jest wyłaniany spośród grupy projektowej. Jest to typowa sytuacja w małych firmach czy startupach early stage. Cechą takiej organizacji jest centralizacja władzy i wiedzy, a pracownicy mają bardzo małe możliwości awansu. Warto jednak dodać, że struktura płaska jest elastyczna, daje pracownikom dużą samodzielność i zapewnia szybki przepływ informacji.
Struktura liniowa (prosta)
Struktura liniowa jest nazywana również prostą - ze względu na mało rozbudowaną formę podziału organizacji. Składa się z trzech stanowisk: kierowników, pracowników oraz dyrektorów. W tej strukturze każdy zatrudniony ma tylko jednego bezpośredniego przełożonego, przed którym odpowiada. Ten z kolei podlega dyrektorom. W komunikacji wewnątrz struktury liniowej stosowana jest tzw. droga służbowa, czyli informacje są przekazywane ze szczebla na szczebel. Jeżeli pracownik chce poinformować o czymś dyrektora, to robi to za pośrednictwem swojego kierownika.
Przykładem stosowania struktury liniowej może być niewielka sieć warsztatów samochodowych prosperujących w jednym dużym mieście. Każdy warsztat ma zatem swojego kierownika oraz zatrudnionych mechaników. Każdy z szefów odpowiada jednak przed właścicielem całej sieci - dyrektorem.
Struktura funkcjonalna
W strukturze funkcjonalnej każdy pracownik odpowiada przed kilkoma kierownikami, którzy specjalizują się w innych dziedzinach - ekspertami. Ten typ struktury organizacyjnej został stworzony z myślą o rozbudowaniu struktury liniowej w taki sposób, by zdjąć nadmiar odpowiedzialności oraz zadań z barków przełożonego, dzieląc je na parę osób. Wszyscy eksperci odpowiadają z kolei przed dyrektorem lub w przypadku firm składających się z kilku filii, menedżerem oddziałowym.
Struktura funkcjonalna może być stosowana w firmach produkcyjnych, np. w piekarni-cukierni. Występują w niej wówczas mistrzowie wypieku chleba, mistrzowie ciast, mistrzowie ciasteczek oraz mistrzowie słonych przekąsek, a także ci odpowiadający za kwestie kadrowe. Wówczas każdy cukiernik podlega zarówno pod mistrza ciastek, jak i ciast oraz kadrowca, a każdy piekarz - pod mistrza chleba, słonych przekąsek i kadrowca.
Struktura sztabowo-liniowa
Struktura sztabowo-liniowa była drugą metodą rozbudowania struktury liniowej tak, by zdjąć nadmiar odpowiedzialności z jednego kierownika, przy czym łączy ona cechy liniowej z funkcjonalną. W tym przypadku zespół składa się z jednego kierownika, przed którym odpowiadają wszyscy pracownicy, ale wspieranego przez sztab ekspertów, również podległych pod kierownika. Jeżeli w danym oddziale firmy funkcjonuje kilku przełożonych, czyli parę komórek organizacyjnych, to możliwe są różne modele zbudowania struktury sztabowo-liniowej. Każdy zespół może mieć własne grono ekspertów lub jeden sztab będzie przydzielony do wszystkich komórek organizacyjnych.
Struktura sztabowo-liniowa może być stosowana np. w magazynach handlowych. Wówczas każda część magazynu ma swojego specjalistę: od obsługi skanerów, od drukowania etykiet, od obsługi wózków widłowych i tak dalej, ale zespoły magazynierów wciąż mają przydzielonego jednego kierownika.
Struktura macierzowa (problemowa)
Kolejnym rodzajem struktur organizacyjnych jest struktura macierzowa. Dzieli kierowników na dwa typy: działów oraz projektowych. W jej przypadku członkowie poszczególnych zespołów odpowiadają nie tylko przed swoimi bezpośrednimi przełożonymi (kierownikami działów), ale również przed kierownikami projektów, do których zostają akurat przypisani. Można zatem powiedzieć, że w zespołach tworzą się podgrupy pracowników pracujących przy innego rodzaju zadaniach. To zatem rozwiązanie, które najlepiej sprawdza się w firmach często wprowadzających nowe wymagające projekty.
Doskonałym przykładem zastosowania struktury macierzowej jest koncern motoryzacyjny Ford. Do zaprojektowania i stworzenia Forda Focusa, firma powołała „Focus Team”, czyli zespół projektowy. Składał się on z przedstawicieli różnych działów, w tym projektantów, specjalistów ds. marketingu czy inżynierów.
Struktura dywizjonalna
Struktura dywizjonalna jest strukturą pośrednią, a dokładniej hierarchiczną, na której podstawie tworzone są następnie organiczne struktury wewnątrz jej elementów (mniejszych jednostek). Ze względu na swoją konstrukcję jest stosowana przede wszystkim w dużych firmach oraz korporacjach. Cechą charakterystyczną struktury dywizjonalnej jest wyodrębnianie w całej organizacji jej niemalże samodzielnych dywizji. Te mogą być tworzone na podstawie typów produktów, grupy odbiorczej czy regionu produkcji. Każda z nich ma własnego dyrektora, a następnie menedżerów, kierowników i pracowników, a dyrektorzy wszystkich segmentów (dywizji) odpowiadają przed dyrektorem generalnym.
Struktura dywizjonalna jest stosowana np. w firmie PepsiCo. Funkcjonuje w niej sześć jednostek biznesowych, z której każda ma własną historię oraz metodę prowadzenia działalności, w tym wewnętrzną strukturę organizacyjną.
Struktura zatrudnienia w Polsce i na świecie
Struktura zatrudnienia należy rozpatrywać w dwóch ujęciach - makroekonomicznym oraz mikroekonomicznym.
- Struktura zatrudnienia w ujęciu makroekonomicznym - jest to podział ludności według zatrudnienia w poszczególnych sektorach gospodarki, który jest zależny od poziomu rozwoju gospodarczego państwa.
- Struktura zatrudnienia w ujęciu mikroekonomicznym - jest to podział zatrudnienia w zakładzie pracy, np. pod względem posiadanego wykształcenia, kwalifikacji czy też rodzaju wykonywanej pracy.
Struktura zatrudnienia w ujęciu makroekonomicznym
Państwową gospodarkę najczęściej dzieli się na 3 sektory: rolnictwo, leśnictwo i rybołówstwo; przemysł i budownictwo; usługi. Dodatkowo usługi dzieli się na usługi podstawowe (np. handel, gastronomia, usługi świadczone przez oświatę, wymiar sprawiedliwości czy też instytucje finansowe), oraz usługi specjalistyczne (np. przetwarzanie informacji, marketing, zarządzanie przedsiębiorstwami).
W krajach słabo rozwiniętych zdecydowana większość mieszkańców (nawet 90%) pracuje w rolnictwie, leśnictwie i rybołówstwie. Następnie w przemyśle, a niewielki procent - w usługach. Z kolei w państwach wysoko rozwiniętych procent osób pracujących w rolnictwie oraz przemyśle jest znacznie niższy. Ma to związek z mechanizacją, automatyzacją oraz komputeryzacją. Zdecydowana większość ludności pracuje w usługach, przede wszystkim specjalistycznych - związanych m.in. z handlem, opieką zdrowotną, turystyką czy też finansami.
W krajach wysokorozwiniętych zatrudnienie w przemyśle, a w szczególności przy prostych pracach ręcznych jest minimalne na skutek wprowadzania do procesu produkcyjnego mechanizacji, automatyzacji i komputeryzacji. Największe zatrudnienie występuje w sektorze usług a szczególności w usługach specjalistycznych związanych z handlem, opieką zdrowotną, turystyką, reklamą, finansami i ubezpieczeniami.
Struktura zatrudnienia w ujęciu mikroekonomicznym
W tym przypadku mówimy o charakterystyce zatrudnienia w danej jednostce gospodarczej, np. firmie. Podział może dotyczyć miejsca w hierarchii, kwalifikacji, wykształcenia, czy też rodzaju wykonywanej pracy. Podziału wewnętrznego zatrudnienia można dokonać na podstawie 3 czynników: statusu stanowiska, szansy awansu zawodowego, stabilności zatrudnienia.
W firmowej strukturze zatrudnienia najwyżej w hierarchii są osoby z wysokim statusem stanowiska. Jest to zazwyczaj kadra kierownicza odznaczająca się dużym doświadczeniem i kwalifikacjami zawodowymi, wysokim wynagrodzeniem oraz stabilnością zatrudnienia. Poza tym trzonem firmy są osoby na niższych stanowiskach, które mają małe szanse na awans zawodowy i niższe pensje. Ci pracownicy nie mają gwarancji utrzymania zatrudnienia, a ich sytuacja jest w dużej mierze zależna od sytuacji ekonomicznej.
Pracownicy zatrudnieni w tzw. „trzonie” firmy; posiadają wysoki status stanowiska, są to tzw. Załoga spoza „trzonu” pracuje na stanowiskach usytuowanych stosunkowo nisko w hierarchii organizacyjnej przedsiębiorstwa. Powoduje to niski poziom ich wynagrodzeń i dużą uciążliwość warunków pracy. Z reguły pociąga to za sobą małe szanse awansu i pozostanie na stałe w dolnym segmencie zakładowej struktury zatrudnienia.
Struktura zatrudnienia w Polsce
Z danych GUS wynika, że struktura zatrudnienia w Polsce w IV kwartale 2019 r. prezentowała się następująco: sektor rolniczy - 9,1% pracujących, sektor przemysłowy - 32% pracujących, sektor usługowy - 58,2% pracujących. Jakie zmiany na rynku pracy przyniosła pandemia koronawirusa? Wydaje się, że na razie niewielkie. W IV kwartale 2020 r. struktura zatrudnienia w Polsce wyglądała tak: sektor rolniczy - 9,7% pracujących, sektor przemysłowy - 31% pracujących, sektor usługowy - 58,8% pracujących.
Jak te statystyki prezentują się na tle danych historycznych? W 2015 roku w Polsce w rolnictwie pracowało 11,6% osób, w przemyśle 30,3%, a w usługach 57,9%. Cofnijmy się jednak dalej w przeszłość. W 1990 roku, zaraz po rozpoczęciu transformacji, rolnictwem zajmowało się 30,4% pracujących, przemysłem 34%, a usługami 35,6%. Dla porównania, w 2016 r. w Niemczech w rolnictwie pracowało 1,4% osób, w przemyśle - 24,2%, a w usługach - 74,3%. We Francji w tym samym roku było to odpowiednio 2,8%, 20% i 77,2%.
Jak widać, w ostatnich 30 latach struktura zatrudnienia w Polsce drastycznie się zmieniła i obecnie zbliżamy się w tej kwestii do najbardziej rozwiniętych Państw świata.
Bezrobocie w Polsce 🇵🇱 | Jakie są przyczyny i skutki? Czy należy dążyć do pełnego zatrudnienia?
Jak stworzyć strukturę organizacyjną firmy?
Podstawą stworzenia struktury organizacyjnej firmy jest spisanie regulaminu organizacyjnego. To oficjalny dokument, który opisuje podział zadań oraz czynności przynależnych do danych stanowisk, a także normy oraz wzorce i zasady współdziałania w organizacji - po jego opublikowaniu zapoznaje się z nim każda osoba zatrudniona. Regulamin organizacyjny będzie zawierał również opis struktury organizacyjnej. Tę jednak można stworzyć na podstawie jego wersji roboczej, czyli wszystkich pozostałych ustaleń, a przede wszystkim określenia stanowisk czy funkcji oraz komórek i jednostek organizacyjnych.
Zastanawiając się, jaką strukturę organizacyjną firmy wybrać, warto kierować się zasadą minimalnej złożoności. Mówi ona o tym, że struktura powinna być tak prosta i nieskomplikowana, jak tylko jest to możliwe. Oczywiście musi być przy tym dostosowana do wielkości organizacji - najprostszy model, czyli struktura liniowa, nie sprawdzi się w przypadku korporacji, ale jest zwykle idealna dla małych firm.
Kolejnym krokiem będzie już szkicowanie schematu organizacyjnego. W tym celu warto jest:
- Rozpisać obecne i planowane ewentualnie stanowiska pracy.
- Pogrupować je według kryteriów, które najlepiej sprawdzą się w danej firmie - np. według działu (księgowi - księgowość, rekruterzy - HR).
- Ustalić optymalną liczbę zespołów (komórek organizacyjnych).
- Rozpisać filie, jeśli jest ich więcej niż jedna.
- Określić zależności między poszczególnymi grupami stanowisk.
- Określić hierarchię poszczególnych grup stanowisk.
- Wydzielić komórki i jednostki organizacyjne.
- Określić zależności i hierarchię komórek i jednostek organizacyjnych.
Główne determinanty zmian w strukturze zawodowej związane są z czynnikami ekonomicznymi, jednakże dotyczą one nie tylko obszarów ekonomicznych przedsiębiorstwa, lecz w dużej mierze jego płaszczyzny społeczno-gospodarczej. Do głównych czynników zalicza się postęp techniczny, zmiany demograficzne, politykę państwa, zmiany na arenie międzynarodowej czy wahania rynkowe.
tags: #struktura #przedsiebiorstw #ze #wzgledu #na #zatrudnienie