Realizacja projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich, zwłaszcza tych z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+), wymaga starannego planowania i przestrzegania szeregu przepisów dotyczących zatrudnienia personelu. Wdrożenie projektu, takiego jak szkolenia podnoszące kwalifikacje zawodowe osób dorosłych, aktywizacja osób ze szczególnymi potrzebami czy tworzenie nowych miejsc opieki nad dziećmi do lat 3, jest niemożliwe bez zaangażowania odpowiednich specjalistów. Istnieje szereg przepisów prawnych, z którymi przedsiębiorcy muszą się zapoznać, zanim zatrudnią osobę do realizacji zadań w ramach projektu.
Poza umową o dofinansowanie projektu oraz Kodeksem pracy, najważniejsze kwestie związane z zatrudnianiem personelu merytorycznego oraz administracyjnego zostały określone w:
- Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 roku ustanawiającym wspólne przepisy dotyczące EFRR, EFS+, FS, FST i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury;
- Ustawie z dnia 28 kwietnia 2022 roku o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027;
- Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 z dnia 18 listopada 2022 roku wydanych przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej.
W ramach artykułu przedstawiamy najważniejsze zasady, o których musi pamiętać przedsiębiorca przy zatrudnianiu personelu, aby wydatki przeznaczone na ten cel nie zostały uznane za niekwalifikowane.
Personel projektu - kto to jest?
Większość podmiotów, które realizują pierwszy raz projekt dofinansowany z EFS+, zastanawia się, czy każda osoba realizująca zadania w projekcie uznawana jest za personel. Powyższą kwestię regulują Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków. Zgodnie z definicją, za personel projektu uznaje się wyłącznie osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności, które:
- zatrudnione są na podstawie stosunku pracy;
- wykonują świadczenia na zasadach określonych w Ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie - czyli wolontariusze;
- prowadzą działalność gospodarczą jako osoba fizyczna będąca beneficjentem oraz osoby z nią współpracujące w rozumieniu art. 8 ust. 11 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Należy również wspomnieć, że zatrudnianie osób w projekcie dotyczy dwóch grup:
- personelu merytorycznego, który rozliczany jest w kosztach bezpośrednich i zaangażowany jest do realizacji zadań merytorycznych;
- personelu zarządzającego/administracyjnego - rozliczanego w kosztach pośrednich, który skupia się na kwestiach związanych z zarządzaniem projektem (koordynator, księgowa itp.).
Na etapie tworzenia wniosku potencjalny beneficjent może się zastanawiać, czy koszty zatrudnienia danej osoby będą kwalifikowane w projekcie.
Jakie składniki wynagrodzenia są kwalifikowane w ramach projektu?
Na etapie wyboru projektu instytucja zarządzająca sprawdza, czy zatrudnienie personelu projektu jest konieczne. Na beneficjencie ciąży zatem obowiązek określenia zarówno formy zaangażowania, jak i szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu niezbędnego do realizacji zadań merytorycznych (etat lub liczba godzin).
W uzasadnieniu proponowanej kwoty wynagrodzenia najlepiej odnieść się do:
- zwyczajowych praktyk beneficjenta w zakresie wynagrodzeń na stanowisku lub przepisów prawa pracy w rozumieniu art. 9 §1 Kodeksu pracy,
- lub statystyki publicznej.
Powyższe elementy stanowią bowiem podstawę do oceny kwalifikowalności wydatków na etapie wyboru projektu oraz w trakcie jego realizacji.
W momencie, gdy pracodawca zatrudni już pracownika do realizacji zadań w projekcie, powinien wiedzieć, jakie składniki wynagrodzenia są kwalifikowane. Na pewno można finansować:
- wynagrodzenie brutto;
- koszty ponoszone przez pracodawcę na:
- składki na ubezpieczenie społeczne,
- Fundusz Pracy,
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
- Pracownicze Plany Kapitałowe,
- odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
- wydatki na Pracownicze Programy Emerytalne.
Ponadto w projekcie istnieje możliwość finansowania następujących kosztów (po spełnieniu wskazanych warunków):
- nagród i premii - o ile zostały określone w regulaminie wynagradzania co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, potencjalnie obejmują wszystkich pracowników i przyznawane są w związku z realizacją zadań w ramach projektu na podstawie stosunku pracy;
- dodatków do wynagrodzenia - o ile zostały określone w regulaminie wynagradzania co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, potencjalnie obejmują wszystkich pracowników, są kwalifikowalne wyłącznie w okresie zaangażowania danej osoby do projektu, a ich wysokość uzależniona jest od zakresu dodatkowych obowiązków i wynika z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu.
Warto również wspomnieć, że koszty delegacji służbowych oraz koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych personelu projektu mogą również zostać uznane za kwalifikowane - o ile zostały uwzględnione w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu jako niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu.
Przedsiębiorca musi również pamiętać, że fakt zatrudnienia powinien być udokumentowany. Najlepiej zrobić to poprzez wyszczególnienie wszystkich zadań wykonywanych w ramach projektu w:
- umowie o pracę,
- porozumieniu,
- zakresie czynności lub opisie stanowiska pracy.
Sytuacja jest prosta, gdy w ramach projektu zatrudniamy na cały etat. Jeżeli stosunek pracy jedynie w części obejmuje zadania w ramach projektu, koszt wynagrodzenia jest kwalifikowalny, o ile:
- zadania związane z realizacją projektów zostaną wyraźnie wyodrębnione w umowie o pracę, porozumieniu, zakresie czynności służbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy;
- zakres zadań związanych z realizacją projektu stanowi podstawę do określenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu w stosunku do czasu pracy wynikającego z umowy o pracę tego pracownika;
- koszt wynagrodzenia personelu projektu odpowiada proporcji, o której mowa w pkt 2, chyba że zakres odpowiedzialności, złożoność lub poziom wymaganych kompetencji na danym stanowisku uzasadnia różnicę w udziale wydatku do czasu pracy wynikającego ze stosunku pracy.
Maksymalne obciążenie pracą i baza personelu
Przepisy unijne bardzo jasno określają również maksymalne miesięczne obciążenie pracą na rzecz projektu. Po pierwsze, zaangażowanie pracownika beneficjenta w zadania projektowe nie może mieć wpływu na prawidłową i efektywną realizację wszystkich zadań powierzonych danej osobie. Po drugie, gdyby pracownik był zaangażowany w kilka projektów finansowanych z funduszy europejskich, jego miesięczne obciążenie pracą nie może przekroczyć 276 godzin.
Do ww. limitu wlicza się okres urlopu wypoczynkowego oraz czas niezdolności do pracy wskutek choroby, natomiast nie wlicza się innych nieobecności pracownika (np. zwolnień lekarskich).
Osoby, które nie mają dużego doświadczenia w realizacji projektów, zastanawiają się pewnie, skąd instytucja ma wiedzę na temat zaangażowania poszczególnych osób w pracę na rzecz różnych projektów. Od wielu lat w funduszach europejskich funkcjonuje baza personelu. W obecnej perspektywie finansowej na lata 2021-2027 dostępna jest ona w systemie CST2021.
Beneficjent na podstawie umowy o dofinansowanie projektu jest zobowiązany do wprowadzania na bieżąco następujących danych do systemu teleinformatycznego w zakresie zaangażowania personelu projektu:
- PESEL,
- imię i nazwisko,
- forma zaangażowania w projekcie,
- okres zaangażowania osoby w projekcie (od dzień-miesiąc-rok do dzień-miesiąc-rok).
Przedsiębiorcy, którzy chcą zatrudnić personel do realizacji zadań w projekcie, powinni ten fakt w sposób rzetelny uzasadniać we wniosku o dofinansowanie wraz z podaniem formy zaangażowania. Na etapie realizacji przedsięwzięcia warto zapoznać się Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, których podrozdział 3.8 dotyczy personelu projektu. Niekwalifikowane koszty personelu projektu zostały natomiast zawarte w podrozdziale 2.3 ww. dokumentu.
Fundusze Europejskie a rozwój kariery i biznesu
Osoby, które planują powrót z zagranicy do Polski, często zastanawiają się, jak ułożyć sobie przyszłość w ojczyźnie. Czy znajdą w niej dobrą pracę? Czy będą miały szanse na rozwój, edukację lub szkolenie w interesującej je dziedzinie? Może myślą o własnej działalności gospodarczej? Perspektywy i szanse warto sprawdzić jeszcze przed powrotem. Jednym z miejsc, od którego można zacząć, jest Portal Funduszy Europejskich. Znajdują się w nim informacje na temat różnych rodzajów dofinansowań.
Zmieniająca się sytuacja na rynku pracy (rewolucja technologiczna, sytuacja demograficzna) wymusza zarówno na pracodawcach, jak i pracownikach inne podejście do kwestii kariery zawodowej. Czasy, w których pracowało się przez całe życie w jednym zakładzie pracy, odchodzą w zapomnienie. Eksperci do spraw rynku pracy szacują, że osoby z pokolenia, które teraz rozpoczyna karierę zawodową, w ciągu życia będą kilkanaście razy zmieniać pracę i kilka razy się przekwalifikowywać. Za tymi zmianami starają się nadążyć eksperci odpowiedzialni za przygotowanie celów programowych Funduszy Europejskich. Dlatego co kilka lat zmienia się perspektywa i przeznaczenie środków. Aktualne programy w ramach Funduszy Europejskich obejmują lata 2021 - 2027.
Ogólnym celem programu „Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 (FERS)” jest wsparcie rozwoju społecznego i gospodarczego kraju. Jest ono realizowane na rzecz m.in. poprawy sytuacji osób na rynku pracy, zwiększenia dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami, zapewnienia opieki nad dziećmi, podnoszenia jakości edukacji i rozwoju kompetencji, integracji społecznej, rozwoju usług społecznych i ekonomii społecznej oraz ochrony zdrowia.
W perspektywie obejmującej lata 2021 - 2027 kontynuowany jest program „Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej”. Korzysta z niego 5 województw: lubelskie, podlaskie, podkarpackie, świętokrzyskie i warmińsko-mazurskie oraz część mazowieckiego. Program ułatwia rozwój biznesu, transportu, obejmuje też inwestycje w sieci energetyczne, ochronę środowiska i turystykę. Celem tego Funduszu jest poprawa warunków sprzyjających konkurencyjności makroregionu oraz wyższej jakości życia w Polsce Wschodniej, realizowana m.in.
Warto również wspomnieć o Funduszu Europejskim dla Regionów. Każde województwo posiada własny program, który finansuje inwestycje na jego terenie. Łącznie województwa dostaną ponad 155 mld zł. W ramach Funduszy Europejskich dla Regionów wsparciem będą objęte m.in.
Jak uzyskać dofinansowanie z UE dla swojej firmy? | Wyjaśnienie wszystkich zawiłych szczegółów
Osoby zainteresowane wsparciem z Funduszy Europejskich mogą skontaktować się z Centralnym Punktem Informacyjnym Funduszy Europejskich. Telefony do konsultantów: (22) 626 06 32, (22) 626 06 33, (22) 378 31 77. Portal nadzorowany jest przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii.
Łączenie Etatu z Działalnością Gospodarczą
Założenie własnej działalności gospodarczej często wiąże się z dużym ryzykiem i niepewnością. Dlatego też wielu początkujących przedsiębiorców woli łączyć etat z własnym biznesem. Czy praca na etacie i działalność gospodarcza są do pogodzenia?
Jeśli zaczynasz rozkręcać swój własny biznes i nie wiesz jeszcze, jak dokładnie będzie on funkcjonował, dobrze jest nie porzucać pracy na etacie od razu. Choć na początku pogodzenie etatu z działalnością może wydawać się trudne, taka opcja jest bezpieczna dla osób, które nie mają odłożonych dużych funduszy na start. Plusem łączenia etatu z działalnością gospodarczą jest na pewno bezpieczeństwo. Z drugiej strony, stała praca zajmuje sporo czasu, dlatego też połączenie jej z działalnością może generować problemy organizacyjne. Sporo osób, które zaczynają swoje biznesy w trakcie pracy na etacie, cierpi na brak czasu - stała praca plus własna działalność zabierają sporo energii.
W początkach działalności pracy na pewno nie będzie bardzo dużo. W takim przypadku warto uporządkować sobie nieco plan dnia i przede wszystkim zadbać o właściwy wypoczynek. Przynajmniej jeden dzień w tygodniu, przeznaczony tylko i wyłącznie na odpoczynek, jest absolutną koniecznością, aby mieć energię na zajęcie się działalnością gospodarczą po pracy etatowej. Dobrze jest też pamiętać, że nie wszystko da się zrobić od razu. Rozkręcenie własnego biznesu wymaga czasu i nie warto narzucać sobie presji, by pierwsze owoce pojawiły się po kilku miesiącach.
Prowadząc działalność gospodarczą, warto mieć świadomość, że w większości przypadków potrzebne Ci będzie konto firmowe. Choć polskie prawo nie zmusza przedsiębiorców, zarabiających mniej niż 15 tysięcy złotych miesięcznie do posiadania konta firmowego, to jednocześnie banki nie mają obowiązku udostępniać konta indywidualnego do celów firmowych. Zgodnie z prawem bankowym, które reguluje przeznaczenie kont bankowych, rachunek ROR może służyć tylko i wyłącznie do wykonywania transakcji indywidualnych, natomiast transakcje związane z firmą nie powinny na nim występować. Z tego też powodu transakcje na rachunkach klientów bywają przez bank monitorowane.
Zakładając działalność gospodarczą i pracując jednocześnie na etacie, warto mieć świadomość, że w niektórych branżach obowiązują klauzule o zakazie konkurencji. Są one powszechne na przykład w dziennikarstwie, prawie, handlu, ale także innych sektorach. Klauzula o zakazie konkurencji ma na celu ochronę wiedzy, technik pracy oraz niektórych narzędzi używanych w przedsiębiorstwie przed pracownikami, którzy chcieliby wykorzystać je u innego pracodawcy lub we własnej działalności. Najczęściej obejmuje ona okres pracy w danej firmie.
Założenie własnej działalności gospodarczej jest dość proste, jednak trzeba pamiętać o kilku kwestiach. Przede wszystkim każda firma, nieważne jak mała, musi mieć siedzibę i nazwę, dlatego obydwie te rzeczy warto przemyśleć zawczasu. Na etapie planowania należy także wybrać formę opodatkowania firmy. Po zaplanowaniu powyższych kwestii należy dokonać wpisu do bazy CEIDG, co jest równoznaczne z formalnym założeniem działalności gospodarczej.
Założenie własnej działalności wiąże się z pewnymi kosztami. Są to przede wszystkim comiesięczne składki ZUS. Dodatkowo sporo biznesów generuje wydatki, takie jak zakup sprzętu czy surowców. Jeśli nie jesteś na to przygotowany, warto pomyśleć o pozyskaniu funduszy. Istnieje sporo dotacji dla jednoosobowych działalności, które są oferowane przez różne instytucje. Wśród nich można wymienić dotacje z urzędu pracy, PFRON, czy programy unijne. Warto jednak pamiętać, że w niektórych instytucjach warunkiem, aby uzyskać dotację na założenie działalności gospodarczej, jest posiadanie statusu osoby bezrobotnej.
Działalność nierejestrowana to forma prowadzenia biznesu bez rejestracji swojej firmy w bazie CEIDG. Jest to dobry sposób na rozpoczęcie swojego biznesu bez ponoszenia dodatkowych kosztów oraz skomplikowanej dokumentacji. Sama działalność nierejestrowana może być prowadzona do pewnej kwoty - chodzi tutaj oczywiście o miesięczne wpływy. Do niedawna były to przychody nieprzekraczające połowy ówczesnej pensji minimalnej krajowej, obecnie ten limit to 75% płacy minimalnej, czyli 3181,50 zł brutto. W lipcu 2024, wraz z ponownym wzrostem płacy minimalnej, będzie to 3225 zł brutto.
Jeśli masz pomysł na biznes, ale nie jesteś pewien, w jakiej branży chcesz działać, a także, czy założenie działalności gospodarczej jest na pewno czymś dla Ciebie, warto na początku pracować także na etacie. Założenie własnej działalności bez dodatkowego zabezpieczenia może być ryzykowne, zwłaszcza jeśli stawiasz pierwsze kroki w świecie biznesu. Działalność gospodarcza to dodatkowe źródło dochodu, które później może stanowić główną część zarobków. Aby zrezygnować z etatu, dobrze jest jednak poczekać, aż Twoja marka będzie na tyle stabilna, by żyć tylko i wyłącznie z własnej działalności.
tags: #fundusze #europejskie #a #etat