Od 1 grudnia 2018 roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) udostępnia elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) płatnikom składek, takim jak pracodawcy. Jest to znaczące ułatwienie w procesie zarządzania nieobecnościami pracowników z powodu choroby.
Elektroniczne zwolnienia lekarskie e-ZLA w PUE ZUS stanowią podstawę do wypłaty świadczeń chorobowych. Lekarz, wystawiając zwolnienie dla pracownika, wysyła je elektronicznie do ZUS. Informacja o zwolnieniu pojawia się następnie w profilu pracodawcy na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.
Od 1 stycznia 2023 roku każdy płatnik składek, niezależnie od liczby zatrudnionych osób, musi posiadać konto na PUE ZUS. Chociaż lekarze obowiązkowo wystawiają e-ZLA już od 1 grudnia 2018 roku, zdarzały się sytuacje, gdy pracownik nie był świadomy obowiązku otrzymania papierowego wydruku zwolnienia (ZLA) z powodu braku konta pracodawcy na PUE.
Jak działa system e-ZLA?
Lekarz, po zdiagnozowaniu niezdolności do pracy, wystawia elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA). System automatycznie uzupełnia dane identyfikacyjne pacjenta. Lekarz wybiera z listy odpowiedni kod statystyczny choroby, na przykład po wpisaniu fragmentu jej nazwy. Może również skierować pacjenta na rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej ZUS. W przypadku chorób przewlekłych lub konieczności wydania orzeczenia przez lekarza orzecznika ZUS, proces może wymagać dodatkowych kroków.
Elektroniczne zwolnienia są wysyłane bezpośrednio do ZUS. ZUS następnie udostępnia je płatnikowi składek (np. pracodawcy) na jego profilu w PUE ZUS, zazwyczaj w dniu następującym po otrzymaniu e-ZLA. Informacja o zwolnieniu jest dostępna dla pracodawcy od momentu jej wystawienia przez lekarza.
Dla pracodawców, którzy nie są płatnikami zasiłków, ZUS nie wypłaca zasiłku automatycznie na podstawie samego zwolnienia. Aby zasiłek został wypłacony, płatnik musi złożyć odpowiedni wniosek. W przypadku e-ZLA jest to druk Z-3 (dla pracownika) lub Z-3a (dla ubezpieczonego z innego tytułu, np. zleceniobiorcy). W przypadku nieprzerwanej nieobecności chorobowej, płatnik również wysyła druk Z-3 lub Z-3a, ale wypełnia go tylko częściowo.
Obowiązki pracodawcy i pracownika
Pracodawca, który posiada konto na PUE ZUS, może odebrać zwolnienie lekarskie swojego pracownika bezpośrednio z platformy. Jeśli pracodawca nie ma profilu na PUE ZUS, pracownik powinien dostarczyć mu wydruk zwolnienia lekarskiego. W takim przypadku wydruk nie musi być przekazywany do ZUS, ponieważ elektroniczne zwolnienie trafia tam automatycznie po wystawieniu przez lekarza.
Ważne: Nawet jeśli pracodawca otrzymał elektroniczne zwolnienie lekarskie na swój profil PUE, pracownik nadal ma obowiązek poinformować go o przyczynie swojej nieobecności. Samo wpłynięcie ZUS ZLA na PUE nie jest równoznaczne z poinformowaniem pracodawcy o chorobie. Pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności.
Niedotrzymanie terminu poinformowania pracodawcy o nieobecności może być usprawiedliwione jedynie w szczególnych okolicznościach, takich jak obłożna choroba połączona z brakiem domowników lub inne zdarzenie losowe. Niewywiązanie się z tego obowiązku może stanowić ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego, co daje pracodawcy możliwość rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym z winy pracownika.
Kiedy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek?
Pracownik, który jest niezdolny do pracy z powodu choroby, ma prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego. To, kto wypłaca świadczenie, zależy od liczby dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym oraz liczby ubezpieczonych osób zgłoszonych przez pracodawcę do ZUS.
Wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca przez pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym dla pracowników poniżej 50. roku życia, a przez pierwsze 14 dni dla pracowników powyżej 50. roku życia. Od 34. dnia niezdolności do pracy (lub od 15. dnia dla osób powyżej 50. roku życia) zasiłek chorobowy wypłaca ZUS.
Okres zasiłkowy, czyli czas wypłaty wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego, jest limitowany i wynosi 182 dni. W przypadku ciąży lub gruźlicy okres ten może zostać wydłużony do 270 dni.
Kontrola zwolnień lekarskich
Zarówno ZUS, jak i pracodawca (jeśli zgłasza do ubezpieczenia więcej niż 20 pracowników) mogą prowadzić kontrole zwolnień lekarskich. Kontrole te mają na celu sprawdzenie, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z jego przeznaczeniem, czyli na powrót do zdrowia. Pracodawca może sprawdzić, czy pracownik nie wykonuje pracy dla innego podmiotu lub czy nie wykorzystuje zwolnienia na przykład na wakacje.
Jeśli pracownik przyjdzie do pracy, aby dostarczyć zwolnienie lub udać się na wizytę lekarską w firmie, pracodawca nie może wręczyć mu oświadczenia o wypowiedzeniu umowy. Jednakże, jeśli w wyniku kontroli lub innych działań pracodawca dowie się, że pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem, może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z jego winy (zwolnienie dyscyplinarne).
Jak rozpoznać, że nadszedł czas, aby opuścić firmę | Jocko Willink | Leif Babin | #ekstremalnewłasność
Zwolnienie lekarskie a zmiana pracodawcy
Podczas wizyty u lekarza wystawiającego e-ZLA, warto poinformować go o ustaniu zatrudnienia u byłego pracodawcy. Lekarz powinien zweryfikować listę pracodawców i wystawić zwolnienie dla aktualnego płatnika składek. Zwolnienia lekarskie powinny trafiać tylko do aktualnych pracodawców.
Podejrzenie naruszenia danych osobowych powinno być zgłaszane odpowiednim osobom, w tym Inspektorowi Ochrony Danych w ZUS.
Podsumowując, elektroniczne zwolnienia lekarskie znacznie usprawniły proces obiegu dokumentów. Pracodawcy mają łatwiejszy dostęp do informacji o nieobecnościach pracowników, co ułatwia zarządzanie kadrami i naliczanie świadczeń. Należy jednak pamiętać o wzajemnych obowiązkach zarówno pracodawcy, jak i pracownika, aby cały proces przebiegał sprawnie i zgodnie z przepisami.
tags: #czy #pracodawca #musi #wyslac #zwolnienie #pracownika