Dział kadr, znany również jako dział personalny lub HR (Human Resources), pełni kluczową rolę w funkcjonowaniu każdej organizacji. Odpowiada za szeroki zakres zadań związanych z zarządzaniem pracownikami, od rekrutacji po rozliczenia i rozwój zawodowy. W Polsce istnieje kilka głównych form odbywania praktyk i staży w firmach, różniących się podstawą prawną, zakresem obowiązków, długością trwania, formą wynagradzania, a także poziomem ochrony prawnej osób odbywających takie formy zatrudnienia.
Choć termin „staż” czy „praktyki” bywa używany zamiennie, w rzeczywistości obejmuje różnorodne formy aktywności zawodowej i opiera się na innych przepisach prawa. Kluczową kwestią jest ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. Do obowiązków informacyjnych i dokumentacyjnych firmy należy m.in. ewentualne zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli staż odbywa się na podstawie umowy zlecenia.
Rodzaje Praktyk i Staży
W zależności od wybranej ścieżki zmieniają się również prawa i obowiązki obu stron.
- Praktyki studenckie są najczęściej realizowane w ramach programu studiów i mają charakter edukacyjny. Ich podstawą prawną jest ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z 2018 r. Z reguły są nieodpłatne, a ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków zapewnia uczelnia. Praktyki te trwają zazwyczaj od kilku tygodni do maksymalnie trzech miesięcy. Firma przyjmująca studenta ma obowiązek wyznaczyć opiekuna praktyk oraz zapewnić warunki zgodne z programem nauczania.
- Staż absolwencki organizowany przez urząd pracy jest regulowany przez ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z 2004 r. Staż ten jest odpłatny - uczestnik otrzymuje stypendium stażowe finansowane ze środków publicznych. Ubezpieczenie zapewnia urząd pracy. Staż może trwać od 3 do 6 miesięcy, z możliwością wydłużenia do 12 miesięcy.
- Praktyka zawodowa ucznia szkoły średniej lub branżowej jest określona w ustawie Prawo oświatowe z 2016 r. Odbywa się w ramach obowiązkowego programu nauczania i najczęściej jest nieodpłatna, choć w pewnych przypadkach możliwe jest przyznanie wynagrodzenia. Czas trwania praktyki zależy od wymagań programowych, a firma musi umożliwić uczniowi realizację konkretnych zadań zawodowych pod opieką wyznaczonego mentora.
- Umowy cywilnoprawne to najbardziej elastyczna forma odbywania praktyk, oparta na przepisach Kodeksu cywilnego. Czas trwania i wynagrodzenie są dowolne - zależą od ustaleń między stronami. Ubezpieczenie społeczne i zdrowotne zależy od rodzaju umowy i tego, czy zleceniobiorca podlega obowiązkowym składkom - często musi zadbać o to samodzielnie. Zakres obowiązków i sposób nadzoru również określa sama umowa.
Umowa zlecenia może być odpłatna lub nieodpłatna - wynika to z art. 735 § 1 Kodeksu cywilnego: „Jeżeli za wykonanie zlecenia należy się wynagrodzenie, zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie zwyczajowo przyjmowane w danych stosunkach, chyba że umowa stanowi inaczej”. W umowie zlecenia można przewidzieć brak wynagrodzenia, o ile zleceniobiorca dobrowolnie i świadomie zgadza się na nieodpłatne wykonanie zlecenia. Warto zwrócić uwagę, że nieodpłatne zlecenie nie może być pozorne - nie powinno dotyczyć obowiązków, które mają wartość rynkową i są regularnie opłacane u innych pracowników. Powinno się również podkreślić w umowie cel edukacyjny lub rozwojowy współpracy.
Obowiązki Działu Kadr Wobec Praktykantów i Stażystów
Przyjmując praktykanta lub stażystę, firma ma obowiązek zapewnić warunki zgodne z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), w tym także w przypadku pracy zdalnej. Powinna również wyznaczyć opiekuna stażu lub praktyki, który będzie czuwał nad realizacją zadań oraz wspierał osobę odbywającą staż. Do obowiązków należy także zapewnienie programu lub zakresu praktyki oraz umożliwienie nabycia kompetencji zawodowych zgodnie z celem praktyki lub stażu.
W dobie cyfrowej transformacji i rosnącej rotacji pracowników tymczasowych zagadnienie ochrony informacji poufnych oraz danych osobowych nabiera kluczowego znaczenia - także w przypadku współpracy z osobami odbywającymi praktyki lub staże. Współczesny stażysta nie tylko „robi kawę” - coraz częściej uczestniczy w realnych projektach, ma dostęp do narzędzi w chmurze, wewnętrznych systemów, a niekiedy również do danych klientów czy dokumentów strategicznych. Bez względu na to, czy działa na własnym laptopie, czy na sprzęcie firmowym, jego dostęp do zasobów może stanowić poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji. Z tego powodu każdy stażysta czy praktykant - niezależnie od formy zatrudnienia - powinien zostać objęty odpowiednią klauzulą poufności. Najlepiej, jeśli zostanie ona podpisana jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.
Treść umowy o poufności dla stażysty powinna jasno definiować, czym są informacje poufne - a więc nie tylko tajemnice handlowe, ale również wszelkie dane techniczne, know-how, plany rozwojowe, dane osobowe, loginy, hasła czy procedury wewnętrzne. Istotne jest wskazanie, że zakaz ujawniania i wykorzystywania takich danych obowiązuje nie tylko w trakcie trwania stażu, lecz także przez określony czas po jego zakończeniu. W umowie warto również zawrzeć postanowienia dotyczące zakazu udostępniania danych osobom trzecim, obowiązku korzystania z danych tylko w celu realizacji zadań powierzonych przez firmę, konieczności niezwłocznego zwrotu sprzętu i usunięcia wszelkich danych po zakończeniu stażu.
W przypadku gdy firma przekazuje stażyście sprzęt (np. laptop, telefon), warto sporządzić protokół przekazania. Równie istotne jest wdrożenie zasady ograniczonego dostępu - przyznanie jedynie takich uprawnień, jakie są niezbędne do wykonania powierzonych zadań (zasada need to know). Konta dostępowe powinny być spersonalizowane (login imienny), zabezpieczone hasłem oraz automatycznie wygaszane po zakończeniu współpracy.
Praktykanci, podobnie jak etatowi pracownicy, mogą mieć kontakt z danymi osobowymi - zarówno klientów, kontrahentów, jak i innych pracowników. Choć takie sytuacje nie są regułą, zdarza się, że stażysta porzuca praktykę z dnia na dzień - bez informacji, bez formalnego zakończenia. Dlatego warto, aby każda forma współpracy była uregulowana pisemnie i zawierała postanowienia dotyczące wcześniejszego zakończenia współpracy, np. z zachowaniem krótkiego okresu wypowiedzenia (nawet 3 dni).
Współczesny stażysta to nie tylko „pomoc biurowa”, ale - jeśli zostanie dobrze wdrożony i potraktowany profesjonalnie - może stać się świetnym ambasadorem marki pracodawcy. Profesjonalne podejście do kwestii poufności i ochrony danych świadczy nie tylko o dojrzałości organizacji, lecz także o jej odpowiedzialności i rzetelności - cechach szczególnie cenionych na rynku pracy przez pokolenia Z oraz Alfa.
Kluczowe Obowiązki Działu Kadr
Dział kadr i płac odpowiada za wszelkie kwestie związane z zatrudnianiem i rozliczaniem pracowników. Nieustanny rozwój firm i pojawianie się nowych przedsiębiorstw sprawia, że zapotrzebowanie na specjalistów z tego sektora stale rośnie. Zatrudnienie każdego pracownika z perspektywy pracodawcy i wyspecjalizowanych działów firmy to długi proces, z którym wiąże się dopilnowanie wielu formalności zarówno w trakcie zawarcia umowy, jak również przez cały okres świadczenia pracy na rzecz firmy.
Przede wszystkim pracownik zatrudniony w dziale kadr i płac powinien zdawać sobie sprawę z faktu, że posiada wiele obowiązków względem pracowników. Jest on odpowiedzialny na przykład za terminową wypłatę wynagrodzeń pracowniczych. Bardzo często pracownicy zatrudnieni w dziale kadr i płac prowadzić będą tak zwaną listę obecności. Możliwe będzie wówczas sprawdzenie, który pracownik ma problem z przychodzeniem do pracy na czas lub z przedwczesnym opuszczaniem miejsca pracy.
Specjaliści ds. kadr i płac przeprowadzają również wszelkie rozmowy kwalifikacyjne. Bardzo często pracownicy działu kadr i płac odpowiedzialni są za wysyłanie pracowników na szkolenia różnego rodzaju.
Każdy pracownik zatrudniony w dziale kadr oraz płac musi znać przepisy Kodeksu pracy. Koniecznie trzeba zaznaczyć, że specjaliści ds. kadr i płac współpracują z Urzędem Skarbowym, dla którego sporządzają deklaracje podatkowe zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami. Wiele kwestii formalnych dział kadr i płac rozwiązuje również z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, do którego muszą trafiać drogą elektroniczną comiesięczne rozliczenia składek społecznych oraz składek zdrowotnych każdego pracownika.
Dział kadr i płac jest odpowiedzialny za wydanie skierowania na badania pracownicze, szczególnie w przypadku badań wstępnych dla osób nowo zatrudnionych. Organizacja szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienie pracownikom dogodnych warunków pracy, jest jednym z głównych obowiązków pracodawcy.
Obowiązkiem działu kadr i płac jest wysyłanie istotnych informacji do różnych instytucji. Pozostaje on w kontakcie nie tylko z Urzędem Skarbowym czy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Odpowiada również za dostarczenie danych do innych instytucji m.in. do Głównego Urzędu Statystycznego czy Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Natomiast w odniesieniu do osób współpracujących na podstawie umów cywilno-prawnych obowiązki te są inne i co ważne - często zmieniane. Dział kadr musi być w tym zakresie zawsze na bieżąco. Czasami dział kadr i płac zajmuje się też rekrutacją i szkoleniami pracowników. Dzieje się tak, kiedy w firmie nie ma oddzielnego działu odpowiadającego za tzw. „miękki HR”. Mówiąc skrótowo, są to wszystkie sprawy związane z rekrutacją, kompetencjami, rozwojem i zadowoleniem pracowników, jak i dbaniem o odpowiednią komunikację.
Pracownicy działu kadr i płac badają potrzeby rozwojowe w organizacji i na ich podstawie przygotowują ofertę szkoleniową. Następnie nawiązują współpracę z zewnętrznymi trenerami lub firmami szkoleniowymi. Zdarza się, że specjaliści działu kadr osobiście przygotowują i przeprowadzają warsztaty dla pracowników zatrudnionych w organizacji lub inicjują szkolenia wewnętrzne.
Prowadzenie Akt Osobowych i Odpowiedzialność
Akta osobowe to zbiór dokumentów pracowniczych, które dotyczą nawiązania, przebiegu i zakończenia stosunku pracy. Zgodnie z prawem pracy pracodawca odpowiada za prowadzenie akt osobowych dla każdego pracownika. Składają się one z pięciu części:
- Część A - to dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie. Mogą to być np. świadectwa ukończenia szkoły, świadectwa pracy lub kwestionariusz osobowy.
- Część B - to dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia. Są to m.in. umowa o pracę, zaświadczenia o ukończeniu obowiązkowych szkoleń (BHP) lub dokumenty związane z wymierzeniem pracownikowi kary porządkowej.
- Element C - zawiera dokumenty wynikające z zakończenia stosunku pracy, np. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy lub kopia świadectwa pracy.
- Element D - to odpisy zawiadomienia o ukaraniu i inne dokumenty związane z poniesieniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej bądź określonej w odrębnych przepisach.
- Część E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub na obecność w jego organizmów środków działających podobnie do alkoholu.
Istotne jest ich właściwe przechowywanie, uniemożliwiające dostęp osób nieupoważnionych. Akta osobowe powinny być ponumerowane i ułożone w sposób chronologiczny. Pracodawca przechowuje w nich odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów.
W niektórych przypadkach do zadań działu kadr i płac włącza się również: współpracę ze związkami zawodowymi, administrowanie systemami motywacyjnymi firmy, zarządzanie systemem oceny okresowej pracowników.
Dział kadrowy odpowiada za niedopełnienie obowiązków pracowniczych i szkodę powstałą wskutek swojego działania przed pracodawcą. Osoba odpowiedzialna za kadry w firmie ponosi trzy rodzaje odpowiedzialności:
- Odpowiedzialność służbowa - można ją ponieść w przypadku niedopilnowania terminu wypłaty wynagrodzenia lub nieprowadzenia akt osobowych.
- Odpowiedzialność porządkowa - dotyczy nieprzestrzegania organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych lub nieprzestrzegania czasu pracy.
- Odpowiedzialność materialna - specjalista ds. kadr może otrzymać upomnienie, naganę, a nawet karę pieniężną. Odszkodowanie za takie działanie obejmuje rzeczywistą stratę i może wynieść maksymalnie wysokość trzymiesięcznego wynagrodzenia. W przypadku działania umyślnego, szkoda może być pokryta w pełnej wysokości.
Obecnie działy kadr mogą korzystać z wielu rozwiązań ułatwiających pracę, w tym programów kadrowo-płacowych, które w dużym stopniu poprawią komfort i tempo pracy, minimalizując ryzyko popełniania błędów.
Zmiany w Kodeksie Pracy Dotyczące Stażu Pracy od 2026 Roku
Od 1 stycznia 2026 r. wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która znacząco zmienia zasady ustalania stażu pracy. Do okresu zatrudnienia, od którego zależą m.in. dodatki stażowe, urlopy wypoczynkowe czy nagrody jubileuszowe, będzie można wliczyć także pracę wykonywaną poza etatem - w tym prowadzenie działalności gospodarczej czy umowy zlecenia. Nowe przepisy niosą za sobą wiele obowiązków dla pracodawców, w szczególności w zakresie weryfikacji dokumentów przedstawianych przez pracowników.
Dzięki wprowadzonym zmianom wielu pracowników uzyska dostęp do podstawowych uprawnień pracowniczych, takich jak dłuższy urlop wypoczynkowy, nagrody jubileuszowe czy dodatki stażowe. Na zmianach skorzystają głównie osoby, które przed pracą na etacie prowadziły działalność gospodarczą lub pracowały na umowach cywilnoprawnych, samozatrudnieni, którzy zaczynają pracę na etacie, a także osoby, które wracają na rynek pracy po dłuższej przerwie.
Omawiane zmiany obejmą nową treść art. 302 Kodeksu pracy oraz dodany art. 3021 kp. Zgodnie z nowelizacją do stażu wliczone zostaną m.in. okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, okres prowadzenia działalności gospodarczej, okres pobierania nauki w szkołach wyższych, szkół policealnych, szkół wyższych zawodowych.
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza możliwość wliczania do stażu pracy m.in. okresów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, umów cywilnoprawnych, prowadzenia działalności gospodarczej. Pracodawcy będą musieli weryfikować dokumenty potwierdzające te okresy, takie jak świadectwa pracy, umowy cywilnoprawne, zaświadczenia z ZUS, a w przypadku braku danych w ZUS - inne dokumenty.
Staż pracy od nowa – rewolucyjne zmiany od 2026 roku! Co musisz wiedzieć jako pracodawca?
Przepisy wejdą w życie dla sektora publicznego 1 stycznia 2026 r., a dla sektora prywatnego 1 maja 2026 r.
tags: #dzial #kadr #staz #obowiazki