Ubezpieczeni niejednokrotnie mają problemy z przedstawieniem wymaganych dowodów, gdyż, po pierwsze, obowiązek dokonywania wpisów o zarobkach w legitymacjach ubezpieczeniowych został wprowadzony dopiero rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 16 maja 1991 r. w sprawie wzorów i trybu wystawiania legitymacji ubezpieczeniowych (Dz. U. Nr 51, poz. 223), a po drugie poprzednio obowiązujące przepisy z zakresu archiwizacji przewidywały krótszy okres przechowywania dokumentacji płacowej.
Przepisy te bowiem zobowiązywały zakłady pracy do przechowywania dokumentacji płacowej przez 12 lat. Bardzo często mają miejsce sytuacje, gdy osoby podlegające ubezpieczeniu społecznemu usiłują ustalić podstawę wymiaru emerytury lub renty przy ubieganiu się o któreś z tych świadczeń, jednak dokumentacja płacowa została u byłych pracodawców takich osób zniszczona. Brakuje jakichkolwiek dokumentów dowodzących wysokości osiąganego wówczas wynagrodzenia. Często ma też miejsce sytuacja, gdy pracodawcy nie dokonywali wpisów do legitymacji ubezpieczeniowej, które również mogłyby potwierdzić wypłacane ówczesnemu pracownikowi wynagrodzenie. Chodzi tu głównie o dokumenty płacowe pracowników z lat 70., 80.
Problem znany od lat. Dokumentacja pracownicza będąca podstawą do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty obecnie ma być przechowywana przez lat 50, a na przyszłą emeryturę pracujemy przez całe zawodowe życie. Ale nie zawsze tak było. Zgodnie z par. 2 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 1 kwietnia 1985 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru emerytur i rent, podstawę wymiaru emerytury lub renty stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pracę wypłacone pracownikowi za okres ostatnich 12 miesięcy zatrudnienia albo kolejnych 24 miesięcy zatrudnienia wybranych przez zainteresowanego z ostatnich 12 lat zatrudnienia.
Szkopuł jednak w tym, że do 1999 r. krótki był nie tylko okres zatrudnienia stanowiący podstawę do emerytury lub renty, ale także krótki (bo wynoszący 12 lat) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Radca prawny Magdalena Januszewska, specjalizująca się w prawie pracy, ubezpieczeń i zabezpieczenia społecznego potwierdza, że brak dokumentacji płacowej za stare okresy ubezpieczeniowe to duży, znany od dawna problem. - Często nie udaje się udowodnić, ile faktycznie ktoś zarabiał np. w latach 70. Od tego zależy kapitał początkowy, a co za tym idzie emerytura. Dobrze, jeśli uda się wykazać np. wynagrodzenie zasadnicze które obowiązywało na danym stanowisku w określonej branży, bo zwykle jest wyższe niż minimalne, którego przyjęcie gwarantuje art. 15 ust. 2a ustawy emerytalnej, gdy nie wykaże się zarobków, a jedynie fakt zatrudnienia. ZUS stosuje ustawy ubezpieczeniowe i rozporządzenie z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe, które w par. 21 ogranicza środki, którymi można dowodzić wysokości zarobków. Przed ZUS mamy do czynienia z postępowaniem administracyjnym. Przed sądami stosuje się zasady postępowania cywilnego wynikające z K.p.c., co daje większe możliwości dowodowe - podkreśla mec. Januszewska.
Wobec trudności z wystawieniem zaświadczeń na podstawie akt płacowych wprowadzono możliwość wydawania zaświadczeń na podstawie akt osobowych pracownika, w oparciu o dane zawarte np. w umowie o pracę, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz w innych pismach określających wynagrodzenie danej osoby. W takiej sytuacji uwzględnia się jednak tylko te składniki wynagrodzenia, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości - np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp.
Do mojego biura poselskiego zwracają się pracownicy byłych zakładów, którzy przedstawiają mi opisane powyżej problemy, z prośbą o interwencję. W wielu zakładach składki ubezpieczeniowe odprowadzane były przez zakład zbiorczo i w chwili obecnej nie ma możliwości ustalenia jednostkowych składek, jakie były odprowadzane za pracownika. Wielu z nich pracowało w systemie akordowym, więc angaż nie oddaje faktycznych zarobków.
Brak dokumentów płacowych z lat 70., 80. i 90. jest przeszkodą w uzyskaniu od ZUS wyższych świadczeń emerytalnych. W przypadku nieprzedłożenia dokumentów, ZUS przyjmuje za podstawę wymiaru składek kwotę minimalnego wynagrodzenia. Może to skutkować wypłacaniem znacznie niższych emerytur niż faktycznie przysługują.
Rzecznik Praw Obywatelskich zwraca uwagę, że dokumenty płacowe zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy przechowywane są przez archiwa, a byli pracownicy tych zakładów są zobowiązani przedłożyć ich kopie dla ZUS w celu ustalenia podstawy wymiaru przysługującego im świadczenia emerytalnego. W przypadku braku tych dokumentów przyjmuje się, że ich składka emerytalna odprowadzana była w wysokości odpowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu.
Według RPO, brak dostępu obywateli do ich dokumentacji płacowej godzi w ich konstytucyjne prawa i wolności. Zgodnie z art. 51 ust. 3 Konstytucji każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. W powołanej wyżej sprawie, obywatele zostali aktualnie pozbawieni tego prawa. W związku z tym RPO wskazuje, że system przechowywania dokumentacji osobowopłacowej, od uzyskania której uzależniona jest wysokość świadczenia emerytalnego, jest niezadowalający. Prowadzi on do nierównego traktowania osób ubezpieczonych, dzieląc ich na tych, którzy mają możliwość udokumentowania podstawy świadczenia emerytalnego oraz tych, którym ta możliwość została ograniczona lub odebrana - co należy uznać za niezgodne z art. 32 w związku z art. 67 Konstytucji RP.
Najwyższa Izba Kontroli już w 2017 r. wskazywała na problemy dotyczące niewłaściwego przechowywania i udostępniania dokumentacji osobowej i płacowej. NIK stwierdziła, że system emerytalno-rentowy nie zapewnia wszystkim obywatelom możliwości dotarcia do dotyczącej ich dokumentacji osobowej i płacowej z okresu przed 1999 r., a tym samym możliwości pełnej realizacji uprawnień do świadczeń emerytalno-rentowych za pracę w tym okresie w nieistniejących już zakładach pracy.
NIK podkreśliła, że problem ten dotyczy „obywateli będących w starszym wieku i często borykających się ze związanymi z tym problemami zdrowotnymi, mających prawo oczekiwać, że Państwo zapewni prawidłową realizację przyznanych im uprawnień, a także zagwarantuje ich jednolite traktowanie, niezależnie od tego u jakich pracodawców świadczyli pracę”.
Problemy z dostępem do dokumentacji pracowniczej wynikają z faktu, że prywatna firma przechowalnicza, która nielegalnie przechowywała dokumenty, nie dbała o ich stan. W wyniku częstego przenoszenia i niewłaściwych warunków przechowywania dokumentacja uległa wymieszaniu, zawilgoceniu i zagrzybieniu. Archiwum Państwowe w Gdańsku przejęło tę dokumentację i podjęło działania mające na celu jej zabezpieczenie. Zbiór liczy 2 kilometry bieżące akt i obejmuje dokumentację ok. 200 zakładów pracy. Obecnie akta są porządkowane i ewidencjonowane.
W przypadku braku dokumentacji płacowej istnieje możliwość ustalenia wysokości wynagrodzenia ubezpieczonego w oparciu o dokumentację zastępczą znajdującą się w jego aktach osobowych, tj. umów o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu oraz innych dokumentów określających wynagrodzenie danej osoby. Jednakże, w takiej sytuacji uwzględnia się tylko te składniki wynagrodzenia, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp.
Jeżeli osoba zainteresowana nie może przedłożyć odpowiedniego dokumentu, ZUS może przyjąć dowód z zeznań świadków. Ten zostanie dopuszczony tylko pod warunkiem złożenia przez zainteresowanego oświadczenia, że z powodu likwidacji zakładu pracy, zniszczenia dokumentów lub ich zagubienia taki dokument nie może zostać załączony do wniosku. Najlepiej, by osobami mogącymi potwierdzić okres zatrudnienia byli inni, dawni współpracownicy. Zeznania świadków mogą być złożone pisemnie lub ustnie do protokołu bezpośrednio w ZUS. Ponadto świadek powinien udowodnić, w jakich okresach pracował z osobą zainteresowaną, np. przedstawiając swoje świadectwo pracy z tego zakładu.
Zeznania świadków mogą dotyczyć tylko udokumentowania okresów zatrudniania, a nie wysokości uzyskiwanego wynagrodzenia. W postępowaniu sądowym nie obowiązują ograniczenia co do środków dowodowych, stwierdzających wysokość zarobków lub dochodów stanowiących podstawę wymiaru emerytury lub renty. Dodatkowo zastosować tu należy przepis art. 117 ust. 1 ustawy emerytalnej. Mówi on, iż okresy składkowe i nieskładkowe mogą zostać uwzględnione, jeżeli zostały udowodnione dokumentami (zaświadczeniami) lub wpisami do legitymacji ubezpieczeniowej, bądź też uznane orzeczeniem sądu. I to na ubezpieczonym ciąży obowiązek wykazania wynagrodzenia z lat zatrudnienia wskazywanych przez niego, jako podstawę do przeliczenia emerytury lub renty.
Od 1 stycznia 2009 r. na podstawie wprowadzonego wówczas art. 15 ust. 2a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli nie można ustalić podstawy wymiaru składek w okresie pozostawania w stosunku pracy wskazanym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury i renty, to za podstawę wymiaru składek przyjmuje się kwotę obowiązującego w tym okresie minimalnego wynagrodzenia pracowników, proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniu i wymiaru czasu pracy.
Sądy zbyt często przychylają się do stanowiska ZUS i uwzględniają wadliwy art. 15 ust. 2a ustawy o emeryturach i rentach z FUS, lekceważąc fakt, że do braku możliwości ustalenia podstawy wymiaru składek przyczyniły się ówczesne przepisy zezwalające na niszczenie dokumentacji płacowej po 12-tu latach od rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę.
Przepis art. 15 ust. 2a ustawy o emeryturach i rentach z FUS może być niesprawiedliwy w pewnych sytuacjach, gdy osiągane zarobki były wyższe niż minimalne wynagrodzenie, a dana osoba nie jest w stanie wykazać ich wysokości. Przepis ten zadziała dopiero, jeżeli nie uda się wykazać wysokości zarobków. Gdyby go nie było, należałoby naliczyć zerową podstawę składek, więc przepis ten jest niejako wyrazem zagwarantowania pewnego minimum w tej sytuacji.
W przypadku braku dokumentacji płacowej za stare okresy ubezpieczeniowe, gdy nie udaje się udowodnić, ile faktycznie ktoś zarabiał np. w latach 70., kapitał początkowy, a co za tym idzie emerytura, może być znacznie niższy. ZUS, w sytuacji braku dowodów na wysokość zarobków, przyjmuje kwotę minimalnego wynagrodzenia. Można dyskutować, czy przy braku dowodów na wysokość zarobków sprawiedliwym jest równanie wszystkich pracowników do minimalnego wynagrodzenia, a nie na przykład przeciętnego.
W przypadku pracownika, który nie może udowodnić wysokości zarobków z lat zatrudnienia z powodu zniszczenia dokumentacji płacowej, ZUS może przyjąć kwotę minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym okresie jako podstawę wymiaru składek. Jest to rozwiązanie korzystne dla ubezpieczonego w sytuacji, gdy nie ma żadnych dowodów na wysokość zarobków, gdyż pozwala uniknąć naliczenia zerowej podstawy składek.
W sytuacji, gdy ZUS zakwestionuje dokumenty ubezpieczonego, zaleca się kierowanie sprawy do sądu. Sądy nie są związane katalogiem środków dowodowych przewidzianych w rozporządzeniu w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe. W postępowaniu przed sądem nie stosuje się żadnych ograniczeń dowodowych, a więc każdy fakt może być dowodzony wszelkimi środkami, które sąd uzna za pożądane, a ich dopuszczenie za celowe.
Osoby, które pracowały w latach 70., 80. czy 90., a których dokumentacja płacowa została zniszczona, mogą mieć trudności z udowodnieniem zarobków koniecznych do ustalenia wysokości emerytury lub renty. W takich sytuacjach kluczowe staje się postępowanie sądowe, które daje większe możliwości dowodowe niż postępowanie przed ZUS.
Jak sprawdzić swoją emeryturę w ZUS PUE
Około miliona osób może wystąpić do ZUS o przeliczenie rent lub emerytur. Przyszli świadczeniobiorcy również będą mogli ubiegać się o ponowne ustalenie wysokości kapitału początkowego. ZUS nie będzie już wpisywał zerowego dochodu osobom, które pracowały na podstawie umowy o pracę, ale nie mogą udowodnić wysokości zarobków. Ta zmiana będzie możliwa dzięki projektowi nowelizacji ustawy o emeryturach i rentach z FUS, która ma uregulować tę kwestię.
Zmiany w przepisach mają na celu ułatwienie osobom, które pracowały w nieistniejących już zakładach pracy, udowodnienie wysokości swoich zarobków i tym samym uzyskanie wyższych świadczeń emerytalnych. Rozwiązanie to popiera resort pracy i polityki społecznej oraz posłowie ze wszystkich klubów.
tags: #brak #dokumentow #placowych #minimalne #wynagrodzenie #2009