W polskim systemie prawnym kwestia rozliczania kosztów uzyskania przychodów w kontekście zasiłku chorobowego i dodatku stażowego może budzić wątpliwości. Kluczowe jest zrozumienie, że zasiłek chorobowy jest traktowany jako przychód z innych źródeł, co oznacza, że nie stosuje się do niego standardowych pracowniczych kosztów uzyskania przychodu. Sytuacja komplikuje się, gdy pracownik oprócz zasiłku otrzymuje również dodatek stażowy, który jest przychodem ze stosunku pracy.
W przypadku wypłaty zasiłku chorobowego pracodawca nie powinien stosować kosztów uzyskania przychodów. Koszty te są odliczane tylko w odniesieniu do przychodu ze stosunku pracy, także dodatku za wysługę lat. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) w interpretacji z 11 sierpnia 2020 r. (nr 0115-KDIT2.4011.439.2020.1.RS) potwierdził, że przy ustalaniu zaliczek na podatek dochodowy pracownicze koszty uzyskania przychodów stosuje się wyłącznie do przychodów ze stosunku pracy.
Zasiłek chorobowy jako przychód z innych źródeł
Zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, wypłacane zarówno przez pracodawcę, jak i organ rentowy, stanowią przychody z innych źródeł. Art. 20 ust. 1 ustawy o PIT wymienia przykładowe przychody z innych źródeł, wśród których znajdują się zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego. Obejmuje to kwoty wypłacane tytułem zasiłków chorobowych, wyrównawczych, macierzyńskich, opiekuńczych oraz świadczeń rehabilitacyjnych.
Oznacza to, że przy ustalaniu zaliczek na podatek dochodowy od zasiłku chorobowego wypłacanego przez pracodawcę nie stosuje się kosztów uzyskania przychodu. Podatnik jest podmiotem uprawnionym do ustalania wysokości i wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.
Dodatek stażowy a koszty uzyskania przychodu
Dodatek stażowy, jako wynagrodzenie ze stosunku pracy, podlega standardowym zasadom rozliczania kosztów uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 32 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za dochód będący podstawą ustalania zaliczki na podatek dochodowy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne bez względu na źródło ich finansowania wypłacane przez płatnika. Dodatek stażowy przysługuje w pełnej wysokości za okres absencji chorobowej i wypłacany jest ze środków pracodawcy.
W sytuacji gdy pracownik otrzymuje obok zasiłku chorobowego dodatek stażowy, który jest niższy niż standardowe koszty uzyskania przychodu, pracodawca powinien obniżyć te koszty do wysokości otrzymanego dodatku. Zdaniem podatnika, podstawę opodatkowania należy ustalić w następujący sposób: koszty uzyskania przychodu obniżyć do wysokości wynagrodzenia (dodatku stażowego), następnie zsumować kwotę wynagrodzenia i zasiłku.
Dyrektor KIS uznał stanowisko podatnika za prawidłowe. Stwierdził, że w przypadku wypłaty zasiłku chorobowego pracodawca nie powinien stosować kosztów uzyskania przychodów. W niniejszej sprawie należało uwzględnić koszty uzyskania przychodu tylko w odniesieniu do przychodu ze stosunku pracy, tj. dodatku za wysługę lat, do wysokości tego dodatku.
Ustalenie podstawy opodatkowania w praktyce
Ustalenie podstawy opodatkowania w sytuacji, gdy pracownik otrzymuje zasiłek chorobowy i dodatek stażowy, wymaga uwzględnienia specyfiki każdego z tych przychodów. Zasiłek chorobowy jako przychód z innych źródeł nie podlega odliczeniu kosztów uzyskania przychodu. Natomiast dodatek stażowy, jako przychód ze stosunku pracy, podlega tym kosztom, ale do wysokości nie wyższej niż kwota samego dodatku, jeśli jest on niższy od standardowych kosztów.
W przypadku gdy wynagrodzenie pracownika jest niższe niż kwota kosztów uzyskania przychodu, pracodawca powinien obniżyć koszty uzyskania przychodu do wysokości przychodów (wynagrodzenia brutto). Takie stanowisko prezentują również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach, podkreślając, że zastosowanie pełnych kosztów mogłoby nieuzasadnienie pomniejszyć podstawę do opodatkowania z wypłaconego zasiłku chorobowego.
Pracodawca, obliczając zaliczkę na podatek, uwzględnia koszty uzyskania przychodu tylko w odniesieniu do przychodu ze stosunku pracy. Koszty w pełnej miesięcznej wysokości pracownik ma prawo uwzględnić dopiero w rozliczeniu rocznym. Koszty uzyskania przychodów, w wysokości faktycznie uwzględnionej przez pracodawcę wykazuje się w informacji PIT-11.
Przykład rozliczenia
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 222 zł, które jest niższe niż koszty uzyskania przychodu obowiązujące w danym roku. W marcu pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim i otrzymał zasiłek chorobowy oraz dodatek stażowy w wysokości 222 zł. W tej sytuacji pracodawca powinien obniżyć koszty uzyskania przychodu do wysokości 222 zł i zastosować je wyłącznie do dodatku stażowego. Podstawa opodatkowania zostanie ustalona poprzez zsumowanie kwoty dodatku stażowego i zasiłku chorobowego, po odliczeniu obniżonych kosztów uzyskania przychodu oraz ewentualnych składek na ubezpieczenia społeczne.
Minimalna podstawa zasiłku chorobowego po zmianie minimalnego wynagrodzenia w 2026 roku
Podkreśla się, że jeżeli pracownik przez chociaż jeden dzień w miesiącu uzyskiwał wynagrodzenie za pracę lub wynagrodzenie chorobowe, a za pozostałe dni zasiłek chorobowy, przysługują mu koszty uzyskania przychodu w pełnej wysokości. Jednakże, jeśli wynagrodzenie pracownika jest niższe niż kwota kosztów, pracodawca powinien obniżyć koszty uzyskania przychodu do wysokości przychodów (wynagrodzenia brutto).
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 14 czerwca 2010 r. (sygn. IBPBII/1/415-253/10/BD) potwierdza, że przy obliczeniu zaliczki na podatek dochodowy od należności wypłacanych pracownikowi, który w danym miesiącu nie wykonywał faktycznie pracy (przebywał na zwolnieniu lekarskim i miał wypłacony zasiłek chorobowy), ale uzyskał przychód ze stosunku pracy jakim był dodatek stażowy, należą się koszty uzyskania przychodu określone w art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, jednakże do wysokości nie wyższej niż wypłacony dodatek stażowy.
W sytuacji, gdy płatnik przy obliczaniu miesięcznej zaliczki nie potrąci pełnych kosztów uzyskania w związku z niską kwotą przychodu (ustawowe koszty są wyższe niż kwota otrzymanego przychodu) - w wystawianym PIT-11 może wykazać tylko taką kwotę kosztów jaką faktycznie potrącił. W zeznaniu rocznym podatnik sam uwzględni ustawową (pełną) kwotę kosztów.
Podsumowując, kluczowe jest rozróżnienie przychodu z tytułu zasiłku chorobowego (inne źródła, brak kosztów uzyskania przychodu) od przychodu ze stosunku pracy (dodatek stażowy, koszty uzyskania przychodu do wysokości tego przychodu).
tags: #koszty #uzyskania #przychodu #a #zasilek #chorobowy