Zaświadczenie o zatrudnieniu to oficjalny dokument wystawiany przez pracodawcę na prośbę pracownika, który potwierdza fakt zatrudnienia w danej firmie. Zawiera podstawowe informacje o umowie o pracę, takie jak rodzaj umowy, stanowisko, wymiar etatu, a często także informacje o wynagrodzeniu. Dokument ten nie jest regulowany przepisami prawa pracy, ale jest powszechnie stosowany w praktyce i potrzebny w wielu sytuacjach, takich jak na przykład ubieganie się o kredyt.
Pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu. Dokument taki potwierdza fakt pozostawania w zatrudnieniu oraz określa podstawowe zasady stosunku pracy. Z przepisów prawa nie wynika jednolity wzór zaświadczenia o zatrudnieniu. Często instytucje, które oczekują jego przedłożenia opracowują własne wytyczne dla tego dokumentu. Zazwyczaj pracodawcy nie robią trudności i wydają omawiany dokument.
Jednakże niektórzy z nich odmawiają wydawania zaświadczeń o zatrudnieniu lub wprowadzają ograniczenia w ich wydawaniu. Nie istnieje bowiem prawny obowiązek wydawania takich dokumentów, który wynikałby wprost z obowiązujących przepisów. Kwestia ta była jednak przedmiotem rozważań doktryny oraz judykatury.
Dlaczego zaświadczenie o zatrudnieniu jest potrzebne pracownikowi?
Zaświadczenie o zatrudnieniu jest niezwykle istotnym dokumentem, który niejednokrotnie przechyla szalę uzyskania kredytu przez pracownika. Coraz powszechniejszym staje się wymóg instytucji bankowych i nie tylko, by klient, który chce uzyskać kredyt bądź zakupić coś w systemie ratalnym potwierdził swoją stabilną sytuację zawodową właśnie zaświadczeniem o zatrudnieniu. To jednak tylko część powodów, dla których zaświadczenie o zatrudnieniu może być niezbędne. Wprawdzie to właśnie kwestia uzyskania kredytu stanowi najpopularniejszy powód wnioskowania o ten dokument, jednakże niejedyny. Jak dobrze wiadomo, przedszkola publiczne stosują bardzo restrykcyjną metodę rekrutacji dzieci, bazując na wielu różnych czynnikach. Jednym z nich jest sytuacja materialna i zawodowa rodziców i to właśnie w momencie zapisywania dziecka do przedszkola zaświadczenie o zatrudnieniu może być również potrzebne.
Zaświadczenie o zatrudnieniu może być wymagane m.in.:
- Przy zapisywaniu dziecka do żłobka lub przedszkola
- Przed wynajmem mieszkania
- Przy składaniu dokumentów do instytucji społecznych
- W trakcie ubiegania się o zwolnienie warunkowe (jeśli mowa o potencjalnym zatrudnieniu pracownika w przyszłości)
Zaświadczenie o zatrudnieniu może być potrzebne pracownikowi celem uzyskania świadczeń z ubezpieczeń społecznych, np. emerytury, renty, zasiłków, świadczeń socjalnych. Zaświadczenie może być potrzebne do starania się o kredyt czy też nową pracę. Niekiedy żłobki, przedszkola czy inne instytucje związane ze świadczeniem usług na rzecz rodziny wymagają potwierdzenia zatrudnienia rodzica (celem wykazania, że nie może on sprawować opieki nad dzieckiem).
Kto wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?
Zaświadczenie o zatrudnieniu zawsze powinno być wystawione przez pracodawcę i odpowiednio opieczętowane, by przypadkiem żadna instytucja wymagająca tego dokumentu nie miała w tym względzie żadnych wątpliwości. Jeśli pracujemy w małej, niejednokrotnie rodzinnej firmie, osobą uprawnioną do wystawienia takiego zaświadczenia o zatrudnieniu jest właściciel firmy. Jeśli jednak pracujemy w dużej firmie, taki dokument wystawiany jest przez dział kadr. W takim przypadku zaświadczenie o zatrudnieniu ma z reguły swój wcześniej zaprojektowany wzór, którym firma się posługuje.
Zaświadczenia wystawia zwykle płatnik składek, czyli pracodawca lub osoba przez niego upoważniona. Taki dokument najczęściej wydaje dział kadr, dział HR lub osoba upoważniona przez pracodawcę. W większych przedsiębiorstwach proces może być sformalizowany i obsługiwany przez systemy kadrowo-płacowe, które automatycznie generują potrzebne zaświadczenia.
Jakie informacje muszą pojawić się na zaświadczeniu o zatrudnieniu?
Prawo nie reguluje tej kwestii w sposób tak precyzyjny, jak na przykład w sytuacji wystawiania świadectwa pracy. Istnieją jednak pewne niepisane zasady, zgodnie z którymi pracodawcy już od wielu lat wystawiają ten dokument. Bardzo często pracodawca może zapytać nas, jakich informacji na zaświadczeniu tak naprawdę potrzebujemy. Banki, które w procesie analizy kredytowej wymagają od nas potwierdzenia naszego zatrudnienia w formie zaświadczenia, mają z reguły pewne wymogi co do informacji zawartych w dokumencie.
Powinny w nim znaleźć się następujące dane:
- Dane zatrudniającego
- Dane pracownika z uwzględnieniem numeru PESEL oraz adresu zamieszkania
- Stanowisko, jakie piastuje pracownik
- Rodzaj umowy, w ramach której pracownik świadczy swoje obowiązki
- Data zatrudnienia pracownika oraz jego aktualne stanowisko
- Opcjonalnie informacja o wynagrodzeniu
Takie zaświadczenie o zatrudnieniu powinno być oczywiście dodatkowo opatrzone stosownym podpisem i pieczątką pracodawcy, co potwierdzi jego wiarygodność.
W jaki sposób na zatrudnieniu zaświadcza się o wysokości zarobków?
W zależności od specyfiki sprawy, którą załatwiamy, zaświadczenie o zatrudnieniu może jedynie potwierdzać nasz aktualny stan zawodowy, ale niewykluczone jest, że instytucja, która wymaga od nas tego dokumentu, chce również poznać informacje o naszych zarobkach. By potwierdzić te informacje, pracodawcy często sięgają po drugi popularny dokument, jakim jest zaświadczenie o zarobkach. Jeśli jednak instytucja bankowa lub inny podmiot oczekują kompletu informacji na jednym dokumencie, możemy wnioskować, by pracodawca wystawił kompletny dokument zawierający informacje o zatrudnieniu oraz zarobkach w ramach jednego.
I tutaj przechodzimy do wątpliwości, które mogą być przyczyną błędnie podanej informacji o zarobkach. Mowa o tym, że pracodawcy często wystawiają zaświadczenie jedynie z uwzględnieniem informacji o wynagrodzeniu zasadniczym, bez udziału nagród, premii oraz innych dodatków pieniężnych, które mogą znacznie zwiększyć naszą zdolność kredytową. Szczególnie w przypadku wnioskowania o kredyt istotne jest, by pracodawca wykazał wynagrodzenie całkowite za 3 lub 6 miesięcy, posługując się średnią wszystkich wpływów do pracownika z tytułu świadczonej pracy.
Czy pracodawca musi wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu?
Czy dopuszczalna jest sytuacja, w której pracodawca może odmówić nam wystawienia zaświadczenia o zatrudnieniu? To skomplikowany temat, który nie jest na nieszczęście uregulowany żadnymi przepisami kodeksu pracy. W teorii pracodawca nie ma obowiązku, by wystawić nam takie zaświadczenie - to od jego chęci zależy, czy pracownik uzyska potwierdzenie stanu swojego zatrudnienia. Warto jednak zauważyć, że w praktyce nie zdarza się, by pracodawca odmówił przekazania nam zaświadczenia o pracy, czego dowodem jest niejeden spór w sądzie, który zgodnie z orzecznictwem zawsze był rozstrzygany na korzyść pracownika.
Pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu na żądanie pracownika. Choć Kodeks pracy nie wskazuje bezpośrednio takiego obowiązku, to wynika on pośrednio z przepisów oraz orzeczeń sądowych. Pracodawca jest zobowiązany współdziałać z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji potrzebnej chociażby do przyznania świadczeń - to obejmuje także wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach. Odmowa wydania takich zaświadczeń może być traktowana jako działanie na szkodę pracownika.
Pracownik może domagać się wystawienia zaświadczenia, a w przypadku odmowy może zwrócić się o pomoc do Państwowej Inspekcji pracy oraz dochodzić swoich praw przed sądem pracy. Pracodawca powinien wydać zaświadczenie niezwłocznie po otrzymaniu wniosku, zwykle w ciągu kilku dni roboczych.
Z Walczakiem o wynagrodzeniach vol. 3 - obowiązki pracodawcy
Jak długo zaświadczenie o zatrudnieniu jest ważne?
Jak długo możemy posługiwać się wystawionym przez pracodawcę zaświadczeniem o zatrudnieniu? Ciężko na to pytanie odpowiedzieć, zważywszy na fakt, że tego typu zasady nie są regulowane przez kodeks pracy ani żadne inne prawo. Ze względu na to, że zaświadczenia potrzebujemy w celu załatwienia innej sprawy w instytucji bankowej lub innym podmiocie, to właśnie one powinny określić, jak długo dane zaświadczenie o zatrudnieniu będzie ważne. Przyjmuje się jednak, że taki dokument wystawiony przez pracodawcę jest aktualny przez 30 dni, w bardziej liberalnych instytucjach natomiast dopuszcza się aż 3 miesiące ważności zaświadczenia o zatrudnieniu.
Nie istnieje jeden ustawowy termin ważności zaświadczenia o zatrudnieniu. W praktyce o jego ważności decyduje instytucja, do której składasz dokument: bank, urząd, przedszkole czy właściciel mieszkania. Najczęściej zaświadczenie jest honorowane przez okres od 14 dni do 3 miesięcy, przy czym banki zwykle wymagają bardzo aktualnych dokumentów (np. wystawionych nie wcześniej niż 30 dni przed złożeniem wniosku). Jeśli masz wątpliwości, zawsze warto zapytać, jak „świeże” musi być zaświadczenie - dzięki temu w wielu wypadkach unikniesz konieczności ponownego wystawiania takiego dokumentu.
Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach to dokument z datą ważności. Najczęściej formularz uznawany jest za ważny przez 30 dni od momentu jego wystawienia, choć niektóre firmy i instytucje zwiększają ten okres czasu nawet do 90 dni.
Podsumowanie
Choć Kodeks pracy nie wskazuje bezpośrednio na obowiązek pracodawcy do wystawiania zaświadczeń o zatrudnieniu, to jednak z orzecznictwa sądowego i ogólnych zasad prawa pracy wynika, że pracodawca powinien taki dokument wydać na wniosek pracownika. Jest to wyraz dbałości o dobro pracownika, która jest fundamentalną zasadą stosunku pracy. Zaświadczenie o zatrudnieniu, choć nie ma ustalonego wzoru, powinno zawierać kluczowe informacje dotyczące zatrudnienia, a w razie potrzeby, również informacje o zarobkach, które są niezbędne do realizacji uprawnień pracownika poza zakładem pracy.
tags: #czy #pracodawca #jest #zobowiazany #wypelniac #zaswiadczenie