Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe odrębnie dla każdego pracownika. Przepisy Kodeksu pracy oraz inne akty prawne określają zasady gromadzenia, przechowywania i udostępniania tych dokumentów. Kluczową kwestią jest ochrona danych osobowych pracowników przed dostępem osób nieuprawnionych, ale jednocześnie zapewnienie dostępu do akt samym pracownikom lub ich uprawnionym przedstawicielom.
Przez wiele lat działy kadr w każdym przedsiębiorstwie prowadziły akta pracowników w formie papierowej i nikt nie zajmował się zapewnieniem bezpieczeństwa danych znajdujących się w tych dokumentach. Do akt mieli dostęp niemal wszyscy, a otrzymanie kopii dokumentów nie stanowiło żadnego problemu. Obecnie, po nowelizacjach Kodeksu pracy i implementacji przepisów RODO, dostęp do akt pracownika nie jest oczywisty - nawet jeżeli domaga się tego sam zainteresowany.
Pracodawca ma obowiązek udostępniania akt osobowych pracownikowi, którego one dotyczą. Ich treść musi ujawnić również sądom, inspektorom PIP, społecznym inspektorom pracy, pracownikom urzędów pracy, pracownikom ZUS. Zgodnie z przepisem art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy każdy pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (nazywane również w przepisach dokumentacją pracowniczą). Choć przepisy pozostawiają obecnie przedsiębiorcy względną swobodę wyboru formy przechowywania akt, żaden pracodawca nie może zrezygnować z zupełnego gromadzenia dokumentów dotyczących zatrudnienia i ich przechowywania.
Struktura i zawartość akt osobowych
Akta osobowe pracownika składają się z kilku części, z których każda zawiera specyficzne rodzaje dokumentów:
- Część A - w której znajdują się dokumenty związane z procesem rekrutacji (np. przesłane przez pracownika CV).
- Część B - w której znajdują się dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia (np. wnioski urlopowe, umowa o pracę, zakres obowiązków).
- Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. dokumenty dotyczące świadectwa pracy wydanego pracownikowi po zakończeniu stosunku pracy, oświadczenie o wypowiedzeniu umowy).
- Część D - w której należy przechowywać odpisy zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Wprowadzenie części D jest ułatwieniem, ponieważ przepisy wskazują obowiązek usunięcia informacji o karze po roku nienagannej pracy pracownika.
- Część E - w której przechowywane są dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Przepisy zakładają również możliwość samodzielnego podziału akt pracowniczych na części tematyczne. Każda z części akt pracowniczych może być podzielona na podczęści (np. A1, A2, A3) i w każdej z nich można przechowywać dokumenty powiązane ze sobą tematycznie.
Przechowywanie akt pracowniczych: forma i okres
Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie tradycyjnej (papierowej) albo w formie elektronicznej. W myśl aktualnych przepisów Kodeksu pracy dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Pracodawca ma obowiązek przechowywania akt osobowych przez okres zatrudnienia pracownika oraz dodatkowo przez okres 10 lat liczonych od daty ustania zatrudnienia.
Do końca 2018 roku co do zasady dokumentację pracowniczą należało przechowywać przez 50 lat, licząc od roku następnego, w którym ustał stosunek pracy. Od 2019 roku okres ten uległ skróceniu i dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania wynosi 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych wcześniej okres nie ulega zmianie i nadal wynosi 50 lat. Ustawodawca dopuszcza jednak możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, jednak tylko dla pracowników zatrudnionych pomiędzy 1999 a 2018 r.
Teczki osobowe pracowników, bez względu na to, w jakiej formie będą przechowywane (papierowej czy elektronicznej), powinny być szczególnie chronione przed dostaniem się w niepowołane ręce. Warto umieścić je w takich miejscach, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby. Akta przechowywane w wersji papierowej powinny mieć zapewnione warunki zabezpieczające dokumentację przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych.
Dostęp do akt pracowniczych - obowiązki pracodawcy
Pracodawca jako administrator danych osobowych zobowiązany jest do przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z tą ustawą na pracodawcy ciąży obowiązek zabezpieczania danych osobowych pracowników przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także ich ochrony przed dostępem osób nieuprawnionych. Zakaz dostępu osób trzecich nie oznacza jednakże, że przedsiębiorca lub działający w jego imieniu pracownik zatrudniony w dziale kadr może odmówić dostępu do dokumentacji samemu zainteresowanemu pracownikowi.
Od niedawna przepisy Kodeksu pracy regulują wprost zasady dostępu pracowników do ich akt osobowych. Regulacja nie pozostawia żadnych wątpliwości - pracownik może złożyć wniosek o wydanie dokumentacji, a pracodawca ma obowiązek ten wniosek uwzględnić.
Art. 94(12) Kodeksu pracy
Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:1) pracownika lub byłego pracownika albo2) osób, o których mowa w art. 94(9) § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika - złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Wniosek o wydanie kopii akt osobowych może dotyczyć ich całości lub części. Żądanie wydania kopii akt może zostać złożone przez: pracownika; byłego pracownika (niezależnie od sposobu ustania zatrudnienia); w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika: dzieci pracownika, jego małżonka oraz inne uprawnione osoby wskazane w przepisach.
Pracodawca jest związany wnioskiem pracownika o wydanie dokumentacji. We wniosku pracownik może wskazać, czy jest zainteresowany uzyskaniem kopii całości swoich akt osobowych, czy też ich części. Pracodawca nie może żądać od pracownika wskazania powodu domagania się dostępu do dokumentów ani wykazywania interesu prawnego w ich uzyskaniu.
W przypadku osób innych niż pracownik (np. dzieci czy małżonka zmarłego pracownika), pracodawca ma prawo żądania przedstawienia dokumentu stanowiącego podstawę wniosku - aktu zgonu pracownika oraz dokumentu stwierdzającego więź pomiędzy zmarłym pracownikiem a wnioskodawcą. Również w tym przypadku pracodawca nie ma prawa domagania się wskazania przyczyny wniosku.
Za wydanie dokumentów pracodawca nie może domagać się żadnej opłaty, w tym również opłaty związanej z faktycznym sporządzeniem kopii.
Kopia dokumentacji pracowniczej
Sposób wydania kopii akt
Sposób rozpoznania wniosku o wydanie kopii akt osobowych jest uzależniony od tego, w jakiej formie pracodawca przechowuje akta:
- Jeżeli akta osobowe są przechowywane w formie papierowej, pracodawca może wydać pracownikowi ich kopię w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę.
- Jeżeli akta są przechowywane w formie elektronicznej, dokumenty mogą zostać wydane w postaci elektronicznej albo w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Pracodawca jest zobowiązany do wydania pracownikowi kopii dokumentacji pracowniczej zgodnie z jego wnioskiem w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Trzydziestodniowy termin jest taki sam dla wszystkich kategorii wnioskodawców. Jeżeli pracodawca nie wyda wnioskodawcy żądanych dokumentów we wskazanym powyżej terminie, naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą.
Kwestią dopuszczalności przekazania akt osobowych innemu pracownikowi zajął się Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. W swojej interpretacji uznał, iż dział kadr ma prawo przekazać akta osobowe pracownika innej osobie zatrudnionej u danego pracodawcy pod warunkiem spełnienia dwóch przesłanek: osoba ta musi mieć upoważnienie nadane przez administratora danych, a dostęp do danych musi być niezbędny do wykonania jej obowiązków służbowych.
Pracodawca ma obowiązek wydania kopii akt osobowych na wniosek uprawnionych osób. Uprawnionym osobom przysługuje prawo żądania kopii całości albo części akt osobowych. Kopia powinna zostać wydana w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku złożonego przez osobę uprawnioną.
tags: #czy #pracodawca #moze #powierzyc #osobie #trzeciej