Delegacja zagraniczna, zwana potocznie wyjazdem służbowym, jest istotnym elementem funkcjonowania wielu firm, choć często wiąże się z licznymi wątpliwościami zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. W Kodeksie pracy nie znajdziemy dokładnej definicji podróży służbowej, jednak podróż służbowa zapewnia pracownikowi dietę, nocleg i zwrot kosztów. Delegacja to określenie zwyczajowe, natomiast podróż służbowa oznacza wykonywanie zadania poza miejscem pracy na polecenie pracodawcy (art. 77⁵ §1 KP). W przypadku podróży służbowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów poniesionych w związku z pełnieniem obowiązków służbowych.
Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi koszty związane z transportem, noclegiem oraz wyżywieniem. Jeśli pracownik rozchoruje się podczas podróży służbowej, przysługuje mu również zwrot pieniędzy za zakup niezbędnych leków. Koszty związane z przewozem samolotem bagażu osobistego do 30 kg są zwracane, jeśli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie. Możliwy jest również zwrot kosztów związanych z udokumentowanym leczeniem i z zakupionymi, niezbędnymi lekami (nie dotyczy chirurgii plastycznej, nabycia protez ortopedycznych i dentystycznych oraz zakupu okularów). W razie zgonu pracownika pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
Podróż służbowa a oddelegowanie - kluczowe różnice
Głównym problemem przedsiębiorców jest rozróżnienie pojęcia oddelegowania oraz podróży służbowej. Z oddelegowaniem pracownika mamy do czynienia, gdy przedsiębiorca wyśle (przydzieli) pracownika do wykonywania pracy na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę, co wiąże się ze zmianą wskazanego w umowie miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka następuje poprzez zastosowanie aneksu do umowy zmieniającego warunki pracy. Podróż służbowa to taka podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jego pracy. Wynikające z organizacji pracy stałe wykonywanie zadań w różnych miejscach i terminach przez samego przedsiębiorcę lub jego pracownika NIE JEST podróżą służbową. A co za tym idzie - podczas oddelegowania czy zmian miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, które dostępne są dla pracowników udających się w podróż służbową.
Delegowanie pracowników za granicę to po prostu podróż służbowa, podczas której pracownik przez stosunkowo krótki okres czasu - przeważnie nieprzekraczający kilku bądź kilkunastu dni - wykonuje swoje obowiązki poza stałym miejscem ich realizacji. Oddelegowanie pracownika za granicę jest poleceniem służbowym, zgodnie z którym pracownik zostaje zobowiązany do wykonywania swoich dotychczasowych obowiązków służbowych za granicą, a więc w innym miejscu pracy niż dotychczas. Na mocy oddelegowania dochodzi do zmiany stałego miejsca wykonywania pracy.
Należności i koszty związane z delegacją zagraniczną
Wysokość diet zagranicznych określa Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r. Ich wysokość oczywiście różni się w zależności od kraju, w którym odbywa się podróż służbowa. Za każdą dobę zagranicznej podróży służbowej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę podróży:
- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety zagranicznej,
- ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety zagranicznej,
- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Gdy pracodawca zapewni pracownikowi całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacane jest w cenie karty okrętowej, pracownikowi przysługuje 25% diety. Natomiast, gdy pracodawca zapewnia częściowe wyżywienie:
- śniadanie - 15% diety,
- obiad - 30% diety,
- kolacja - 30% diety.
Zwrot kosztów noclegów następuje na podstawie przedłożonych przez pracownika faktur i rachunków. Gdy pracownik nie dostarczy rachunków hotelowych, wówczas przysługuje mu jedynie 25% limitu ryczałtu za nocleg. Co ważne, limit ten zależny jest od kraju, do którego pracownik został wysłany. Dojazdy w zagranicznej podróży służbowej rozlicza się identycznie jak w przypadku podróży służbowych krajowych. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z dworca i do dworca (lotniska, portu) w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą lub w miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej - 10% diety za każdą rozpoczętą dobę tej podróży (nie dotyczy pracowników, którzy odbywają podróż samochodem).
Zaliczki dla pracowników odbywających delegacje zagraniczne wypłacane są najczęściej w walucie docelowego kraju podróży. Za zgodą pracownika jej równowartość może być wypłacona również w walucie polskiej. Rozliczenie następuje w złotych, natomiast wydatki podane w walutach obcych przelicza się według kursu średniego NBP z dnia wypłaty zaliczki na złote.
Prawa pracownika a odmowa delegacji zagranicznej
Co do zasady, odmówienie oddelegowania za granicę jest możliwe, ale tylko w określonych sytuacjach. Polskie prawo pracy przewiduje kilka wyjątków, kiedy odmowa delegacji jest dopuszczalna bez ryzyka poniesienia negatywnych konsekwencji. Kobieta w ciąży oraz pracownik opiekujący się dzieckiem do lat 4 mają prawo odmówić delegacji bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji (art. 178 § 2 Kodeksu pracy). Oprócz kobiet w ciąży i pracowników wychowujących małe dzieci, prawo nie przewiduje innych okoliczności, które jednoznacznie pozwalałyby na odmówienie oddelegowania za granicę.
Odmówienie wyjazdu na delegację może być uzasadnione również w innych specyficznych przypadkach. Pracownik może odmówić wyjazdu, jeśli delegacja narusza jego prawa lub jest sprzeczna z warunkami zatrudnienia określonymi w umowie o pracę. Naruszenie warunków zatrudnienia określonych w umowie o pracę, np. wyjazd za granicę wiąże się z większymi wyzwaniami niż delegacje krajowe, dlatego prawo w tym zakresie jest nieco bardziej szczegółowe. Pracownik powinien być dokładnie poinformowany o warunkach pracy za granicą, takich jak czas trwania delegacji, miejsce pracy oraz wynagrodzenie (art. 103¹³ § 1 KP).
Jeżeli pracownik wykonuje pracę na polecenie pracodawcy poza stałym, czyli wskazanym w umowie o pracę, miejscem, to przysługują mu zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Delegacja zagraniczna, nawet trwająca kilka miesięcy, co do zasady mieści się w granicach poleceń służbowych, którym pracownik ma obowiązek się podporządkować - o ile są one zgodne z przepisami prawa i postanowieniami umowy o pracę. Samo określenie miejsca pracy w umowie nie oznacza automatycznego zakazu delegowania, a odmowa wyjazdu bez podstawy prawnej może wiązać się z konsekwencjami dyscyplinarnymi. Wyjątki przewiduje Kodeks pracy jedynie dla pracownic w ciąży oraz osób opiekujących się dzieckiem do lat 4.
Konsekwencje odmowy delegacji zależą od przyczyny odmowy oraz polityki firmy. Jeśli jednak odmowa oddelegowania za granicę jest uzasadniona i oparta na przepisach prawa, pracodawca nie ma prawa wyciągać negatywnych konsekwencji wobec pracownika. Podsumowując, odmowa delegacji przez pracownika jest możliwa, jednak wymaga indywidualnego podejścia i analizy każdej sytuacji.
Delegowanie pracowników w Unii Europejskiej
Do delegowania pracowników w UE zastosowanie mają określone przepisy. Wysyłając pracownika do pracy w firmie, którą posiadasz w innym kraju UE, musi Ciebie łączyć z delegowanymi pracownikami stosunek pracy. Również w odniesieniu do pracowników delegowanych przez agencje zatrudniające pracowników tymczasowych, musi istnieć stosunek pracy. W okresie delegowania musisz zagwarantować swoim pracownikom takie same warunki zatrudnienia jak te obowiązujące z mocy prawa lub powszechnie stosowanych umów zbiorowych w kraju przyjmującym. Jeżeli te warunki zatrudnienia w Twoim kraju są bardziej korzystne dla Twoich pracowników niż te obowiązujące w kraju przyjmującym, należy utrzymać te warunki w czasie trwania delegowania.
Jeżeli pracownicy są delegowani do innego kraju na okres nieprzekraczający 8 dni na rok, niektóre przepisy nie muszą być przestrzegane, jeżeli łączny czas trwania delegowania jest krótszy niż miesiąc. Pracodawca musi z wyprzedzeniem poinformować administrację kraju przyjmującego i złożyć wniosek o formularz PD A1 (tzw. formularz A1) do właściwej instytucji zabezpieczenia społecznego swojego kraju pochodzenia. Maksymalny okres, jaki można podać w formularzu, to 24 miesiące.
Pracownik w delegacji łatwym celem dla szpiegów
Pracownicy, którzy biorą udział w konferencjach, spotkaniach, targach, szkoleniach itp., nie są pracownikami delegowanymi, ponieważ w tym kontekście pracownicy nie świadczą usług w kraju przyjmującym. Każdy kraj UE udostępnia stronę internetową ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi delegowania pracowników za granicę. Na krajowych stronach internetowych można znaleźć punkty kontaktowe, które ze sobą współpracują i wymieniają się informacjami, monitorują warunki zatrudnienia podczas delegowania oraz badają domniemane przypadki naruszenia przepisów.
tags: #delegacja #zagraniczna #przerwanie #z #winy #pracownika