Pracownicy naukowi Uniwersytetu Wrocławskiego prowadzą aktywną współpracę z ośrodkami naukowymi i badawczymi na całym świecie. Uniwersytet nasz odwiedzają również goście zagraniczni i liczba ich wynosi ok. W związku z tym, kluczowe jest zrozumienie procedur dotyczących wyjazdów służbowych i delegacji zagranicznych.
Od dnia 5 października 2025 r. rezerwacji oraz zakupu biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych związanych z wyjazdami zagranicznymi dokonuje się indywidualnie przez osobę wyjeżdżającą - u dowolnego przewoźnika. Zakupu biletów zagranicznych można dokonać wyłącznie po uprzedniej akceptacji wniosku o wyjazd za granicę zgodnie z obowiązującym zarządzeniem nr 178/2023 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 13 lipca 2023 roku, ustalającego warunki i tryb delegowania oraz rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Wrocławskiego oraz refundowania kosztów wyjazdu osobom niebędącym pracownikami Uniwersytetu Wrocławskiego.
Procedurę należy rozpocząć nie później niż 14 dni przed planowanym wyjazdem. Koszty zakupu biletów muszą być uwzględnione we wniosku o wyjazd za granicę, przygotowanym zgodnie z przyjętymi procedurami w danej jednostce. Procedurę należy rozpocząć nie później niż 14 dni przed wyjazdem. Następnie przygotowane zostaną w systemie TETA dokumenty, które trafią do IFR do podpisu dyrekcji oraz osoby delegowanej.
Zasady zakupu biletów
Bilety mogą być zakupione wyłącznie w najtańszej klasie ekonomicznej i najkorzystniejszej dla osoby wyjeżdżającej, niezależnie od środka transportu. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy cena biletu w wyższej klasie jest niższa niż cena biletu w klasie ekonomicznej - wówczas dopuszcza się jego zakup pod warunkiem udokumentowania zaistniałego faktu. Płatność ze środków własnych osoby wyjeżdżającej, których zwrot nastąpi po zakończeniu zrealizowanego wyjazdu i jego rozliczeniu. Decyzja o wyborze formy płatności należy każdorazowo do osoby wyjeżdżającej. W przypadku braku możliwości uzyskania faktury (np. płatność kartą). Bilety na podróże zagraniczne można zamówić samodzielnie po uprzedniej akceptacji wniosku o wyjazd za granicę. Płatność może być wtedy zrealizowana przelewem przez UWr przed wyjazdem na podstawie faktury lub faktury pro forma, z zaliczki wypłaconej osobie wyjeżdżającej, lub ze środków własnych osoby wyjeżdżającej, których zwrot nastąpi po powrocie z wyjazdu i jego rozliczeniu.
Jeżeli wartość danego biletu lotniczego lub biletów lotniczych planowanych do zakupu w jedną lub obie strony przy wylocie tego samego dnia na tej samej trasie przekracza próg stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawa Zamówień Publicznych, konieczne jest sporządzenie wniosku o wszczęcie postępowania zgodnie z obowiązującą procedurą dotyczącą zamówień publicznych (zarządzenie nr 49/2023 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 9 marca 2023 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Wrocławskim ze zmianami).
Rozliczanie kosztów i dokumentacja
Pozostałe koszty związane z wyjazdem zagranicznym, ujęte we wniosku o wyjazd za granicę, są wypłacane i rozliczane na dotychczasowych zasadach obowiązujących na Uniwersytecie Wrocławskim. Osoba wyjeżdżająca w razie konieczności samodzielnie dokonuje wszelkich zmian i reklamacji, kontaktując się bezpośrednio z przewoźnikiem. Po powrocie z wyjazdu zagranicznego, w ustawowym terminie 14 dni roboczych, dokonywane jest rozliczenie pobranych środków. Można odpowiednio wcześniej starać się o wypłacenie zaliczki. Zaliczka na wyjazd wypłacana jest nie wcześniej niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem podróży służbowej.
Przy wyjazdach zagranicznych obowiązuje indywidualne ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków.
Delegacje dla osób niebędących pracownikami
Zakup biletów dla studentów, doktorantów, gości i zleceniobiorców Uniwersytetu Wrocławskiego, a także innych osób delegowanych lub zapraszanych na podstawie zawartego z nimi porozumienia/umowy odbywa się na zasadach analogicznych do obowiązujących pracowników Uniwersytetu Wrocławskiego.
Organizacja konferencji
W przypadku organizacji konferencji, podstawową i niezbędną rzeczą jest przygotowanie preliminarza konferencji, w którym zamieszcza się informacje dotyczące finansów oraz rozpisuje zadania organizacyjne i źródła finansowania. Preliminarz podpisuje kierownik naukowy konferencji, dyrektor IFR, pełnomocnik dziekana ds. Kwestiami finansowymi związanymi z organizacją konferencji zajmuje się w IFR p. Kwestiami organizacyjnymi związanymi z organizacją konferencji zajmuje się w IFR p. Po zakończeniu konferencji organizatorzy dokonują rozliczenia konferencji w oparciu o faktury, rachunki i zawarte umowy. Ostatecznym rozliczeniem jest aneks do preliminarza konferencji, rozpisujący wydatki w ostatecznej wysokości na poszczególne zadania. Każdorazowo aneks musi zostać zatwierdzony przez Dyrekcję IFR, pełnomocnika dziekana ds. Osobą w Dziale Kosztów UWr, która prowadzi sprawy finansowe konferencji naukowych jest p.
Wniosek o zgodę na dokonanie opłaty konferencyjnej należy złożyć nie później niż 30 dni przed ostateczną datą dokonywania wpłat. Do rozliczenia kosztów udziału w konferencji niezbędna jest faktura od organizatorów na dane ogólne Uniwersytetu Wrocławskiego.
Koszty delegacji krajowej
Koszt delegacji krajowej wylicza się następująco:
- wysokość diety krajowej - 45 zł/dzień (dieta pełna),
- ryczałt za nocleg - 67,50 zł/noc,
- ryczałt za dojazdy - 9 zł/dzień.
Na wyliczanie diety krajowej ma również wpływ zapewnione wyżywienie. Przedłożyć fakturę za transport (inny niż PKP) wystawioną na dane ogólne UWr lub rozliczenie tzw. Podać dokładną informację, które posiłki i w jakie dni były zapewnione w ramach delegacji. Koszt delegacji krajowej obejmuje również dietę podróżną (max. 1 dieta dzienna, w zależności od czasu trwania podróży) oraz fakturę za nocleg lub ryczałt za nocleg (25% limitu na nocleg określonego w tabeli na stronie BWM).
Informacje dodatkowe
Przed przyjazdem do Wrocławia lub przed wysłaniem dokumentów pocztą (kurierem), kandydaci na studia powinni sprawdzić adres składania dokumentów na konkretny kierunek studiów. Dokumenty na Uniwersytecie Wrocławskim przyjmowane są w różnych budynkach uniwersyteckich, w różnych częściach miasta. Komisja rekrutacyjna poprosi o kopię świadectwa maturalnego oraz oryginał do wglądu i podanie wydrukowane z systemu IRK. Dobrze jest mieć przy sobie dowód osobisty. Jeśli rekrutowałeś się np. na podstawie olimpiady, albo masz maturę międzynarodową, albo jesteś niepełnoletni - będziesz potrzebował dodatkowych dokumentów. Jeśli wysyłasz dokumenty pocztą lub kurierem, kopia świadectwa maturalnego musi być poświadczona notarialnie za zgodność z oryginałem. Jeśli dokumenty składa za Ciebie osoba trzecia, oprócz dokumentów musi mieć ze sobą upoważnienie.
tags: #delegacja #uniwerstet #wroclawski