Każdemu pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i odpłatnego urlopu wypoczynkowego, którego celem jest stworzenie możliwości dłuższego odpoczynku oraz regeneracja sił.
Biorąc pod uwagę cel, jakiemu służy urlop wypoczynkowy, zasadą jest udzielanie urlopu w naturze, tj. zwolnienie pracownika od obowiązku świadczenia pracy przez określony czas. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, w których wykorzystanie urlopu w naturze nie jest możliwe.
Dlatego też przepisy Kodeksu pracy przewidują instytucję ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop jako wyjątek od zasady udzielania urlopu wypoczynkowego w naturze.
Podstawa prawna ekwiwalentu za urlop
Regulacja ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop została zawarta w przepisie art. 171 Kodeksu pracy. Instytucja ta, z uwagi na jej wyjątkowy charakter, znajduje zastosowanie wyłącznie w okolicznościach wskazanych w tym przepisie.
W świetle art. 171 § 1 K.p. ekwiwalent pieniężny przysługuje jedynie w razie niewykorzystania przysługującego pracownikowi urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Warto podkreślić, że ekwiwalent przysługuje nie tylko za niewykorzystany urlop bieżący (ustalany proporcjonalnie do przepracowanej części roku), ale również za urlop zaległy.
Art. 171. § 1. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy jedynie w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Od powyższej zasady wypłaty ekwiwalentu istnieje wyjątek. Pracodawca może uniknąć konieczności naliczania oraz wypłaty ekwiwalentu, jeśli wyśle pracownika na urlop w czasie trwania okresu wypowiedzenia.
Kiedy przysługuje prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?
Prawo pracownika do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powstaje z chwilą rozwiązania umowy o pracę lub jej wygaśnięcia. Dotyczy to ekwiwalentu zarówno za urlop bieżący, jak i zaległy.
Obowiązek pracodawcy wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop nie jest uzależniony od rodzaju umowy o pracę, leżącej u podstaw nawiązania stosunku pracy ani od długości zatrudnienia. Rozwiązanie lub wygaśnięcie nawet krótkotrwałej umowy o pracę na okres próbny w sytuacji, gdy pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu, uzasadnia jego roszczenie o wypłatę ekwiwalentu pieniężnego.
Na prawo do ekwiwalentu nie ma również wpływu tryb, w jakim następuje rozwiązanie umowy o pracę (za porozumieniem stron, w drodze wypowiedzenia czy też w trybie dyscyplinarnym) lub wygaśnięcie umowy o pracę (śmierć pracownika lub tymczasowe aresztowanie pracownika).
Nie jest wreszcie istotna przyczyna niewykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego. Ekwiwalent przysługuje pracownikowi zarówno w sytuacji, gdy pracodawca nie udzielał mu urlopu, jak i wtedy, gdy pracownik nie chciał wykorzystać urlopu.
Ponadto, warto wskazać, iż na prawo do ekwiwalentu nie ma wpływu także okoliczność, czy pracownik rozliczył się z pracodawcą z powierzonego mu mienia.
Podsumowując, rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę powoduje przekształcenie prawa do urlopu wypoczynkowego w roszczenie o wypłatę ekwiwalentu pieniężnego (skutek ten następuje niezależnie od woli stron). W innych okolicznościach zastąpienie urlopu wypoczynkowego ekwiwalentem jest niedopuszczalne, choćby wyrażał na to zgodę zainteresowany pracownik.
Nie jest zatem możliwe wypłacenie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w trakcie trwania stosunku pracy, co można by obrazowo określić jako „wykupienie urlopu przez pracodawcę”.
WAŻNE: Pracownik nie może zrzec się urlopu. Pracodawca nie może więc zaproponować pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia w zamian za to, że zatrudniony zrezygnuje z przysługujących mu dni wolnych. Niewykorzystany urlop można odebrać w formie ekwiwalentu wyłącznie w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.
Nie. Tak samo jak nie można zrzec się urlopu, nie można zrzec się ekwiwalentu. Pracodawca nie może zaproponować dodatkowego wynagrodzenia w zamian za rezygnację z dni wolnych.
Ustalanie wysokości ekwiwalentu
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to forma rekompensaty finansowej, która pojawia się dopiero wtedy, gdy umowa o pracę zostaje rozwiązana lub wygasa, a pracownik nie ma już możliwości wykorzystania przysługujących mu dni wolnych.
Podstawą do wyliczenia ekwiwalentu urlopowego jest wynagrodzenie pracownika. Wynagrodzenie urlopowe przysługuje wtedy, gdy pracownik faktycznie korzysta z dni wolnych. Otrzymuje wówczas takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby świadczył pracę. Do obliczeń bierze się zarówno stałe, jak i zmienne składniki wynagrodzenia, zgodnie z zasadami opisanymi w rozporządzeniu urlopowym.
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, ze zmianami określonymi w § 15-19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (zwane dalej rozporządzeniem urlopowym).
Szczegółowe informacje o tym, jak wyliczyć rekompensatę pieniężną w związku z nieodebranym urlopem można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r.
Obliczanie ekwiwalentu za urlop nie jest skomplikowane. Można to zrobić samodzielnie.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest obliczany na zasadach dotyczących wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, ze zmianami określonymi w przepisach § 15-19 rozporządzenia urlopowego.
Jeśli pracownik np. ustalone w powyższy sposób kwoty wszystkich składników wynagrodzenia sumuje się i oblicza ekwiwalent za 1 dzień urlopu.
Składniki stałe miesięczne (w pytaniu płaca zasadnicza i dodatek funkcyjny) przyjmuje się do ustalenia ekwiwalentu w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu (w pytaniu w czerwcu br.).
Składniki zmienne za okresy miesięczne (np. wynagrodzenie godzinowe, wynagrodzenie za nadgodziny) wlicza się do obliczenia ekwiwalentu w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.
W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 K.p.). Oblicza się go według reguł obowiązujących dla wynagrodzenia urlopowego ze zmianami wynikającymi z § 15-19 rozporządzenia urlopowego.
Rozwiązanie stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego powoduje, że dotychczasowy pracodawca powinien obliczyć urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym do okresu u niego przepracowanego w tym roku.
Przykład:
Umowa o pracę pełnoetatowego pracownika rozwiąże się 28 czerwca 2024 r. w związku z przejściem na emeryturę. Na jego wynagrodzenie składa się płaca zasadnicza w wysokości 10.000 zł oraz dodatek funkcyjny w kwocie 1.000 zł (zmniejszany tylko za okresy absencji chorobowej). Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (26 dni)?
Pracownikowi, który nie wykorzysta całego lub części urlopu wypoczynkowego z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 K.p.). Oblicza się go według reguł obowiązujących dla wynagrodzenia urlopowego ze zmianami wynikającymi z § 15-19 rozporządzenia urlopowego.
1) Podstawa ekwiwalentu ze składników: stałych miesięcznych, zmiennych za okresy miesięczne oraz zmiennych za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (tzw. ekwiwalent za 1 dzień urlopu, dzieląc podstawę ekwiwalentu przez współczynnik urlopowy, który w 2024 r. wynosił 208 godzin).
2) Przyjmujemy założenia, że pracownika z pytania obowiązuje ośmiogodzinna norma dobowa oraz że w czerwcu br. nie będzie miał żadnych absencji chorobowych.
3) W dniu 28 czerwca br. ekwiwalent za 1 godzinę urlopu: 525,81 zł : 8 godz. = kwota ekwiwalentu: 65,73 zł x 208 godz. = 13.671,84 zł.
Zwracamy uwagę! Przyjmujemy, że pracownik z pytania w dniu 1 stycznia 2024 r. nabył prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego, nie ma zaległego urlopu z lat poprzednich i do dnia ustania stosunku pracy nie zrealizuje w naturze żadnego dnia urlopowego. Za okres zatrudnienia przypadający w 2024 r. pracownik ma prawo do 13 dni urlopu (26 dni x 6/12 = 13 dni), a po przeliczeniu na godziny do 104 godzin (13 dni x 8 godz.) urlopu.
Moment powstania roszczenia o ekwiwalent
Istotne znaczenie z praktycznego punktu widzenia ma określenie momentu powstania roszczenia pracownika o wypłatę ekwiwalentu. Prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powstaje w dacie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W tym dniu roszczenie pracownika staje się wymagalne.
Wcześniejsza wypłata jest nieuzasadniona, natomiast w razie opóźnienia pracownikowi przysługuje prawo żądania odsetek z tytułu zwłoki.
W dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy rozpoczyna się również bieg okresu przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za wykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy. Roszczenie to ulega przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia wymagalności.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop podlega takiej samej ochronie, jak wynagrodzenie za pracę. Oznacza to przede wszystkim, iż pracownik nie może zrzec się tego uprawnienia. Ponadto z ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie mogą być potrącane bez zgody pracownika wyrażonej na piśmie inne należności niż określone w art. 87 § 1 k.p.
Wypłata ekwiwalentu powinna nastąpić w terminie wypłaty wynagrodzenia lub w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, jeśli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem ustania zatrudnienia.
Art. 171. § 4. Pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85. § 5. Przepisu § 4 nie stosuje się, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 terminy wypłaty wynagrodzenia za pracę przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, dokonuje się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
W dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy prawo do ekwiwalentu staje się wymagalne. Zdarzenie to należy postrzegać jako „oznaczenie” terminu w rozumieniu art. 455 K.c. Z datą zakończenia zatrudnienia nie ma możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze, z punktu widzenia stron staje się zatem jasne, że jego rozliczenie może mieć miejsce wyłącznie przez zapłatę ekwiwalentu.
Rozliczanie Ekwiwalentu za Niewykorzystany Urlop: Kluczowe Informacje i Przykłady - Kurs Płacowy
Przeniesienie prawa do urlopu na okres obowiązywania następnej umowy
Niewykorzystanie przez pracownika urlopu wypoczynkowego z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy co do zasady skutkuje przekształceniem uprawnienia do urlopu w roszczenie o wypłatę ekwiwalentu pieniężnego. Od tej zasady ustawodawca przewidział jednak wyjątek (art. 171 § 3 k.p.).
Otóż, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę, zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy, pracodawca nie wypłaca ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, gdyż będzie on wykorzystany w naturze w czasie kolejnego zatrudnienia. Przyjęcie takiego rozwiązania powinno znaleźć odzwierciedlenie w treści świadectwa pracy.
Przepis art. 171 § 3 k.p. znajdzie zastosowanie nie tylko wówczas, gdy jedna umowa ulega zakończeniu, a następnego dnia zaczyna obowiązywać kolejna, ale także wówczas, gdy pomiędzy zakończeniem obowiązywania jednej umowy a rozpoczęciem obowiązywania następnej minie weekend.
Niewypłacenie ekwiwalentu, lecz „przeniesienie” prawa do urlopu na okres obowiązywania następnej umowy o pracę wymaga wyraźnego porozumienia stron w tym przedmiocie. Niedopuszczalne jest zatem jednostronne narzucenie takiego rozwiązania przez pracodawcę.
tags: #ekwiwalent #za #urlop #podstawa #prawna