Prawo do odliczenia VAT wynika z zasady neutralności VAT. Podatek VAT skonstruowany jest w taki sposób, że na każdym z etapów obrotu (za wyjątkiem nabycia usługi/towaru przez ostatecznego konsumenta) podatnikom przysługuje prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego z tytułu zakupu towarów i usług od podatku należnego z tytułu sprzedaży. Podatnik VAT jest zobowiązany prowadzić rejestry zakupów i sprzedaży VAT i na ich podstawie na koniec okresu rozliczeniowego (miesiąca lub kwartału) sporządzić deklarację JPK_V7, w której wykaże podatek należny i naliczony. W niektórych sytuacjach podatnik może uzyskać zwrot podatku VAT. Dowiedz się, kiedy jest to możliwe.
VAT naliczony dotyczy dokumentów kosztowych. Jest zatem naliczany do towarów i usług, które to przedsiębiorca nabywa od swoich kontrahentów, z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. VAT należny to zatem ten podatek, który przedsiębiorca co miesiąc lub w rozliczeniu kwartalnym (zależnie od tego, w jaki sposób rozlicza się dany podatnik) wykazuje na druku deklaracji VAT-7 i płaci do urzędu skarbowego. Co istotne, przed zapłatą podatku VAT należnego pomniejsza się go o wartość podatku naliczonego.
W poprzednim akapicie zaznaczyliśmy, że zanim podatnik zapłaci do urzędu skarbowego podatek VAT należny, pomniejsza go o wartość podatku naliczonego. To istotne nie tylko dlatego, że faktury kosztowe pozwalają nieco zaoszczędzić na płatności podatku, ale również ze względu na to, że różnica między VAT-em należnym a VAT-em naliczonym może być ujemna. Gdy VAT należny jest ujemny, to podatnik ma do czynienia z nadwyżką podatku VAT.
Pani Marta prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Zajmuje się szyciem sukienek, które sprzedaje do butiku za 123 zł (100 zł plus 23 proc. VAT) za sztukę. Podatek należny wynosi więc 23 zł. Za materiał do uszycia sukienki płaci 49,20 zł (40 zł plus 23 proc. VAT). Pani Marta wpłaca do urzędu skarbowego 13,80 zł. Butik, który kupuje sukienki od pani Marty za 123 zł, dolicza do tego 27 zł marży i dodatkowo 23 proc. VAT. W efekcie sprzedaje je klientom za 184,50 zł (150 zł netto plus 23 proc. VAT). Właściciel butiku wpłaca do urzędu skarbowego 11,50 zł VAT.
Nadwyżka podatku VAT - co dalej?
W przypadku gdy podatek VAT należny (sprzedaż) jest wyższy niż VAT naliczony (zakupy), przedsiębiorca musi zapłacić różnicę w terminie, w którym składa plik JPK_V7 (maksymalnie do 25. dnia miesiąca następującego po okresie, za który się rozlicza). Jeśli jednak okaże się, że podatek VAT naliczony jest wyższy niż podatek VAT należny, to podatnik ma dwie możliwości.
Możliwości postępowania z nadwyżką VAT
- Może przenieść kwotę nadwyżki na następny okres rozliczeniowy - w razie gdyby w następnym okresie podatek należny był wyższy niż naliczony, to nadwyżka z poprzedniego pliku JPK_V7 będzie pomniejszać powstałe zobowiązanie podatkowe.
- Jeśli w kolejnym okresie podatek naliczony był ponownie wyższy niż należny to w kolejnym pliku JPK_V7 nadwyżki się „kumulują”.
- Z drugiej strony podatnik może zadeklarować chęć uzyskania zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym.
Bezpośredni zwrot jest prawem podatnika, z którego może, ale nie musi skorzystać. Ustawodawca przewiduje trzy różne terminy dokonania zwrotu wykazanej w pliku JPK_V7 nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym:
- Termin podstawowy - 40 dni od dnia złożenia pliku JPK_V7. Przy określaniu tego terminu zwrotu nie ma znaczenia ani rodzaj dokonywanych zakupów (towary handlowe czy środki trwałe), ani też stawka podatkowa sprzedawanych towarów i usług. Termin ten dotyczy również tych podatników, którzy dokonują dostawy towarów lub świadczą usługi poza terytorium kraju (transakcja nie jest opodatkowana w Polsce). W przypadku wątpliwości co do zasadności zwrotu, zgodnie z art. 87 ust. 2 ustawy o VAT, przy podstawowym okresie zwrotu 40 dni organ podatkowy ma prawo przedłużyć termin zwrotu. Przedłuża go zawsze w formie postanowienia.
- Termin przedłużony - 180 dni od dnia złożenia JPK_V7. Jeśli podatnik nie wykonał w okresie rozliczeniowym czynności opodatkowanych na terytorium kraju oraz czynności wymienionych w art. 86 ust. 8 pkt 1, to urząd skarbowy ma prawo przedłużyć termin zwrotu podatku VAT do 180 dni.
- Termin skrócony - 25 dni od dnia złożenia JPK_V7. Podatnik ma prawo do starania się o zwrot na własny rachunek bankowy w tym terminie, pod warunkiem, że zostaną spełnione warunki wskazane w art. 87 ust. 6 ustawy o VAT. Termin ten obowiązuje również dla zwrotu podatku VAT na rachunek VAT (w tym przypadku wskazanych w wyżej wymienionym artykule warunków nie ma podatnik obowiązku spełnić).
Z kolei w przypadku zwrotu VAT w terminie 15 dni należy odnieść się do art. 87 ust. 6d ustawy o VAT, przy czym aby zwrot we wskazanym terminie był możliwe należy spełnić łącznie przesłanki, jakie wskazuje art. 87 ust. 6.
Zwrot VAT netto - jak to działa?
Fakturowanie netto 4%* to możliwość opłaty faktury od razu bez podatku VAT i konieczności oczekiwania na zwrot pieniędzy. Zwrot VAT można uzyskać na kilka różnych sposobów - w trybie standardowym, szybkim oraz netto. Ostatnia opcja oznacza możliwość opłaty faktury od razu bez podatku VAT i konieczności oczekiwania na zwrot pieniędzy.
Zwrot podatku VAT na rachunek bankowy w 60 dni jest obecnie procedurą standardową. Obecnie, ponieważ podstawowy termin zwrotu ma zostać skrócony do 40 dni wraz z nowelizacją ustawy o VAT, co ma związek ze wprowadzeniem obowiązkowego stosowania KSeF. W każdym przypadku poza okresem 15-dniowym termin zwrotu podatku VAT jest liczony od dnia złożenia pliku JPK, w którym wykazano kwotę nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym.
Podatnik może uzyskać zwrot podatku VAT na swoje konto bankowe w 15, 25, 40, 60 albo 180 dni. Zwrot w terminie 15 dni przysługuje podatnikom stosującym kasy rejestrujące i spełniającym dodatkowe warunki. Zwrot VAT może zostać dokonany na rachunek VAT, jeżeli podatnik zdecyduje się na podzieloną płatność VAT. Tak, pod warunkiem że został on prawidłowo wykazany w deklaracji JPK_V7 i podatnik spełnia wszystkie ustawowe wymagania. W przypadku zwrotu w terminie 25 dni od dnia złożenia deklaracji podatkowej, konieczne jest również przedstawienie potwierdzenia zapłaty należności.
Termin skrócony zwrotu VAT a korekty faktury
Podstawowym warunkiem uzyskania zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym w krótszym terminie jest opłacenie wszystkich faktur, z których podatek wykazany jest w pliku JPK_V7. Oznacza to, że należności z faktur, które ujęte zostały w części deklaracyjnej JPK_V7, powinny być zapłacone już w momencie składania deklaracji wykazującej zwrot.
Dodatkowo, jak wynika z art. 87 ust. 6 pkt 1, należności z faktur zakupowych muszą zostać opłacone w całości za pośrednictwem rachunku bankowego podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju albo rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Co ważne, sam zainteresowany będzie musiał przedstawić w urzędzie dokumenty potwierdzające taką zapłatę. Natomiast łączna wartość innych faktur (niż tych opłaconych przelewami) nie może przekroczyć limitu 15 000 złotych. W tej sytuacji podatnik również będzie obowiązany przedstawić dowody potwierdzające wpłatę.
Należy zwrócić uwagę, że w chwili składania pliku JPK_V7 wykazującej zwrot podatnik nie może przewidzieć sytuacji, w której konieczna będzie korekta którejkolwiek z faktur. Dlatego też późniejsze otrzymanie faktury korygującej do faktury wykazanej jako podstawa ubiegania się o zwrot podatku VAT w terminie przyspieszonym nie ma wpływu na prawo do takiego zwrotu. Fakturę korygującą nabywca rozliczy zgodnie z przepisem art. 86 ust. 19a ustawy o VAT w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał korektę.
Skrócony termin zwrotu VAT a kompensata
Kompensata jest również jedną z form regulowania zobowiązań i teoretycznie żaden z przepisów regulujących zasady dokonywania zwrotu podatku VAT w przyspieszonym terminie nie zabrania tej formy rozliczeń dla uznania, że faktury zostały zapłacone. Jednak organy podatkowe zajmują w tej kwestii odmienne stanowisko.
Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 24 lipca 2015 r. (sygn. IPTPP3/4512-134/15-5/OS): "(...) przepis art. 87 ust. 6 pkt 1, w sytuacji gdy podatnik chce skorzystać z uprawnienia w nim wskazanego, nakazuje bezwzględnie dokonać zapłaty za faktury dokumentujące zakupy gotówką bądź przelewem za pośrednictwem rachunku bankowego. W żadnym miejscu przepis ten nie odnosi się do możliwości regulowania należności w drodze potrącenia (kompensaty) wzajemnych wierzytelności. (...)". Podobne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 12 czerwca 2015 r. (sygn. IBPP2/4512-272/15/WN).
Zwrot podatku VAT a zaległość podatkowa
Termin zwrotu podatku VAT nie jest uzależniony od rodzaju zakupionych towarów (środków trwałych czy towarów handlowych) ani od tego, czy podatnik dokonuje sprzedaży opodatkowanej stawką podstawową, stawkami niższymi czy też dokonuje sprzedaży opodatkowanej poza terytorium kraju. Nawet w przypadku, gdy podatnik w danym okresie rozliczeniowym nie wykonał czynności opodatkowanych, również ma prawo do otrzymania zwrotu przyspieszonego.
Jeśli podatnik spełnił wszystkie warunki uprawniające go do zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym w krótszym terminie, to może się o ten zwrot ubiegać. Zwrot nadwyżki podatku naliczonego nad należnym nie stanowi nadpłaty w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej, jednak mimo to przepisy umożliwiają stosowanie uregulowań analogicznych jak przy nadpłacie - m.in. w zakresie zaliczenia tej nadwyżki na poczet bieżących i przyszłych zobowiązań podatkowych.
Zaliczenie to następuje wówczas z dniem złożenia pliku JPK_V7 który wykazuje zwrot. W myśl art. 76 § 1 Ordynacji podatkowej nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Nadpłaty, których wysokość nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, podlegają z urzędu zaliczeniu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku - na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, chyba że podatnik wystąpi o ich zwrot.
Z zestawienia przepisów ustawy o podatku VAT i Ordynacji podatkowej można wywnioskować, że nawet w przypadku decyzji podatnika o bezpośrednim zwrocie kwoty nadwyżki podatku naliczonego nad należnym za dany okres rozliczeniowy, organ podatkowy przede wszystkim przeanalizuje zaległe i bieżące zobowiązania podatnika. Z urzędu zostaną one "pokryte" z kwoty deklarowanego zwrotu. Jeżeli więc podatnik posiada zaległości w podatku dochodowym, to kwota tej zaległości zostanie uregulowana przez urząd z kwoty przysługującego podatnikowi zwrotu podatku VAT. Pozostałą kwotę nadwyżki podatku naliczonego nad należnym urząd musi podatnikowi zwrócić w terminie 25 dni od dnia złożenia pliku JPK_V7. Nie można bowiem podatnika pozbawić przysługującego mu prawa do przyspieszonego terminu zwrotu ze względu na zaległości podatkowe. Brak zaległości podatkowych nie stanowi przesłanki ubiegania się o zwrot podatku VAT w krótszym terminie.
Mechanizm odwrotnego obciążenia a zwrot VAT
Zastosowanie przy sprzedaży usług odwrotnego obciążenia nie oznacza, że podatnik wykonuje czynności nieopodatkowane VAT i traci tym samym prawo do odliczenia VAT od zakupów związanych z prowadzoną działalnością. W przypadku świadczenia przez podatnika VAT usług budowlanych i budowlano-montażowych na rzecz innego podatnika podatku VAT, obowiązek podatkowy powstaje zasadniczo z chwilą wystawienia faktury (art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a) ustawy o VAT). Jeżeli jednak podatnik nie wystawił faktury lub zrobił to z opóźnieniem, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury, czyli w przypadku usług budowlanych 30 dni.
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi VAT przysługuje prawo do odliczenia VAT. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Zastosowanie mechanizmu odwrotnego obciążenia przy wykonaniu usługi wymienionej w załączniku nr 14 do ustawy o VAT nie oznacza, że czynność ta nie podlega opodatkowaniu VAT. Oznacza, to że podatnik, który wykonuje czynności opodatkowane przy zastosowaniu odwrotnego obciążenia, ma prawo do odliczenia VAT naliczonego od dokonywanych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej zakupów towarów i usług.
Podkreślić należy, że przepisy ustawy o VAT nie zawierają takich szczególnych rozwiązań dotyczących zwrotu nadwyżki VAT w przypadku gdy podatnik do sprzedaży usług (czy towarów) stosuje odwrotne obciążenie. Oznacza to, że w tym przypadku zastosowanie ma art. 87 ustawy o VAT. Podstawowy termin zwrotu różnicy podatku na rachunek bankowy podatnika to 60 dni od dnia złożenia przez niego rozliczenia.
Zasady rozliczenia VAT należnego w transakcjach objętych odwrotnym obciążeniem - towary
Błędy w rozliczeniach - czego unikać, żeby nie utracić zwrotu VAT?
- Nie ukrywaj informacji, że posiadasz innego agenta do odzyskiwania podatku VAT.
- Nie przekazuj do rozliczenia podatku VAT paragonów z napisem DUPLIKAT/KOPIA.
- W przypadku otrzymania wezwania z Urzędu Skarbowego udostępnij agentowi i urzędnikom odpowiednie dokumenty (np. skan dowodu samochodu / umowa leasingowa).
- Nie ukrywaj informacji dotyczących rozliczenia wniosków przez poprzedniego agenta.
- Nie przesyłaj dodatkowych paragonów lub faktur po wysłaniu skanu podpisanego spisu za rok. Po podpisaniu finalnego spisu żadne dodatkowe dokumenty nie mogą być dodane do wniosku.
Ważne! Zwróć szczególną uwagę na datę otrzymania dokumentu. Pan Stefan kupił towary za 10 000 zł plus 2300 zł VAT. Pan Stefan nie jest małym podatnikiem na potrzeby VAT. Sprzedawca wystawił fakturę 29 lipca, ale pan Stefan otrzymał ją 2 sierpnia.
Pani Julia kupiła towary w lipcu, wtedy też otrzymała fakturę, ale nie odliczyła wynikającego z niej podatku naliczonego w pliku JPK_V7 za lipiec, ani za sierpień, wrzesień oraz październik. W grudniu złożyła korektę pliku JPK_V7 za lipiec, w którym odliczyła VAT naliczony z tej faktury.
Pan Antoni prowadzi firmę remontową. W rozliczeniu za maj wykazał 30 000 zł nadwyżki VAT naliczonego nad należnym, która wynikała z dużego zakupu materiałów budowlanych. W JPK_V7M za maj (złożonym 25 czerwca) wystąpił o zwrot nadwyżki w terminie 40 dni. W czerwcu zakończył prace remontowe i w rozliczeniu za czerwiec wykazał 40 000 zł nadwyżki podatku należnego nad naliczonym. Dla pana Antoniego bardziej korzystne byłoby, gdyby w rozliczeniu za maj wystąpił o przeniesienie nadwyżki na następne okresy rozliczeniowe.
Urząd skarbowy nie wypłaca różnicy VAT automatycznie, ale weryfikuje zasadność zwrotu. Przepisy nie określają maksymalnego okresu oczekiwania na zwrot VAT w razie weryfikacji rozliczeń podatnika. Ważne! Jeżeli przeprowadzenie czynności sprawdzających zasadność zwrotu podatku wymaga przedłużenia terminu zwrotu podatku, organ podatkowy może postanowić o przedłużeniu tego terminu do czasu zakończenia czynności sprawdzających w formie postanowienia.
W rozliczeniu za sierpień 2026 roku spółka z branży spożywczej wystąpiła o zwrot 200 000 zł nadwyżki podatku naliczonego nad należnym w ciągu 40 dni.
Pani Joanna jest małym podatnikiem, rozlicza VAT metodą kasową. W maju wystawiła faktury na kwotę 10 000 zł + 2300 zł VAT. Jednak jej kontrahent zapłacił jej dopiero w lipcu. To oznacza, że w rozliczeniu za lipiec zapłaci 2300 zł podatku należnego.
Pan Mateusz jest podatnikiem VAT czynnym. W maju otrzymał fakturę z dopiskiem „metoda kasowa”, a opłacił ją w lipcu. Może odliczyć VAT w deklaracji za lipiec.
Jako wierzyciel musisz również uprawdopodobnić, że wierzytelność jest nieściągalna. Pan Adam wystawił 1 maja fakturę na kwotę 12 300 zł, z terminem płatności do 15 maja. Kontrahent nie opłacił faktury w ciągu 90 dni. Pan Adam skorzysta z ulgi na złe długi w rozliczeniu VAT składanym za sierpień do 25 września. Jeżeli twój kontrahent ureguluje należność po 90 dniu, ale przed złożeniem przez ciebie korekty - ulga staje się bezprzedmiotowa i nie można z niej skorzystać. Jeśli kontrahent ureguluje należność po złożeniu przez ciebie korekty - masz obowiązek dokonać powrotnej korekty - podwyższyć kwotę VAT należnego o kwotę z uregulowanej faktury.
Uwaga! Jeśli sam jesteś dłużnikiem i zalegasz z zapłatą za fakturę powyżej 90 dni od dnia płatności, masz obowiązek dokonać korekty VAT naliczonego. Obowiązek stosowania korekty nie powstanie, jeśli uregulujesz należność najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym upłynął 90 dzień od dnia upływu terminu płatności tej należności. Jeżeli uregulowana została tylko część należności, to zwiększenie podatku także powinno być dokonane proporcjonalnie do opłaconej części.
Składanie wniosków o zwrot VAT może wydawać się skomplikowane - czasami przedsiębiorca może zagubić jakiś dokument, zapomnieć o nim lub w ogóle nie wiedzieć czy z danej faktury można odzyskać VAT. Dlatego przygotowaliśmy kilka istotnych informacji, które pomogą Ci w prawidłowym aplikowaniu o zwrot VAT.
tags: #fakturowanie #netto #przy #zwrocie #podatku #vat