Dokumentacja pracownicza przy zatrudnieniu powyżej 50 osób

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest kluczowym obowiązkiem każdego pracodawcy, a jego zakres może się różnić w zależności od wielkości zatrudnienia. W przypadku firm zatrudniających co najmniej 50 pracowników, pojawiają się dodatkowe obowiązki, które wynikają z przepisów prawa pracy. Zrozumienie tych wymogów jest niezbędne do zapewnienia zgodności z prawem i uniknięcia potencjalnych kar.

Dokumentacja pracownicza jest bardzo rozbudowana i składa się z akt osobowych, które podzielone są na pięć części (A, B, C, D, E), oraz pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Nie mniej jednak, istnieją dokumenty, które w rozumieniu prawa pracy dokumentami pracowniczymi nie są, a ich przechowywanie w aktach osobowych jest błędem.

Struktura akt osobowych

Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe nowo zatrudnianych pracowników składają się z czterech części, a nie jak dotychczas - trzech. Nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej wprowadziło te zmiany. Przepisy nowego rozporządzenia należy stosować do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. Dla pracowników, którzy w dniu 1 stycznia 2019 r. pozostawali w zatrudnieniu, pracodawca ma wybór - może przeorganizować dokumentację zgromadzoną do dnia 31 grudnia 2018 r., ale nie ma takiego obowiązku.

Obecnie akta osobowe pracownika składają się z następujących części:

Część A akt osobowych

W części A umieszcza się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Do tej części zaliczamy:

Wypełniony kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia.
Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy.
Świadectwo ukończenia szkoły o najwyższym stopniu, jaki posiada pracownik - w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia.
Skierowanie na badanie lekarskie oraz orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (dotyczy wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich).
Inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może ponadto przedłożyć, z własnej inicjatywy, inne dokumenty, np. świadectwa ukończenia kursów bądź szkoleń, certyfikaty, dyplomy - potwierdzające jej kwalifikacje i umiejętności zawodowe. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika jedynie kopie lub odpisy składanych dokumentów. Oryginałów można żądać jedynie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii albo odpisu. Kopie dokumentów należy opatrzyć adnotacją „kopia zgodna z przedstawionym dokumentem”.

Część B akt osobowych

Po zakończeniu procesu naboru, w części B akt osobowych gromadzone są dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Kluczowym dokumentem jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo określony został zakres obowiązków, to należy go również przechowywać w części B akt osobowych. Do tej części zaliczamy również:

Umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Zakres obowiązków, jeżeli został ustalony.
Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się.
Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia.
Dokumenty związane z wykonywaniem przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych.
Dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu.
Dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego.
Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem.
Dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego.
Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące okresowych i kontrolnych badań lekarskich.
Umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.
Wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy.
Dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji (np. urlop szkoleniowy, zwolnienie z całości lub części dnia pracy na szkolenie).
Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego. Akty urodzenia pobieramy jedynie w przypadku uprawnień związanych z rodzicielstwem.

Bardzo dużo osób nie rozróżnia tych sytuacji i uważa, że w ogóle nie można pobierać aktów urodzenia, a jak udokumentować wtedy prawo, np. do długiego urlopu rodzicielskiego? Zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków, do wniosku o udzielenie pracownicy, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze dołącza się skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów. Natomiast w przypadku ubiegania się o urlop wychowawczy, zgodnie z § 23 pkt 5 lit. A tego rozporządzenia, do wniosku o urlop wychowawczy w wymiarze 36 miesięcy albo o udzielenie części urlopu wychowawczego, której wymiar łącznie z dotychczas wykorzystanym wymiarem urlopu wychowawczego wyniesie 36 miesięcy, dołącza się skrócony odpis aktu zgonu drugiego rodzica dziecka, jeśli drugi rodzic nie żyje. Oczywiście ten akt zgonu umieszczamy w części B wraz z wnioskiem o urlop wychowawczy. Kolejną sytuacją, gdy pracodawca będzie żądał przedstawienia aktu zgonu, jest śmierć samego pracownika, bowiem musi mieć pewność, że doszło do wygaśnięcia stosunku pracy.

Czasowe powierzenie wykonywania innej pracy również jest dokumentem przechowywanym w części B akt osobowych, zgodnie z § 3 pkt 1 lit. i Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jest to błąd, ponieważ czasowe powierzenie wykonywania pracy jest zmianą warunków pracy w innym trybie.

Część C akt osobowych

W części C akt osobowych pracodawca gromadzi dokumenty, które mają związek z ustaniem stosunku pracy. Wśród nich można wyróżnić:

Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.
Kopię świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi.
Potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.
Umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony.
Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Dokumenty, które dotyczą niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Bardzo częstym błędem jest umieszczanie dokumentów związanych z zajęciem wynagrodzenia w części C akt osobowych. W obecnym rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej w § 3 pkt 3 lit. E wskazano, że przechowujemy w tej części potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym. W poprzednim rozporządzeniu (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.) § 6 pkt 3 lit. C wskazywał jaśniej, że w tej części przechowuje się: potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego). Przepis art. 884 § 2 kpc stanowi, że w razie rozwiązania stosunku pracy z dłużnikiem dotychczasowy pracodawca czyni wzmiankę o zajęciu należności w wydanym dłużnikowi świadectwie pracy, a jeżeli nowy pracodawca dłużnika jest mu znany, przesyła temu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne. Wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność, oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazać wysokość potrąconych już kwot. Przesłanie zawiadomienia komornika ma skutki zajęcia należności dłużnika u nowego pracodawcy od chwili dojścia zawiadomienia do tego pracodawcy.

Oświadczenie o urlopie wypoczynkowym art. 171 § 3 kp. Dokument ten stwarza w praktyce bardzo wiele problemów. Po pierwsze dużo osób nie wie, że musi go sporządzić. Oświadczenie to lub porozumienie zawiera się w sytuacji, gdy stosunek pracy z pracownikiem ulega rozwiązaniu lub wygaśnięciu a pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, bowiem strony postanowią, że zostanie on wykorzystany podczas trwania kolejnej umowy. Dokument ten jest umieszczany w części C, a nie w B.

Część D akt osobowych

W części D akt osobowych należy przechowywać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Wprowadzenie części D w celu wyodrębnienia części na kary porządkowe jest dużym ułatwieniem dla osób odpowiedzialnych za prowadzenie akt pracowniczych, ponieważ przepisy wskazują obowiązek skutecznego i nieodtwarzalnego usunięcia z akt informacji o karze po roku nienagannej pracy pracownika. Przyjmuje się, że nie trzeba wyodrębniać części D w aktach osobowych - jeżeli pracownik nie zostanie ukarany karą porządkową. Jednak w systemy kadrowe, czy też kupione teczki akt mają już tą część wyodrębnioną.

Część E akt osobowych

W części E akt osobowych, zgodnie z projektem rozporządzenia, będą przechowywane dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:

Informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22(1c) § 6 Kodeksu pracy).
Informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22(1d) § 10 Kodeksu pracy).
Informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22(1c) § 10 i art. 22 (1e) § 2 Kodeksu pracy).
Informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22(1d) § 10 i art. 22(1f) § 2 Kodeksu pracy).

Dokumenty te powinny być archiwizowane w aktach osobowych przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania oraz przechowywane podobnie jak dokumentacja dot. kar, czyli w wydzielonych częściach dotyczących konkretnej kontroli z przyporządkowaniem E1, E2, E3 itd.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 roku nastąpiło skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych. Dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. okres przechowywania wynosi 10 lat. Akta osobowe tych osób pracodawca musi przechowywać jedynie przez 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych wcześniej, okres przechowywania nadal wynosi 50 lat.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej jest znaczącym ułatwieniem dla pracodawców, gdyż 50-letni, dotychczas obowiązujący okres przechowywania akt osobowych pracowników wiązał się przede wszystkim z kosztami ich magazynowania, zabezpieczenia przed zniszczeniem itp. Po upływie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, pracodawca powinien wydać pracownikowi jego akta osobowe do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jeżeli pracownik nie odbierze swojej dokumentacji w tym czasie, pracodawca ma obowiązek zniszczyć akta osobowe w terminie do 12 miesięcy po upływie terminu przeznaczonego na odbiór.

Pracodawca, który zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy, jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Jak stanowi art. 94⁵ K.p., w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje dla tego pracownika dotychczasową dokumentację pracowniczą. Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji biegnie w takim przypadku od daty ustania najpóźniej nawiązanego stosunku pracy.

Ustawodawca dopuszcza możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, jednak tylko dla pracowników zatrudnionych pomiędzy 1999 a 2018 r. Aby skorzystać z tej możliwości, pracodawca musi:

Złożyć w ZUS-ie oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW.
Przekazać do ZUS-u raport informacyjny ZUS RIA.

Złożenie ZUS RIA skróci okres przechowywania nie tylko akt osobowych, lecz także innych dokumentów, które do tej pory należało przechowywać przez 50 lat, takich jak listy płac, karty wynagrodzeń czy inne dokumenty, na podstawie których było wypłacane wynagrodzenie i co się z tym wiąże, były one podstawą ustalenia przez ZUS wymiaru renty czy emerytury.

Porównanie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej

Dodatkowe obowiązki pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników

Na pracodawców nakładane są liczne obowiązki, które w wielu przypadkach uzależnione są od wielkości zatrudnienia. W celu określenia dodatkowego zakresu obowiązków pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, punktem wyjścia powinno być prawidłowe ustalenie stanu zatrudnienia.

Kluczową kwestią, jeżeli chodzi o obligatoryjność wprowadzenia regulaminu pracy, jest wielkość zatrudnienia na poziomie co najmniej 50 pracowników. Co do zasady taki pracodawca ma obowiązek prawny posiadania regulaminu pracy. W liczbie 50 pracowników, o której mowa, uwzględnia się jedynie osoby pozostające w stosunku pracy. Stan zatrudnienia określamy jako liczbę zatrudnionych pracowników, a nie liczbę pełnych etatów. Należy mieć również świadomość, że z dniem zatrudnienia 50. pracownika pracodawca ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy.

Podobnie, jak w przypadku regulaminu pracy, pracodawca z dniem zatrudnienia 50. pracownika jest zobowiązany do wprowadzenia regulaminu wynagradzania.

Nieco inne kryteria w stosunku do ustalenia wielkości zatrudnienia obowiązują w kwestii tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Obowiązek ten został sprecyzowany w art. 3 Ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W zakładzie pracy mimo zatrudniania co najmniej 50 pracowników można postanowić o nietworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Kolejny obowiązek nałożony został na zakłady pracy przez ustawę z dnia 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. Określa ona warunki informowania pracowników i przeprowadzania z nimi konsultacji oraz zasady wyboru rady pracowników. Powyższe przepisy zobowiązani są stosować pracodawcy wykonujący działalność gospodarczą i zatrudniający jednocześnie co najmniej 50 pracowników. Liczby tej nie ustala się na konkretny dzień, ale określa się ją na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych w ramach stosunku pracy w okresie ostatnich 6 miesięcy przed dniem powiadomienia o wyborach członków rady pracowników.

Obowiązki Pracodawcy

Dokumenty, których nie należy przechowywać w aktach osobowych

PIT-2 ani inne dokumenty związane z podatkami, dokumenty ubezpieczeniowe oraz PPK nie są przechowywane w aktach osobowych ani pod listami płac. Zakaz przechowywania tych dokumentów wynika z faktu, że zawierają one dane ponadwymiarowe, np. o obywatelstwie i NIP, które nie zostały wymienione w art. 22¹ § 1 i 3 Kodeksu pracy. Dokumenty te powinny być przechowywane wraz z dokumentacją rozliczeniową płatnika. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z dnia 12 lipca 2019 r. wskazało, że dokumenty te nie są dokumentacją związaną ze stosunkiem pracy, a ich przechowywanie wynika z innych podstaw prawnych. Zarówno dokumenty w zakresie obowiązków ubezpieczeń społecznych, jak i podatkowych należy przechowywać przez okres pięciu lat, a więc krótszy niż przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dokumentów tych nie należy także przechowywać w dokumentacji płacowej, albowiem jest ona częścią dokumentacji pracowniczej.

CV i list motywacyjny nie są dokumentami pracowniczymi, więc ich nie umieszczamy w aktach osobowych.

Aktu małżeństwa nie można pobierać i przechowywać w dokumentacji pracowniczej. Aktów zgonu także nie można pobierać i przechowywać w dokumentacji pracowniczej w przypadku ubiegania się przez pracownika o urlop okolicznościowy, z wyjątkiem sytuacji opisanej powyżej w kontekście urlopu wychowawczego lub śmierci pracownika.

Oświadczenie o warunkach lokalowych i technicznych dot. BHP nie jest dokumentem pracowniczym i nie powinno być przechowywane w aktach osobowych.

Dokumenty związane z wypadkami przy pracy przechowujemy poza dokumentacją pracowniczą oraz przez okres 10 lat.

Dokumenty związane z chorobami zawodowymi w praktyce przyjmuje się, że należy przechowywać przez okres wskazany w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych.

Przykłady dokumentów nieprzechowywanych w aktach osobowych

tags: #dokumentacja #zakladowa #zatrudnienie #powyzej #50 #osob