Pracodawca odpowiada za zapewnienie odpowiednich, bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w swoim zakładzie. Zatem jest obowiązany nie tylko spełnić minimalne wymagania bhp oraz ergonomii na stanowiskach pracy wyposażonych w monitory ekranowe, ale również zapewnić pracownikom pracującym przy obsłudze monitorów ekranowych okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza.
Kwestię obowiązku zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. Zgodnie z § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Przywołany § 8 rozporządzenia należy interpretować łącznie z § 2 pkt 4, na podstawie którego przez pracownika należy rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Z powyższego wynika, że obowiązek zapewnienia okularów korekcyjnych dotyczy pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.
Dobowy wymiar czasu pracy co do zasady wynosi 8 godzin. Zatem osoba, która pracuje przy komputerze przez 4 godziny ma prawo do powyższej refundacji. Gdyby jednak pracownik zatrudniony na pół etatu na pracę przy komputerze nie poświęcał całego czasu pracy, to taka refundacja by mu nie przysługiwała.
Brak jest przepisu, który określałby częstotliwość zapewnienia pracownikowi okularów korekcyjnych. Nie ma zatem podstaw do zwracania pracownikowi kosztów, jakie poniósł na zakup takich okularów wyłącznie na podstawie zaświadczenia lekarskiego, jakie uzyskał w ramach publicznej opieki zdrowotnej, czy prywatnych konsultacji. Przepisy nie przewidują również dopuszczalności refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze na podstawie zaświadczenia wydanego przez optometrystę. Stąd też w przypadku ubiegania się o taką refundację istnieje konieczność wykonania badań w placówce medycyny pracy.
Biorąc pod uwagę ciążący na pracodawcy obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, zgłoszenie pracodawcy przez pracownika pogorszenia stanu zdrowia, powinno stanowić podstawę dla pracodawcy do skierowania pracownika na badania profilaktyczne. Aktualnym orzeczeniem lekarskim jest bowiem orzeczenie stwierdzające stan zdrowia pracownika w dacie, w której ma być dopuszczony do pracy. Zachowuje ono aktualność w okresie w nim wymienionym, jednak staje się nieaktualne w przypadku wystąpienia w tym okresie zdarzeń, które mogą wskazywać na zmianę stanu zdrowia pracownika. Dlatego pogorszenie wzroku pracownika należy traktować jako zmianę jego stanu zdrowia, uzasadniającą konieczność wcześniejszego skierowania go na badania lekarskie.
Kogo dotyczy obowiązek zapewnienia okularów?
Obowiązek zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych dotyczy każdej osoby zatrudnionej przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującej w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Powołany przepis należy interpretować łącznie z § 2 pkt 4 rozporządzenia definiującym pracownika. Stanowi on, iż pod pojęciem pracownika rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.
Rozporządzenie nie wprowadza dodatkowych warunków powstania obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych. W szczególności z żadnego przepisu nie wynika, iż przedmiotowy obowiązek dotyczy wyłącznie pracowników pracujących przy komputerach stacjonarnych. Ustawodawca wskazuje natomiast, iż obowiązek ten dotyczy pracowników zatrudnionych na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Pojęcie to jest bardzo ogólne.
Powyższy pogląd potwierdził Główny Inspektor Pracy w stanowisku z dnia 21 grudnia 2012 r. Stanął on na stanowisku, iż „z § 8 cytowanego rozporządzenia z 1 grudnia 1998 r. nie wynika, że obowiązek refundowania kosztów okularów korygujących wzrok dla pracowników dotyczy jedynie pracowników zatrudnionych przy komputerach stacjonarnych. Warunkiem jednak jest, aby monitor ekranowy stanowił stałe wyposażenie stanowiska pracy danego pracownika, w tym sensie, że jego stanowisko pracy może zostać zaliczone do grupy stanowisk pracy objętych przepisami rozporządzenia. Wyłączenie pracowników zatrudnionych przy przenośnych komputerach (laptopach) spod działania tego rozporządzenia może mieć miejsce wtedy, gdy ich czas pracy jest mniejszy niż połowa dobowego wymiaru czas pracy lub laptop nie jest przeznaczony do użytkowania na danym stanowisku pracy, co wynika z § 3 pkt 4 rozporządzenia. W ocenie Głównego Inspektoratu Pracy również pracownicy zatrudnieni przy monitorach ekranowych komputerów przenośnych (laptopów) mogą być uznani za pracowników, którym przysługują okulary korygujące wzrok refundowane ze środków pracodawcy, jeżeli laptop jest narzędziem pracy pracownika przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.”
Zatem jeżeli lekarz medycyny pracy w czasie badań profilaktycznych stwierdził konieczność stosowania okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze, pracodawca nie może odmówić pracownikowi zapewniania okularów korekcyjnych z uwagi na okoliczność, iż pracownik ten pracuje na stanowisku wyposażonym w laptop.
Osoby, które spędzają połowę czasu pracy przed komputerem, mają możliwość uzyskania dofinansowania na zakup okularów korekcyjnych. Zgodnie z przepisami pracownik, który przez co najmniej 4 godziny dziennie będzie wykonywał obowiązki przy komputerze, musi przejść badania okulistyczne. Na tej podstawie lekarz wydaje orzeczenie o konieczności pracy w okularach korekcyjnych.
Listopadowa nowelizacja rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe rozszerza obowiązki pracodawców. Kluczowe są wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Zaznaczyć należy, że zaświadczenie lekarskie musi wystawić lekarz podczas okresowych badań pracowniczych. Zgodnie z przepisami pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia okularów lub szkieł na podstawie zaświadczenia wystawionego przez lekarza podczas „wizyty prywatnej”.
Zgodnie z rozporządzeniem okulary lub szkła przysługują każdej osobie zatrudnionej przez pracodawcę, w tym praktykantowi i stażyście, użytkującemu w czasie pracy monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.
Dopłata do okularów i soczewek kontaktowych przysługuje:
- Osobom zatrudnionym na umowę o pracę;
- Pracownikom, jeśli każdego dnia spędzają przed monitorem ekranowym co najmniej 4 godziny (dotyczy to osób pracujących na komputerach stacjonarnych, korzystających z laptopów, tabletów czy smartfonów);
- Pracownikom, jeśli otrzymają zaświadczenie od lekarza wskazujące na potrzebę stosowania okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Zaświadczenie otrzymuje się podczas wykonywania okresowych badań np. wstępnych do pracy czy okresowych. W sytuacji, gdy dana osoba czuje, że jej wzrok się pogarsza, jednak w najbliższym czasie nie ma obowiązku odbycia badań okresowych, może zwrócić się do pracodawcy o skierowanie na dodatkowe badania.
Sposób realizacji obowiązku przez pracodawcę
Przepisy nie regulują jak pracodawca powinien zrealizować ten obowiązek. Oznacza to, że sposób realizacji obowiązku zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych pracodawca powinien sprecyzować w aktach wewnętrzzakładowych. Warto tu przypomnieć, że zgodnie z art. W praktyce pracodawca, po rozeznaniu rynkowym, może wprowadzić w swoich aktach wewnętrznych ograniczenia kwotowe. Wskazać, że zobowiązuje się do zapewnienia okularów i szkieł kontaktowych do określonej ceny. Możliwe jest również wprowadzenie zastrzeżenia, że pracownicy mogą uzyskać sfinansowane przez pracodawcę okulary lub szkła kontaktowe w określonych odstępach czasu np.
Pracodawca powinien w aktach wewnętrznych uregulować również kwestie rozliczenia z pracownikiem zakupu okularów lub soczewek korekcyjnych. Co do zasady pracownik sam dokonuje zakupu, a następnie przedkłada fakturę lub rachunek. Na jednym z tych dokumentów muszą znaleźć się dane osobowe pracownika, który będzie ubiegać się o zwrot środków za zakup.
Zwrot za okulary lub soczewki kontaktowe zwykle odbywa się na 3 sposoby - jako:
- Zapłata za okulary/soczewki w postaci pieniężnej,
- Zwrot poniesionych kosztów za soczewki,
- Zakupienie soczewek.
W celu ustalenia, w jaki sposób otrzyma się dofinansowanie, w pierwszej kolejności warto skontaktować się z działem, który zajmuje się tym zagadnieniem. Najczęściej jest to dział HR, dział kadr lub dział księgowości. Wówczas uzyska się szczegółowe informacje na temat tego, w jaki sposób można ubiegać się o dofinansowanie na okulary/soczewki kontaktowe.
Wysokość i częstotliwość zwrotu za okulary
Przepisy nie wskazują kwoty, do jakiej pracodawca powinien ponosić koszty zakupu okularów lub szkieł kontaktowych. W związku z tym pracodawca ma prawo do wdrożenia regulacji w tej kwestii i ustalenia kwoty takiej refundacji. Część firm przyjmuje w wewnątrzzakładowym regulaminie obowiązującym w danym zakładzie pracy zapis wskazujący maksymalną wysokość kwoty w przypadku refundacji okularów. Ustalony próg zwrotu nie powinien być niższy od kosztu robocizny i zakupu szkieł o charakterystyce zatwierdzonej przez lekarza oraz oprawek w przynajmniej podstawowym standardzie.
Przepisy nie regulują częstotliwości, w jakiej pracodawca powinien dokonywać zwrotu za okulary. Ma on prawo do ustalenia, jak często przysługuje pracownikom refundacja. Przykładowo w regulaminie może znajdować się zapis, że pracodawca refunduje okulary do wysokości 500 zł, nie częściej niż raz na 5 lat lub w przypadku wcześniejszego badania profilaktycznego.
Zgodnie z obowiązującymi zapisami Kodeksu pracy oraz za sprawą rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, pracownikom, którzy wykorzystują okulary korygujące wzrok do pracy, przysługuje refundacja okularów przez pracodawcę. Okulary korygujące wzrok traktowane są tu bowiem jako element środków BHP dla pracowników zatrudnionych przy monitorze komputera i choć samo przyznanie refundacji jest zależne od czasu spędzonego przed monitorem ekranowym czy charakteru pracy, w praktyce do refundacji okularów przez pracodawcę kwalifikuje się bardzo wielu (często nieświadomych tego) pracowników.
Obowiązkiem pracodawcy jest pokrycie kosztów całych okularów korekcyjnych (szkła + oprawki). Mogą być one podstawowe, muszą jednak umożliwiać prawidłowe widzenie. Zdarza się, że są to kwoty wyjątkowo niskie rzędu 100-200 złotych. Jest to niezgodne z przepisami prawnymi. Jest to niezgodne z przepisami prawnymi. Obowiązkiem pracodawcy jest pokrycie kosztów całych okularów korekcyjnych (szkła + oprawki). Mogą być one podstawowe, muszą jednak umożliwiać prawidłowe widzenie. Okazuje się natomiast, że refundacja okularów w wysokości wspomnianych 200 złotych wystarcza jedynie na szkła. Warto jednak podkreślić, że pracodawca nie musi finansować oprawek i szkieł z górnej póki - dofinansowanie rzędu np. 400 złotych wystarczy na podstawowe oprawki i szkła.
Praca przy komputerze | Jak dbać o wzrok | Blue Control ?!
Podstawa prawna i podatkowa
Podstawa prawna to art. 207 § 2 Kodeksu pracy oraz Rozporządzenie Ministra Pracy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracownik, który korzysta z monitora przez co najmniej połowę dobowej normy pracy powinien otrzymać od pracodawcy skierowanie do wykonania badań profilaktycznych. W razie uznania przez lekarza konieczności stosowania okularów korekcyjnych do pracy ma także prawo do refundacji kosztów wykonania takich okularów.
Wartość zwrotu kosztów za zakup wyrobów okulistycznych to dla pracownika z reguły przychód ze stosunku pracy. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym świadczenia rzeczowe, ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych. Prawo do zwolnienia z opodatkowania nie obowiązuje, jeżeli badania, w ramach których wydano zalecenia noszenia okularów, nie zostały przeprowadzone na podstawie skierowania z miejsca pracy. Również w przypadku niespełnienia choćby jednego z warunków zwrotu powstaje obowiązek podatkowy po stronie pracownika. Przykładowo ma to miejsce w sytuacji, gdy pracownik, który dostał refundację za zakup okularów, pracuje przy monitorze ekranowym poniżej 4 godzin dziennie.
Kodeks Pracy ustanawia ogólne wytyczne dotyczące tworzenia bezpiecznych i zdrowych warunków pracy, w tym uwzględnienia potrzeb zdrowotnych pracowników. Natomiast wspomniane rozporządzenie szczegółowo opisuje wymagania związane z użytkowaniem monitorów ekranowych. Zwrot kosztów obejmuje jedynie okulary niezbędne do pracy przy komputerze. Szczegółowe zasady refundacji mogą być określone w wewnętrznych regulaminach firmy lub układach zbiorowych pracy.
Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów okularów korekcyjnych, jeśli badania okulistyczne wykażą, że pracownik potrzebuje ich do pracy przy komputerze. Szczegółowe zasady dotyczące refundacji, takie jak jej wysokość czy częstotliwość, powinny zostać określone w regulaminie pracy lub innych wewnętrznych dokumentach organizacji. To właśnie tam znajdują się informacje o maksymalnej kwocie wsparcia oraz procedurach, jakie należy spełnić.
Refundacja dotyczy wyłącznie okularów niezbędnych do wykonywania obowiązków przy monitorze ekranowym. Na początek konieczne jest poddanie się badaniom okulistycznym, które potwierdzą potrzebę noszenia okularów podczas pracy przy komputerze. Kolejnym etapem jest zakup okularów korekcyjnych i zachowanie faktury jako dowodu transakcji. Gdy już zgromadzone zostaną wszystkie niezbędne dokumenty - czyli zaświadczenie od lekarza oraz faktura - należy je dostarczyć do działu kadr lub innej jednostki odpowiedzialnej za realizację zwrotu w firmie. Zwrot odbywa się na zasadach ustalonych w firmowym regulaminie pracy lub układzie zbiorowym. Proces ten opiera się na spełnieniu kilku formalności: wykonaniu badań okulistycznych, dostarczeniu odpowiedniego zaświadczenia oraz prawidłowej faktury zakupu.
Praca przy komputerze wymaga nie tylko odpowiednich okularów korekcyjnych, ale także codziennej troski o zdrowie oczu. Długotrwałe wpatrywanie się w ekran może prowadzić do suchości oczu, uczucia pieczenia oraz tzw. zespołu widzenia komputerowego. Aby temu zapobiec, warto stosować krople do oczu, które nawilżają gałkę oczną i łagodzą dyskomfort. Dodatkowo zaleca się regularne przerwy od monitora, na przykład co 20 minut, oraz ćwiczenia relaksacyjne dla oczu, takie jak patrzenie na odległe przedmioty.
Zazwyczaj nie jest trudno uzyskać refundację okularów. Wystarczy badanie okresowe wskazujące na problemy z prawidłowym widzeniem. Wada wzroku zawsze musi być poświadczona oświadczeniem lekarskim. Oznacza to, że pracodawca powinien wystawić pracownikowi skierowania do specjalisty. Badanie odbywa się w ciągu jednego dnia pracy. Problematyczne może okazać się natomiast uzyskanie refundacji na zakup soczewki kontaktowe. Pracodawca nie jest zobowiązany prawnie do refundacji soczewek kontaktowych, chyba że lekarz przeprowadzający badanie wzroku uzna wyraźnie, że pracownik powinien wykonywać swoje obowiązki na stanowisku pracy właśnie w soczewkach. Zwykle więc pracodawca refunduje okulary korekcyjne jako całość, a więc szkła wraz z oprawkami. Zawsze jednak można poprosić pracodawcę o zwrot poniesionych kosztów do soczewek. Jeżeli ten się nie zgodzi - wówczas można zdecydować się na zakup okularów korygujących.
Wielu pracodawców decyduje się wręcz podnieść deklarowaną kwotę refundacji okularów korekcyjnych dla pracowników tak, by ci mogli skorzystać z możliwości wzbogacenia szkieł o dodatkową powłokę zabezpieczającą oczy przed szkodliwym działaniem światła niebieskiego. Osoby starające się o refundację okularów przez pracodawcę mogą liczyć też na coraz szerszy wybór ciekawych i modnych oprawek znanych producentów w atrakcyjnych cenach. Przy odpowiednio dopasowanych szkłach i nieco wyższej kwocie refundacji u pracodawcy można dziś postawić nawet na oprawki Ray-Ban, Michael Kors czy Oakley, które nie tylko charakteryzują się wysoką jakością wykonania, ale przede wszystkim wyglądem nawiązującym do najbardziej aktualnych trendów.
tags: #czy #pracodawca #ma #obowiazek #zaopatrzyc #w