W praktyce kadrowej zdarzają się błędy w wyliczeniu wynagrodzenia należnego pracownikowi. Czasami wynikają one z okoliczności, na które pracodawca i służby kadrowe nie mają żadnego wpływu, niekiedy zaś z faktycznego błędu rachunkowego czy merytorycznego. W konsekwencji pracownik może otrzymać wynagrodzenie wyższe niż mu się należało. Taką niezaplanowaną "nadwyżkę" pensji można jednak odzyskać.
Gdy wypłata wyprzedza absencję
Kodeks pracy określa termin wypłaty wynagrodzenia za pracę jedynie ramowo, ustalając zasadę dokonywania wypłaty co najmniej raz w miesiącu oraz wskazując ostateczny termin jej realizacji. Konkretny termin wypłaty zależy natomiast od decyzji pracodawcy. W wielu zakładach jest to termin graniczny przyjęty przez prawo pracy, a więc 10. dzień następnego miesiąca po miesiącu, za które przysługuje wypłacane wynagrodzenie. Często pracodawcy wybierają też wcześniejszy termin wypłaty, tj. na koniec miesiąca. W tym ostatnim przypadku narażają się jednak na ryzyko komplikacji przy wyliczaniu wynagrodzenia, które w zdecydowanie mniejszym stopniu dotyczy zakładów wypłacających pensję do 10. dnia następnego miesiąca.
Naliczanie wynagrodzenia odbywa się według ściśle określonych zasad wynikających z przepisów prawa pracy. W zależności od sytuacji danego pracownika, należy stosować odpowiednią metodykę obliczeń. Na końcowy efekt w postaci ustalenia konkretnej wysokości wynagrodzenia ma wpływ wiele czynników dotyczących wykonywania pracy w danym miesiącu, w tym taka okoliczność jak nieobecność pracownika w pracy i powód tej nieobecności. W zakładach pracy, w których termin wypłaty przypada w ostatnie dni miesiąca, nie można w praktyce uniknąć sytuacji, w której już po dokonaniu wypłaty zachodzi okoliczność mająca wpływ na ustalenie jego wysokości. Typowym tego przykładem jest dostarczenie przez pracownika zwolnienia lekarskiego obejmującego ostatnie lub ostatni dzień miesiąca w przypadku, gdy za ten miesiąc zostało już naliczone i wypłacone wynagrodzenie. Wówczas pracownik otrzyma zawyżone wynagrodzenie za pracę, za okres choroby przysługuje mu bowiem wynagrodzenie chorobowe, które, z pewnymi wyjątkami, odpowiada jedynie 80% wynagrodzenia za pracę. Taką nieuzasadnioną nadwyżką wynagrodzenia pracownik nie cieszy się jednak zbyt długo.
Zwrot nadpłaty bez zgody pracownika
W jednym przypadku prawo pracy pozwala pracodawcy na potrącenie nieprawidłowo wyliczonego wynagrodzenia bez zgody pracownika. Dla odróżnienia takiej sytuacji od pozostałych przypadków potrąceń, Kodeks pracy posługuje się tu pojęciem odliczenia z wynagrodzenia. Jak stanowi art. 87 § 7 K.p., z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. W razie zawyżenia wynagrodzenia z powodu naliczenia go przed wystąpieniem chorobowej niezdolności do pracy, odliczeniu podlega tylko różnica pomiędzy normalnym wynagrodzeniem pracownika a przysługującym mu za okres nieobecności wynagrodzeniem (lub zasiłkiem) chorobowym. Jeżeli po wypłacie pracownikowi przydarzyła się nieobecność o charakterze bezpłatnym, wówczas skala odliczenia jest większa.
Odliczenie, o którym mowa w art. 87 § 7 K.p., które w sensie ścisłym nie jest potrąceniem z wynagrodzenia za pracę, nie wymaga zgody zatrudnionego. Pracodawca odbiera bowiem tylko to, co pracownikowi nie przysługiwało. Jednak "wyrównania rachunków" nie można odkładać na odległy termin. Ustawodawca ograniczył pracodawcę w tym zakresie, pozwalając na dokonanie odliczenia z wynagrodzenia w sytuacji wskazanej w art. 87 § 7 K.p. tylko w najbliższym terminie płatności. Konsekwencją mylnego wyliczenia wynagrodzenia z powodów niezależnych od pracodawcy jest więc dopuszczalność korekty pensji bez zgody pracownika, natomiast zabezpieczenie pracownika przejawia się w wyznaczeniu przedziału czasowego na przeprowadzenie tej korekty.
Jeżeli pracodawca "nie zmieści się" z odliczeniem nadwyżki w terminie, wówczas będzie musiał zastosować bardziej restrykcyjne dla siebie zasady, podobnie jak w przypadku zawinionego przez niego błędu w wyliczeniu wynagrodzenia. W razie braku wymaganej zgody pracownika, potrącenie mylnie nadpłaconego wynagrodzenia może nastąpić tylko na podstawie tytułu egzekucyjnego.
Błąd w wyliczeniu utrudnia zwrot
Obliczanie wynagrodzenia następuje w oparciu o skomplikowane i czasami niejasne przepisy prawa pracy. Zdarza się więc, że z powodu ich błędnej interpretacji lub popełnienia prostej pomyłki rachunkowej, wysokość wynagrodzenia jest nieprawidłowa. Jeżeli taka różnica jest na korzyść pracownika, pracodawca może ją odzyskać, jednak nie jest to tak proste jak w przypadku, gdy błędne wyliczenie jest następstwem okoliczności niezależnych od zatrudniającego. Pracownik musi się bowiem zgodzić na zwrot nadpłaconego wynagrodzenia, podobnie jak to jest wymagane przy dokonywaniu potrąceń, które nie mają charakteru obligatoryjnego.
Należy zaznaczyć, że za popełnienie błędu w wyliczeniu wynagrodzenia pracodawca nie może uznać wypłaty wynagrodzenia (świadczenia), do którego, w ocenie pracodawcy, pracownik nie nabył prawa ze względu na niespełnienie określonych wymogów. Przykładowo, pracodawca nie może "odliczyć" czy potrącić wypłaconej pracownikowi premii regulaminowej z uwagi na to, że po głębszym namyśle uznał, iż pracownik nie spełnił jednak warunków do jej otrzymania (patrz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 lutego 2002 r., sygn. akt I PKN 889/00). Wymóg uzyskania zgody pracownika na potrącenie zawyżonego wynagrodzenia będzie ciążył również na tym pracodawcy, który nie dotrzymał terminu odliczenia niezawinionej przez niego nadwyżki pensji przy najbliższej wypłacie. Skutkiem opóźnienia będzie konieczność poproszenia pracownika o zgodę na potrącenie, a w razie odmowy, skierowanie sprawy do sądu.
Pracodawca, który chce odzyskać nadpłacone wynagrodzenie, powinien się powołać na art. 405 Kodeksu cywilnego. Ten przepis definiuje bezpodstawne wzbogacenie się. Zgodnie z nim osoba, która bez podstawy prawnej uzyskała korzyść majątkową kosztem innej osoby (tutaj: pracownik kosztem pracodawcy), musi zwrócić tę korzyść w naturze. Gdy jest to niemożliwe, jest zobowiązana do zwrotu jej wartości. Art. 409 k.c. doprecyzowuje kluczową kwestię. Wspomniany zwrot nie jest obowiązkowy w sytuacji, w której dana osoba (pracownik) zużyła lub utraciła korzyść (nadpłacone wynagrodzenie) tak, że nie jest już wzbogacona. Trzeba pamiętać, że pracownik wcale nie musi być świadomy błędu pracodawcy. Zdarza się, że nadpłacone wynagrodzenie jest uznawane za spodziewany dodatek do wynagrodzenia, np. premię lub wczasy pod gruszą. Wtedy pracownik ma prawo wydać „nadprogramowe” pieniądze - nie musi ani dopytywać, skąd się wzięła wyższa kwota, ani liczyć się z obowiązkiem jej zwrotu.
Potrącenia z wynagrodzenia a odliczenie nadpłaty
Art. 87 § 1 pkt 1-4 k.p. wymienia potrącenia z wynagrodzenia za pracę, które nie wymagają zgody pracownika. Ponadto art. 87 § 7 k.p. stanowi, że pracodawca może pomniejszyć wynagrodzenie pracownika o kwotę otrzymaną w poprzednim terminie za okres nieobecności, za który nie należy się wynagrodzenie. Z taką sytuacją mielibyśmy do czynienia, kiedy już 29 sierpnia pracownik otrzymałby wynagrodzenie za cały sierpień, a 30 i 31 sierpnia nie przyszedłby do pracy i nie usprawiedliwiłby tych nieobecności. Wówczas pracodawca obniżyłby wynagrodzenie za wrzesień o wynagrodzenie za 2 dni nieusprawiedliwionej absencji.
Termin wypłaty wynagrodzenia ustalono na 28. dzień każdego miesiąca. To oznacza, że pracownicy otrzymują pensje na 2-3 dni przed końcem miesiąca kalendarzowego. Załóżmy, że pracownik otrzyma wynagrodzenie 27 października 2023 roku. Z powodu pogarszającego się samopoczucia uda się do lekarza po pracy i dostanie zwolnienie lekarskie na okres od 28 października do 5 listopada. W tej sytuacji pracodawca obniży wynagrodzenie za listopad. Pomniejszy je o nadpłaconą kwotę za okres od 28 do 31 października.
W innych przypadkach pracodawca nie może samowolnie odliczyć nadpłaty z kolejnego wynagrodzenia. Zgodnie z art. 91 § 1 k.p. Te same zasady stosuje się w przypadku błędnie wypłaconych świadczeń, np. ekwiwalentu za zaległy urlop wypoczynkowy pracownikowi, który wykorzystał go w okresie wypowiedzenia. Jeśli osoba zatrudniona - lub były już pracownik - odmówi zwrotu nadpłaty po otrzymaniu pisemnej prośby, to pracodawcy pozostaje wkroczenie na ścieżkę sądową.
Dostałem za dużo zapłaty. Czy muszę ją zwrócić?
Ważne jest, że termin przedawnienia roszczenia z tytułu nadpłaconego wynagrodzenia wynosi 6 lat (art. 117 § 2 K.c. w zw. z art. 300 K.p.).
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 ze zm.)
tags: #blad #w #wyplacie #zlecenie