Procedury związane z zasiłkiem macierzyńskim dla osób współpracujących z przedsiębiorcami są zbliżone do tych, które obowiązują dla samych przedsiębiorców. Kluczowe jest zrozumienie, jakie formalności należy dopełnić oraz jakie zmiany w zakresie ubezpieczeń czekają osobę w tym okresie.
Podczas urlopu macierzyńskiego osoba współpracująca jest zwolniona z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz na Fundusz Pracy. Obowiązkowo podlega ona jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Co do zasady, wprowadzenie zasiłku w systemie i pomniejszanie składek następuje dopiero po otrzymaniu decyzji o przyznaniu świadczenia. Do tego momentu nie wprowadza się żadnych zmian w systemie, a składki opłacane są w standardowy sposób. Warto jednak skontaktować się bezpośrednio z oddziałem ZUS, ponieważ w tej kwestii podejście poszczególnych placówek może być różne.
W celu otrzymania zasiłku macierzyńskiego należy złożyć w oddziale ZUS:
- Druk Z-3b, który można wygenerować w systemie.
- Skrócony odpis aktu urodzenia dziecka.
- Wniosek o zasiłek macierzyński ZAM, który należy sporządzić poza systemem.
Dokumenty te można złożyć poprzez PUE, wysłać pocztą tradycyjną lub dostarczyć osobiście do placówki ZUS.
Po otrzymaniu świadczenia, jeśli zasiłek macierzyński nie jest wyrównywany do wysokości świadczenia rodzicielskiego (tzw. "kosiniakowego" w wysokości 1000 zł), a za osobę współpracującą opłacane były składki na ubezpieczenia społeczne, należy podjąć następujące kroki:
- Wyrejestrować osobę współpracującą z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na druku ZUS ZWUA, podając jako datę wyrejestrowania dzień przyznania prawa do zasiłku macierzyńskiego. Kod przyczyny wyrejestrowania to 600.
- Zgłosić osobę współpracującą na druku ZUS ZZA do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego z tą samą datą.
W obu drukach, jako kod tytułu ubezpieczenia, należy podać 05 11. Deklaracje ZWUA i ZZA można sporządzić w systemie. Należy je przekazać do ZUS w ciągu 7 dni od daty wygaśnięcia obowiązku ubezpieczeniowego lub jego zmiany. Ważna jest kolejność: najpierw wyrejestrowanie (ZUS ZWUA), a następnie zgłoszenie do ubezpieczeń (ZUS ZZA).
Zmiana schematu opłacania składek ZUS
Kolejnym istotnym krokiem jest zmiana schematu opłacania składek ZUS osoby współpracującej. Można tego dokonać w ustawieniach systemu, modyfikując okres współpracy. Należy wprowadzić zakończenie okresu współpracy ze schematem "DUŻY ZUS", podając jako dzień zakończenia datę poprzedzającą dzień porodu. Następnie należy dodać nowy okres współpracy ze schematem składek "TYLKO ZDROWOTNE", który będzie obowiązywał od dnia przyznania prawa do zasiłku macierzyńskiego (czyli od dnia porodu) do końca okresu pobierania zasiłku.
Sporządzenie deklaracji rozliczeniowej (DRA) za miesiąc porodu
W sytuacji, gdy w miesiącu porodu osoba współpracująca przebywała na zwolnieniu lekarskim i pobierała zasiłek chorobowy przez część lub cały miesiąc (część chorobowy, część macierzyński), zasiłek chorobowy należy wprowadzić standardowo w systemie.
19 marca 2025 roku weszła w życie ustawa z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, która wprowadza istotne zmiany dotyczące urlopów macierzyńskich i rodzicielskich.
Uzupełniający urlop macierzyński - nowe uprawnienie
Ustawa wprowadza do Kodeksu pracy nowe uprawnienie dla pracowników - rodziców dzieci przedwcześnie urodzonych lub dzieci wymagających długotrwałej hospitalizacji. Jest to uzupełniający urlop macierzyński. Jego celem jest zrekompensowanie pracownikom braku możliwości przerwania urlopu macierzyńskiego do upływu 8 tygodni po porodzie w przypadku dzieci urodzonych przedwcześnie lub wymagających hospitalizacji. Uzupełniający urlop macierzyński będzie wykorzystywany bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, na wniosek uprawnionych rodziców. Daje to dodatkowy czas na nawiązanie więzi z dzieckiem, wsparcie jego leczenia czy rehabilitacji.
Do kogo skierowany jest uzupełniający urlop macierzyński?
Z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego mogą skorzystać pracownicy - rodzice dzieci urodzonych przedwcześnie oraz rodzice dzieci urodzonych w terminie, ale wymagających hospitalizacji. Szczegółowe zasady dotyczą dzieci urodzonych po ukończeniu 37 tygodnia ciąży, które wymagają hospitalizacji od 5. dnia po porodzie do upływu 8 tygodni po porodzie. Wówczas urlop ten przysługuje w wymiarze tygodnia uzupełniającego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu, pod warunkiem, że pobyt ten trwa co najmniej 2 kolejne dni, a pierwszy z nich przypada w okresie od 5. do 28. dnia po porodzie.
Świadczenie rodzicielskie a uzupełniający urlop macierzyński
Świadczenie rodzicielskie jest odpowiednikiem zasiłku macierzyńskiego dla osób nieubezpieczonych i niezatrudnionych. Analogicznie do zmian w Kodeksie pracy, planuje się wydłużenie prawa do świadczenia rodzicielskiego o okresy odpowiadające uzupełniającemu urlopowi macierzyńskiemu.
Prawo do urlopu macierzyńskiego a uzupełniający urlop
Prawo do urlopu macierzyńskiego przysługuje pracownicy, która urodziła dziecko w trakcie trwania stosunku pracy. Jeśli matka dziecka nie pozostawała w stosunku pracy na dzień porodu, nie nabywa prawa do urlopu macierzyńskiego, a w konsekwencji do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Osoby bezrobotne, nieubezpieczone, pracujące na umowę cywilnoprawną czy studiujące, mogą skorzystać ze świadczenia rodzicielskiego.
Zmiany dla funkcjonariuszy, rolników i innych grup
Wprowadzono również przepisy dotyczące uzupełniającego urlopu macierzyńskiego dla funkcjonariuszy, rozszerzając ich ochronę przed zwolnieniem. Dostosowano także przepisy dotyczące wydłużenia zasiłku macierzyńskiego dla rolników wypłacanego przez KRUS.
Wymiar i zasady korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego
Okresy pobytu dziecka w szpitalu sumują się, a niepełny tydzień zaokrągla się w górę. Uzupełniający urlop macierzyński nie jest obowiązkowy, jest fakultatywny. Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński zazwyczaj składa się w terminie nie krótszym niż 21 dni przed zakończeniem urlopu macierzyńskiego. Jednak w przypadku pracowników, którzy w dniu wejścia w życie ustawy byli na urlopie macierzyńskim lub uprawnieni do niego, obowiązują przepisy przejściowe, które pozwalają na złożenie wniosku najpóźniej w ostatnim dniu urlopu macierzyńskiego.
Dokumenty niezbędne do uzyskania zasiłku za uzupełniający urlop macierzyński
Osoby ubezpieczone, będące pracownikami, powinny przekazać dokumenty niezbędne do ustalenia prawa do zasiłku macierzyńskiego do pracodawcy. W przypadku gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS, pracodawca przekazuje dokumenty dalej. Ubezpieczeni niebędący pracownikami składają wniosek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Kluczowe jest zaświadczenie ze szpitala o okresie pobytu dziecka, tygodniu ciąży i masie urodzeniowej. W przypadku dzieci urodzonych przed wejściem w życie ustawy, rodzice mogą potrzebować uzyskać takie zaświadczenie na podstawie dokumentacji medycznej.
Obowiązki pracodawcy a liczba zatrudnionych
Obowiązki pracodawcy często zależą od liczby zatrudnianych pracowników. Kiedyś kluczowe było zatrudnienie na poziomie 20 osób, jednak obecnie przekroczenie 50 pracowników wiąże się z wieloma dodatkowymi wymogami.
Ustalanie stanu zatrudnienia
W przypadku tworzenia regulaminu pracy lub wynagradzania, bierze się pod uwagę wszystkich zatrudnionych, niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia czy wymiaru etatu. Natomiast do ustalenia obowiązku utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) liczy się co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku.
Regulamin pracy i regulamin wynagradzania
Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników powinien utworzyć regulamin pracy i regulamin wynagradzania. Regulamin pracy określa organizację i porządek w zakładzie pracy. Nie jest on wprowadzany, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 50 pracowników, chyba że regulacje wynikają z układu zbiorowego pracy. Regulamin wynagradzania ustala warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń, jeśli pracodawca nie jest objęty zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. W obu przypadkach, jeśli działa organizacja związkowa, konieczne jest uzgodnienie treści regulaminów z nią.
Zwolnienia grupowe
Pojęcie zwolnień grupowych dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Zwolnienia grupowe mają miejsce, gdy w okresie 30 dni pracodawca zwalnia określoną liczbę pracowników, zależną od całkowitego stanu zatrudnienia. Wiążą się one z dodatkowymi obowiązkami, takimi jak współdziałanie ze stroną pracowniczą i urzędem pracy oraz wypłata odpraw.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)
ZFŚS tworzony jest na finansowanie działalności socjalnej na rzecz uprawnionych osób.
Obowiązki pracodawcy a BHP
Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników ma zwiększone obowiązki w zakresie Bezpieczeństwa i Higieny Pracy. Przy zatrudnieniu powyżej 20 pracowników na jednej zmianie wymagane jest zapewnienie pomieszczenia do spożywania posiłków. Pracodawca zatrudniający powyżej 100 pracowników tworzy służbę BHP. W przedsiębiorstwach z mniejszą liczbą pracowników zadania te można powierzyć pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy lub specjaliście spoza firmy.
Wypłata zasiłków przez pracodawcę
Pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, jest zobowiązany do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Dotyczy to okresu od następnego roku kalendarzowego. Pracodawca ustala prawo do zasiłku i jego wysokość. W przypadku rozwiązania umowy o pracę w trakcie pobierania zasiłku, obowiązek wypłaty przejmuje ZUS.
Wpłaty na PFRON
Wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych są obowiązkowe dla pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i osiągających wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych poniżej 6%.
Zasiłek macierzyński w przypadku prowadzenia firmy i zatrudnienia
Kobieta prowadząca działalność gospodarczą i jednocześnie zatrudniona na umowę o pracę może mieć wątpliwości dotyczące prawa do zasiłku macierzyńskiego. Osoby prowadzące działalność gospodarczą obowiązkowo opłacają składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe oraz zdrowotne. Aby otrzymać zasiłek chorobowy, należy być zgłoszonym do ubezpieczenia chorobowego i terminowo opłacać składki przez co najmniej 90 dni.
W przypadku zbiegu ubezpieczeń z tytułu zatrudnienia i prowadzonej działalności, obowiązek opłacania składek społecznych z tytułu działalności jest zależny od wysokości wynagrodzenia z umowy o pracę. Jeśli wynagrodzenie to wynosi co najmniej minimalne krajowe, składki społeczne z działalności są dobrowolne, a obowiązkowa jest jedynie składka zdrowotna. W takiej sytuacji, nawet przy dobrowolnym opłacaniu składek społecznych z działalności, prawo do zasiłku chorobowego i macierzyńskiego przysługuje tylko z tytułu umowy o pracę.
Jeśli jednak kobieta jest zatrudniona w niepełnym wymiarze czasu pracy i jej przychody nie przekraczają minimalnego wynagrodzenia, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom zarówno z umowy o pracę, jak i z działalności. Wtedy korzystanie z urlopów rodzicielskich nie oznacza rezygnacji z aktywności zawodowej, a przepisy Kodeksu pracy dopuszczają możliwość łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą u dotychczasowego lub innego pracodawcy, a także podejmowania działalności zarobkowej na podstawie umów cywilnoprawnych.
Zasiłek macierzyński. Czy warto podnieść składki ZUS?
tags: #macierzynski #firma #zatrudnia #23 #osoby