Udział pracowników w różnego rodzaju szkoleniach służących rozwijaniu ich wiedzy oraz umiejętności służy z jednej strony podnoszeniu jakości i wydajności ich pracy, a z drugiej strony może być skutecznym narzędziem motywacyjnym, szczególnie wtedy, gdy koszty tych szkoleń są w całości lub w części ponoszone przez pracodawcę. Jednym z takich szkoleń, które mogą znacząco wpłynąć na rozwój zawodowy pracownika i jednocześnie podnieść jego kwalifikacje w branży transportowej, jest kurs na przewóz rzeczy.
Jednakże, kluczowym pytaniem, które często pojawia się w kontekście takich inwestycji w pracownika, jest to, czy wydatki na szkolenie pracownika stanowią przychód do opodatkowania. Analiza przepisów Kodeksu pracy oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pozwala na rozróżnienie sytuacji, w których koszt szkolenia jest neutralny podatkowo, od tych, w których stanowi on przychód pracownika.
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych zgodnie z Kodeksem pracy
Zgodnie z art. 17 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. W myśl art. 1031 § 1 kp przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.
Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:
- urlop szkoleniowy;
- zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
Ponadto, pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 1031 § 2-3 kp).
Wydatki na szkolenie pracownika a opodatkowanie
Jak stanowi art. 12 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa o PIT”), za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
W świetle powyższego, poniesiony przez pracodawcę koszt szkolenia pracownika stanowi co do zasady dla tego pracownika przychód ze stosunku pracy. Jednakże, jak stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 24 kwietnia 2008 roku (I SA/Łd 82/08), wartość szkolenia, na które pracodawca kieruje pracownika i które wiąże się z wykonywaniem przez niego obowiązków pracowniczych na określonym stanowisku, nie stanowi przychodu ze stosunku pracy.
Przykłady opodatkowania i zwolnienia
Przykład 1. Pracodawca skierował pracownika na szkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić, w czasie pracy i na swój koszt, przeszkolenie pracownika w zakresie BHP przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. To oznacza, że szkolenie w zakresie BHP wiąże się z wykonywaniem przez pracownika obowiązków na jego stanowisku pracy, zatem poniesiony przez pracodawcę koszt przeprowadzenia tego rodzaju szkolenia nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku pracy.
Przykład 2. Pracodawca wdrożył stworzony na swoje potrzeby system informatyczny dotyczący prowadzenia gospodarki magazynowej. Nowo zatrudniony pracownik ma wykonywać zadania związane z obsługą tego systemu. W tym celu na stosownym szkoleniu pracodawca zapoznał pracownika z zasadami funkcjonowania omawianego systemu. Wydatki na takie szkolenie również nie stanowią przychodu pracownika, ponieważ są bezpośrednio związane z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych.
Przykład 3. Pracodawca skierował pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. kontroli na studia podyplomowe w zakresie wykrywania nadużyć finansowych. W umowie strony ustaliły, że pracodawca pokryje połowę wartości opłat za te studia. Mamy więc w tym przypadku do czynienia z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, tj. zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy. Przychód osiągnięty przez pracownika, w postaci dofinansowania przez pracodawcę opłat za studia, nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, gdyż omawiane świadczenie pracodawcy zostało przyznane zgodnie z odrębnymi przepisami, a dokładnie z art. 1033 kp.
Koszt wspomnianych wyżej szkoleń, w których udział nie wiąże się dla pracownika z powstaniem przychodu ze stosunku pracy, z oczywistych względów nie skutkuje koniecznością zapłacenia przez pracownika podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu udziału w takich szkoleniach - skoro nie ma przychodu (dochodu), to nie ma podstaw do naliczenia podatku.
Natomiast koszt pozostałych szkoleń stanowi przychód ze stosunku pracy, w postaci świadczenia nieodpłatnego, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, chyba że zachodzą przesłanki do zwolnienia tego przychodu z opodatkowania.
Zwolnienie z opodatkowania przy podnoszeniu kwalifikacji
W myśl art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.
W interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 grudnia 2022 roku (0115-KDIT2.4011.547.2022.2.HD) wskazany wyżej przepis zinterpretowano następująco: „Z powyższego przepisu wynika, że warunkiem zastosowania tego zwolnienia jest, aby świadczenie to zostało przyznane pracownikowi, zgodnie z odrębnymi przepisami. Do odrębnych przepisów należy zaliczyć ustawę Kodeks pracy, która w art. 102 reguluje kwestie wymaganych kwalifikacji zawodowych, a w art. 1031-1036 - kwestie dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników. […] przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Zatem przez kwalifikacje zawodowe pracowników należy rozumieć kwalifikacje wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Za kwalifikacje zawodowe uważa się wszelką wiedzę niezbędną do wykonywania przez pracownika pracy i pełnionych obowiązków”.
W dalszej części wydanej przez siebie interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że poniesiony przez pracodawcę koszt szkolenia pracownika, w celu podniesienia jego kwalifikacji zawodowych, na warunkach określonych w art. 1031 i nast. kp, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, jednak przychód ten zwolniony jest z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 wspomnianej ustawy.
Warto dodać, że wspomniany przychód ze stosunku pracy, zwolniony z opodatkowania, nie podlega też uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, gdyż zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 29 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy tej nie stanowią przychody w postaci świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.
Szkolenia na przewóz rzeczy - czy pracodawca musi finansować?
Szczególnym przypadkiem, który często budzi wątpliwości, są obowiązkowe szkolenia dla kierowców zawodowych, w tym kursy na przewóz rzeczy. Zgodnie z art. 9413 Kodeksu pracy, jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę, oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika.
Jednakże, przepisy ustawy o transporcie drogowym wprowadzają pewne specyficzne regulacje dotyczące szkoleń kierowców. Zgodnie z art. 39l ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym, przedsiębiorca lub inny podmiot wykonujący przewóz drogowy jest obowiązany jedynie do kierowania kierowców na szkolenia okresowe. Natomiast, zgodnie z ust. 2 tego artykułu, przedsiębiorca może fakultatywnie pokryć koszty szkoleń okresowych kierowcy, aczkolwiek nie ma takiego obowiązku.
Oznacza to, że w przypadku obowiązkowych szkoleń okresowych dla kierowców zawodowych, ustawa o transporcie drogowym nie nakłada na pracodawcę bezwzględnego obowiązku finansowania tych szkoleń. Pracodawca może zdecydować się na pokrycie tych kosztów, traktując to jako inwestycję w rozwój kompetencji pracownika, co może przynieść korzyści firmie, np. poprzez utrzymanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa i profesjonalizmu w transporcie. Niemniej jednak, jeśli szkolenie nie wynika z przepisów prawa pracy w sposób bezpośredni, a jedynie z przepisów branżowych, a pracodawca nie zdecyduje się na jego sfinansowanie, pracownik może być zobowiązany do poniesienia tych kosztów samodzielnie.
Warto zaznaczyć, że czas przeznaczony na szkolenie okresowe kierowcy, jeśli odbywa się ono w godzinach pracy lub na polecenie pracodawcy, może być wliczany do czasu pracy. Jednakże, w praktyce często zdarza się, że pracownicy decydują się na wykorzystanie urlopu na czas szkoleń.
Podsumowanie
Pracodawca ma obowiązek ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych, a finansowanie szkoleń, które są niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku lub które mają na celu podniesienie kwalifikacji zawodowych pracownika zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, zazwyczaj nie stanowi przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu. W takich przypadkach, koszty szkolenia są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, a także z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
W przypadku szkoleń na przewóz rzeczy, które są obowiązkowe zgodnie z przepisami prawa transportowego, ustawa o transporcie drogowym nie nakłada na pracodawcę obowiązku ich finansowania. Pracodawca może zdecydować się na pokrycie tych kosztów dobrowolnie, co jest korzystne dla pracownika i może wpłynąć pozytywnie na jakość świadczonych usług transportowych. Jeśli jednak pracodawca nie zdecyduje się na finansowanie, a szkolenie nie wynika z bezpośrednich obowiązków pracowniczych w rozumieniu Kodeksu pracy, pracownik może być zobowiązany do poniesienia kosztów we własnym zakresie.
Podkreśla się, że kluczowe jest rozróżnienie, czy dane szkolenie jest bezpośrednio związane z wykonywaniem obowiązków pracowniczych, czy też stanowi dobrowolne podnoszenie kwalifikacji. W przypadku szkoleń obowiązkowych, które wynikają z przepisów prawa pracy lub są niezbędne do wykonywania pracy, pracodawca ponosi koszty. W przypadku szkoleń branżowych, takich jak niektóre kursy na przewóz rzeczy, pracodawca ma możliwość, ale nie obowiązek, ich finansowania.
tags: #czy #pracodawca #placi #za #kurs #na