Kwestionariusz osobowy to jeden z podstawowych dokumentów kadrowych, z którym spotykają się zarówno osoby ubiegające się o zatrudnienie, jak i pracownicy, którzy właśnie rozpoczynają nową pracę. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest kwestionariusz osobowy dla pracownika, kiedy i dlaczego trzeba go wypełnić, jakie dane zawiera i co dzieje się z nimi po złożeniu dokumentu.
Czym jest kwestionariusz osobowy?
Kwestionariusz osobowy to formularz zawierający podstawowe dane osobowe, których potrzebuje pracodawca, aby prowadzić dokumentację pracowniczą. Jest częścią akt osobowych pracowników i musi być przechowywany zgodnie z przepisami prawa. Zgodnie z przepisami, wypełnienie kwestionariusza to warunek nawiązania stosunku pracy i prawidłowego prowadzenia dokumentacji kadrowej.
Wyróżniamy dwa rodzaje kwestionariuszy:
- Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie - składany podczas rekrutacji.
- Kwestionariusz osobowy dla pracownika - składany po podpisaniu umowy i rozpoczęciu pracy.
Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
Pracodawca nie może żądać wszystkich danych osobowych pracownika na etapie rekrutacji. Kandydat podaje tylko te dane, które są niezbędne na tym etapie, np. dane kontaktowe czy informacje o kwalifikacjach zawodowych. Pozostałe dane uzupełnisz dopiero po rozpoczęciu pracy na określonym stanowisku.
W kwestionariuszu osobowym dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie kandydat podaje:
- Imię i nazwisko.
- Datę urodzenia.
- Dane kontaktowe wskazane przez siebie.
- Informacje o kwalifikacjach zawodowych.
- Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Na tym etapie przyszły pracodawca nie może wymagać takich danych jak adres zamieszkania, numer rachunku bankowego czy dane osobowe dzieci pracownika.
Kwestionariusz osobowy dla pracownika
Po podpisaniu umowy i nawiązaniu stosunku pracy wypełnia się drugi rodzaj formularza - kwestionariusz osobowy dla pracownika. Jest on bardziej rozbudowany, bo musi zawierać dane potrzebne do prowadzenia dokumentacji i wypłaty pensji.
W takim formularzu podaje się m.in.:
- Podstawowe dane osobowe (imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania).
- Numer dokumentu potwierdzającego tożsamość.
- Numer rachunku bankowego do wypłaty wynagrodzenia.
- Dane osobowe dzieci - ale tylko wtedy, gdy chce się korzystać ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, np. urlopów macierzyńskich czy zwolnień lekarskich na dziecko.
- Informacje o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeśli nie były wcześniej podane.
- Wykształcenie i kwalifikacje zawodowe.
Pamiętaj, że każda zmiana adresu zamieszkania czy numeru konta wymaga zgłoszenia.
Jak wypełnić kwestionariusz osobowy krok po kroku?
Wypełnienie kwestionariusza osobowego jest stosunkowo proste, ale wymaga dokładności:
- Podaj podstawowe dane osobowe zgodnie z dokumentem tożsamości.
- Wpisz adres zamieszkania - pamiętaj, że pracodawca nie może zażądać adresu poczty elektronicznej ani numeru telefonu, chyba że sam je wskażesz.
- W polu „wykształcenie” wpisz najwyższy ukończony etap edukacji (np. liceum, technikum, studia wyższe). Nie musisz podawać wszystkich szkół.
- Uzupełnij informacje o kwalifikacjach zawodowych - kursach czy certyfikatach.
- Wpisz przebieg dotychczasowego zatrudnienia - nazwy firm, okresy pracy, wykonywane obowiązki.
- Jeżeli chcesz korzystać ze szczególnych uprawnień pracowniczych (np. urlopu macierzyńskiego), podaj dane wymagane do ich potwierdzenia.
- Uzupełnij numer rachunku bankowego, na który będzie przelewane Twoje wynagrodzenie.
Co dzieje się z danymi po złożeniu kwestionariusza osobowego?
Kwestionariusz osobowy jest przechowywany w aktach pracowniczych w formie papierowej lub elektronicznej. Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej spoczywa na pracodawcy i wynika z Kodeksu pracy i ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).
Okres przechowywania dokumentacji zależy od daty zatrudnienia:
- 10 lat - dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., a także dla starszych zatrudnień, jeśli pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA).
- 50 lat - dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., gdy raport RIA nie został przekazany.
Dane z kwestionariusza są wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z zatrudnieniem i podlegają ochronie zgodnie z RODO. Każdy pracownik ma prawo, a jednocześnie obowiązek, zaktualizowania danych osobowych.
Jakich danych nie musisz podawać?
W kwestionariuszu osobowym podajesz tylko te informacje, które wynikają z przepisów prawa pracy. Zdarza się jednak, że przyszły pracodawca chce uzyskać więcej szczegółów - na przykład o Twoim stanie cywilnym, wyznaniu czy planach dotyczących posiadania dzieci.
Pamiętaj, że takich danych nie musisz podawać, bo nie mają one żadnego związku z wykonywaną pracą. Jeśli spotkasz się z taką sytuacją, masz prawo odmówić odpowiedzi, a w razie potrzeby dochodzić swoich praw - np. zgłaszając sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca może żądać wyłącznie określonych informacji. Każda dodatkowa prośba musi wynikać z odrębnych przepisów, chociażby dotyczących wykonywania pracy określonego rodzaju (np. w służbach mundurowych). Dzięki temu masz pewność, że Twoje dane osobowe są chronione i przetwarzane tylko w zakresie rzeczywistej potrzeby pracodawcy.
Kiedy pracodawca może powierzyć pracownikom inną pracę niż wskazana w umowie?
tags: #kwestionariusz #osobowy #agh #zatrudnienie