Zwolnienie lekarskie, potocznie zwane L4, to dokument potwierdzający niezdolność do pracy pracownika z powodu choroby lub konieczności sprawowania opieki nad członkiem rodziny. Dla pracodawcy i ZUS stanowi ono podstawę do przyznania zasiłku chorobowego oraz określa okres nieobecności pracownika w pracy. System elektronicznego obiegu zwolnień lekarskich, wprowadzony w Polsce, umożliwia szybką i sprawną wymianę informacji między pracodawcą, ZUS a pracownikiem.
Jak pracodawca dowiaduje się o zwolnieniu lekarskim pracownika?
Od 1 grudnia 2018 r. lekarze wystawiają zwolnienia wyłącznie elektronicznie (e-ZLA). E-zwolnienie jest automatycznie przesyłane na profil Platformy Usług Elektronicznych płatnika składek i do systemu ZUS. Obecnie, dzięki wprowadzeniu elektronicznych zwolnień lekarskich, pracodawca nie musi oczekiwać, aż pracownik dostarczy mu zwolnienie lekarskie osobiście. Informacja o L4 pracownika jest automatycznie przekazywana do ZUS za pośrednictwem PUE ZUS (Platforma Usług Elektronicznych). Następnie ZUS informuje pracodawcę o nieobecności pracownika, co pozwala pracodawcy natychmiast zapoznać się z terminem zwolnienia i jego kodem. Proces ten znacznie upraszcza formalności i przyspiesza cały proces.
Proces informowania pracodawcy:
- Lekarz wystawia e-ZLA: Elektroniczne zwolnienie jest wprowadzane do systemu ZUS.
- ZUS powiadamia pracodawcę: Pracodawca otrzymuje informację o zwolnieniu poprzez system PUE ZUS.
- Brak konieczności dostarczania zwolnienia osobiście: Pracownik nie musi osobiście przynosić zwolnienia.
Jak sprawdzić zwolnienie lekarskie pracownika?
Pracodawca może sprawdzić zwolnienie lekarskie swojego pracownika poprzez platformę PUE ZUS, gdzie znajdują się wszystkie szczegóły dotyczące nieobecności. W systemie tym pracodawca ma wgląd w informacje o dacie rozpoczęcia i zakończenia zwolnienia, a także w kod choroby, który jest kluczowy, by dowiedzieć się, czy pracownik jest całkowicie niezdolny do pracy, czy może wykonywać np. lekkie zadania. Pracownik również może sprawdzić swoje zwolnienia lekarskie.
Jak pracownik może sprawdzić swoje e-ZLA?
- Platforma Usług Elektronicznych (PUE) ZUS: Po zalogowaniu się do swojego konta na PUE ZUS, pracownik może wejść w zakładkę "Dokumenty" lub "Zwolnienia lekarskie", aby zobaczyć listę wszystkich wystawionych e-ZLA. Można tam sprawdzić datę wystawienia, okres obowiązywania, dane lekarza, a nawet to, czy dokument wysłano do pracodawcy. PUE pozwala również pobrać potwierdzenie w formie PDF.
- Aplikacja mObywatel: Po zalogowaniu się na Internetowe Konto Pacjenta (IKP) za pomocą profilu zaufanego w aplikacji mObywatel, należy przejść do zakładki "Zwolnienia". Tam można znaleźć wszystkie zwolnienia lekarskie wystawione od 2018 r. Po wybraniu konkretnego zwolnienia można sprawdzić jego powód (kod ICD-10) oraz datę zakończenia.
- Kontakt z pracodawcą lub działem kadr: Alternatywną metodą jest kontakt z pracodawcą lub działem kadr. Jeśli firma ma dostęp do PUE ZUS, informacje o zwolnieniu pojawiają się tam praktycznie od razu.
- Infolinia ZUS: Można również skorzystać z infolinii ZUS. Po weryfikacji danych konsultant może sprawdzić, czy zwolnienie zarejestrowano w systemie.
Termin dostarczenia do ZUS zwolnienia lekarskiego pracownika
Od 1 stycznia 2016 roku lekarze mogą wystawiać zwolnienia elektroniczne. Termin dostarczenia do ZUS zwolnienia lekarskiego pracownika przez pracodawcę w przypadku wnioskowania o zasiłek nie jest już obligatoryjny. Dzięki integracji zwolnienie bezpośrednio po wystawieniu trafia do ZUS-u, tak więc płatnik nie musi dostarczać go tam samodzielnie. Odkąd wprowadzono elektroniczne zwolnienia, termin dostarczenia do ZUS-u zwolnienia lekarskiego pracownika nie jest już wiążący, zwolnienie jest bowiem od razu widoczne w ZUS-ie.
Czy pracownik ma obowiązek dostarczyć zwolnienie i poinformować o chorobie?
W przypadku choroby pracownika pracodawca może odebrać jego zwolnienie lekarskie na platformie PUE lub też otrzyma je od podwładnego w wersji wydrukowanej. Jeśli płatnik ma założone konto PUE, ponieważ zatrudnia powyżej 5 pracowników, lub założył konto dobrowolnie, wówczas ZUS ZLA dotrze do niego elektronicznie i będzie widoczne na profilu ZUS PUE u danego płatnika. Jeśli płatnik nie ma profilu na PUE ZUS, pracownik dostarczy wydruk ZUS ZLA. Choć pracodawca otrzymuje ZUS ZLA pracownika praktycznie tego samego dnia, pracownik nadal ma obowiązek informacyjny co do przyczyny swojej nieobecności. Samo wpłynięcie ZUS ZLA na PUE nie jest jednoznaczne z poinformowaniem pracodawcy o swojej chorobie. Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Samo wpłynięcie ZUS ZLA do pracodawcy nie jest równorzędne z usprawiedliwieniem nieobecności w pracy. Pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. Niedotrzymanie terminu przewidzianego może być usprawiedliwione jedynie szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku, np. jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.
ZUS ZLA a Z-3 - o czym należy pamiętać?
W przypadku gdy pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, ZUS nie wypłaci pracownikowi zasiłku „z automatu” - wyłącznie na podstawie zwolnienia, jakie wpłynie. Aby zasiłek został wypłacony, płatnik musi o niego zawnioskować. Wnioskiem jest albo zaświadczenie płatnika składek na druku Z-3 - jeśli lekarz wystawił zaświadczenie lekarskie e-ZLA pracownikowi, albo Z-3a - jeśli lekarz wystawił zaświadczenie lekarskie e-ZLA ubezpieczonemu z innego tytułu, np. zleceniobiorcy. Pozostałe dokumenty, czyli zaświadczenie płatnika składek Z-3 albo Z-3a, należy przekazać do ZUS-u niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od otrzymania zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA na profilu na PUE ZUS (jeżeli płatnik ma taki profil) lub otrzymania od pracownika wydruku ZUS ZLA lub zaświadczenia wystawionego w trybie alternatywnym (jeżeli płatnik nie ma profilu na PUE ZUS). Płatnik, który nie wypłaca zasiłków, nie ma obowiązku przekazywania zwolnienia lekarskiego do ZUS-u - wystarczy tylko druk Z-3 lub Z-3a.
Wypełnianie druku Z-3/Z-3a w przypadku nieprzerwanego zwolnienia lekarskiego:
- Druk Z-3: płatnik wypełnia tylko do sekcji dotyczącej informacji o pracowniku, do pkt 1 i 5.
- Druk Z-3a: płatnik wypełnia tylko do sekcji Informacje o ubezpieczonym (a jeśli zaświadczenie to wypełnia i przesyła do ZUS-u z profilu na PUE ZUS, druk wypełnia się tylko do sekcji dotyczącej informacji o ubezpieczonym, pkt 1-3 i 9).
Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez pracownika
Pracodawca oraz ZUS mają prawo do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich przez pracownika. Kontrola ta ma na celu sprawdzenie, czy pracownik wykorzystuje zwolnienie zgodnie z jego przeznaczeniem, czyli czy faktycznie jest niezdolny do pracy z powodu choroby, a nie np. wykonuje pracę zarobkową. ZUS przeprowadza regularne kontrole prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich, aby zapewnić, że pracownicy korzystają z L4 zgodnie z jego przeznaczeniem. Kontrola ta ma na celu ograniczenie nadużyć związanych z nieprawidłowym wykorzystywaniem zwolnień lekarskich oraz wypłatą zasiłków chorobowych.
Zasady kontroli:
- Kontrola przez pracodawcę: Pracodawca może osobiście lub za pomocą upoważnionych osób przeprowadzić kontrolę pracownika w jego miejscu zamieszkania. Celem jest sprawdzenie, czy pracownik przestrzega zasad zwolnienia lekarskiego. Pracodawca nieuprawniony do wypłaty zasiłków może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli do ZUS.
- Kontrola przez ZUS: ZUS przeprowadza kontrolę weryfikującą, czy pracownik nie wykorzystuje zwolnienia w sposób niezgodny z jego celem, np. wykonuje pracę zarobkową. ZUS może przeprowadzić kontrolę zarówno w miejscu zamieszkania pracownika, jak i w miejscu, w którym przebywa w czasie choroby. Jeżeli ZUS wykryje, że zwolnienie lekarskie było wykorzystywane niezgodnie z przeznaczeniem, może podjąć decyzję o cofnięciu prawa do zasiłku chorobowego.
Co jeśli pracodawca nie oddał chorobowego?
Pracodawca pełni kluczową rolę w procesie wypłaty zasiłku chorobowego, gdyż to na nim spoczywa obowiązek przekazania niezbędnych dokumentów do ZUS-u. Przekazanie druku Z-3 przez pracodawcę jest niezbędne do wypłaty świadczenia z ustawy zasiłkowej, a jego brak skutkuje wstrzymaniem wypłaty dla pracownika. Ubezpieczony, który oczekuje na wypłatę zasiłku chorobowego, może mieć wątpliwości, czy jego pracodawca dopełnił wszystkich formalności. Dostęp do informacji o złożeniu dokumentów przez pracodawcę można uzyskać poprzez platformę PUE ZUS, kontakt telefoniczny lub wizytę w oddziale ZUS. W przypadku braku informacji o przekazaniu dokumentów, pracownik powinien niezwłocznie skontaktować się z działem kadr lub bezpośrednio z pracodawcą, aby uzyskać potwierdzenie. Czasami zdarza się, że pomimo przypomnień ze strony pracownika, pracodawca nie przekazuje druku Z-3 do ZUS-u. W takiej sytuacji ubezpieczony nie powinien zwlekać z działaniem, ponieważ opóźnienie może skutkować utratą prawa do zasiłku. W takich przypadkach warto również sporządzić pisemne zapytanie do pracodawcy lub skorzystać z pomocy prawnej. Oprócz tego, istnieje możliwość złożenia skargi do ZUS-u, co często przyspiesza działania po stronie pracodawcy. Jeśli pracodawca uporczywie unika przekazania wymaganych dokumentów, ubezpieczony może skorzystać z możliwości interwencji w ZUS. Interwencja w ZUS jest skutecznym sposobem na zmobilizowanie pracodawcy do działania i ochronę interesów pracownika. W przypadku braku reakcji ze strony pracodawcy, ZUS może skontaktować się z nim bezpośrednio i wezwać do złożenia brakujących dokumentów. Pracownik może również złożyć wniosek o ustalenie uprawnień do zasiłku, co pozwala ZUS-owi rozpocząć procedurę nawet bez udziału pracodawcy.
Od stycznia 2022 roku ZUS może pozyskiwać dane potrzebne do ustalenia prawa do zasiłku nawet bez dokumentów przekazanych przez pracodawcę. Złożenie wniosku o ustalenie uprawnień do zasiłku to procedura, która pozwala ubezpieczonemu na samodzielne wszczęcie postępowania w ZUS, niezależnie od działań lub zaniechań pracodawcy. W razie problemów z dokumentacją, ZUS może wszcząć postępowanie wyjaśniające z własnej inicjatywy.
Jak wystawić wniosek ZUS Z-3? Zasiłek chorobowy dla pracownika | Tutorial księgowość internetowa
Roszczenie o wypłatę zasiłku chorobowego przedawnia się po upływie 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który przysługuje świadczenie. Po tym czasie nie ma już możliwości skutecznego dochodzenia roszczenia, nawet przed sądem pracy. Warto pamiętać, że termin przedawnienia nie podlega przywróceniu ani przedłużeniu, nawet w wyjątkowych okolicznościach.
tags: #chce #sprawdzic #czy #pracodawca #oddal #chorobowe