Przedsiębiorca może zakwalifikować dany wydatek poniesiony na eksploatację pojazdu do kosztów uzyskania przychodów oraz może dokonać odliczenia podatku VAT tylko wtedy, kiedy ma on związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Eksploatacja inaczej użytkowanie maszyn i urządzeń oraz podobnych rzeczy.
W związku z powyższym przez wydatek eksploatacyjny pojazdu należy rozumieć wszelkie koszty związane z bieżącym użytkowaniem samochodu.
Do najczęstszych wydatków jakie ponosi przedsiębiorca, który wykorzystuje samochód w prowadzonej działalności gospodarczej należy zakup paliwa, a także koszty mycia pojazdu w myjni, przeglądy samochodu oraz wszelkie naprawy, zakup i wymiana oleju itp.
Za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT uznaje się wydatek poniesiony w związku z osiągnięciem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.
Wydatek nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PIT, czyli w katalogu kosztów, które kategorycznie nie mogą stanowić kosztu podatkowego.
Obowiązujące przepisy wskazują na ograniczenia związane z ujmowaniem wydatków ponoszonych na eksploatację samochodu w kosztach podatkowych.
Zakres ograniczeń zależy między innymi od formy własności samochodu osobowego.
Od 1 stycznia 2019 roku wydatek eksploatacyjny pojazdu ujętego w ewidencji środków trwałych firmy, który użytkowany jest zarówno w celach prywatnych, jak i firmowych może stanowić koszt podatkowy jedynie w wysokości 75%.
Zgodnie z art. 23 ust. 5a ustawy o PIT do wartości wydatków stanowiących 75% kosztu podatkowego wlicza się także podatek VAT niepodlegający odliczeniu.
Przedsiębiorca może wykorzystywać dany pojazd, którego dotyczy koszt zarówno do celów prywatnych, jak i służbowych.
Rozliczanie kosztów eksploatacyjnych w zależności od statusu pojazdu
1. Samochód osobowy wprowadzony do ewidencji środków trwałych
W przypadku przedsiębiorcy, który użytkuje samochód w firmie, a pojazd ten jest ujęty w ewidencji środków trwałych, zastosowanie mają pewne ograniczenia w rozliczaniu kosztów eksploatacyjnych.
Od 1 stycznia 2019 roku, jeśli pojazd jest wykorzystywany zarówno do celów prywatnych, jak i firmowych, tylko 75% poniesionych wydatków eksploatacyjnych może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Do wartości tych 75% kosztów podatkowych wlicza się również podatek VAT, który nie podlega odliczeniu.
Przykład 1:
Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i jest czynnym podatnikiem VAT. W lutym 2022 roku zakupił paliwo do samochodu osobowego ujętego w ewidencji środków trwałych na kwotę 246 zł brutto (w tym 46 zł VAT). Pojazd wykorzystywany jest w sposób mieszany. Przedsiębiorca może ująć w kosztach uzyskania przychodów (KPiR) 75% wartości wydatku. Ponieważ samochód jest wykorzystywany także do celów prywatnych, przedsiębiorca ma prawo do odliczenia 50% podatku VAT. W kosztach podatkowych może zatem ująć kwotę 167,25 zł, obliczoną jako 75% z (200 zł netto + 23 zł VAT niepodlegającego odliczeniu).
Przykład 2:
Przedsiębiorca jest zwolniony z VAT. W firmie użytkuje samochód osobowy ujęty w ewidencji środków trwałych. W listopadzie 2022 roku poniósł wydatek na naprawę pojazdu w kwocie 1 230 zł brutto (w tym 230 zł VAT). Ponieważ przedsiębiorca nie odlicza VAT, wydatek eksploatacyjny został ograniczony do 75% jego wartości. Do kosztów podatkowych może zaliczyć kwotę 922,50 zł (1 230 zł x 75%).
Jeśli przedsiębiorca chce odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego, musi spełnić dodatkowe warunki:
- Prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę) dla celów podatku VAT.
- Zgłosić samochód do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26.
- Opracować regulamin użytkowania samochodu w firmie, który wyklucza użytek prywatny.
Przykład 6:
Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT, korzysta z samochodu osobowego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych. Czy może nie rozliczać wydatków związanych z pojazdem z ograniczeniem 75%? Tak, jest to możliwe, jeśli spełni warunki do odliczenia 100% VAT (prowadzenie kilometrówki, zgłoszenie VAT-26, regulamin użytkowania wykluczający użytek prywatny).
Przykład 7:
Czynny podatnik VAT korzysta z leasingowanego samochodu osobowego. Zgłosił pojazd na VAT-26, sporządził regulamin i prowadzi kilometrówkę, co pozwala mu udowodnić wykorzystanie samochodu tylko do działalności. W styczniu 2022 roku zakupił paliwo za 246 zł brutto (46 zł VAT). Przedsiębiorca może ująć w kosztach podatkowych całą wartość netto wydatku i odliczyć 100% VAT, ponieważ spełnił wszystkie warunki do pełnego odliczenia.
Przykład 8:
Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT, korzysta z samochodu osobowego w firmie, który jest środkiem trwałym i wykorzystywany jest wyłącznie w działalności (potwierdzone kilometrówką i regulaminem). Jednak nie zgłosił samochodu do urzędu skarbowego. Wydatek na mycie samochodu wyniósł 123 zł brutto (23 zł VAT). Niestety, przedsiębiorca nie spełnił wszystkich warunków do odliczenia 100% VAT. Na gruncie VAT należy uznać, że samochód jest użytkowany w sposób mieszany, co uprawnia do odliczenia jedynie 50% VAT (11,50 zł). Do kosztów podatkowych zaliczy 75% wartości netto wydatku plus 50% VAT niepodlegającego odliczeniu.
2. Prywatny samochód osobowy wykorzystywany w działalności
Przedsiębiorca może wykorzystywać w działalności gospodarczej swój prywatny samochód osobowy, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych firmy.
Od 1 stycznia 2019 roku, w przypadku wydatków eksploatacyjnych związanych z prywatnym samochodem osobowym wykorzystywanym w firmie, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko 20% wartości wydatku.
Limit 20% ustala się od kwoty brutto z faktury dla podatnika zwolnionego z VAT lub od kwoty netto plus 50% podatku VAT niepodlegającego odliczeniu dla czynnego podatnika VAT.
Przedsiębiorca wykorzystujący prywatny samochód osobowy w działalności nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku dochodowego.
Przykład 4:
Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT, wykorzystuje prywatny samochód w firmie. W styczniu 2023 roku poniósł wydatki na zakup paliwa w łącznej kwocie 615 zł (115 zł VAT). Ponieważ samochód jest wykorzystywany w sposób mieszany, przedsiębiorca odlicza 50% VAT. Do kosztów podatkowych może ująć 20% wartości wydatku, co daje 111,50 zł (20% x (500 zł netto + 57,50 zł VAT niepodlegającego odliczeniu)).
Przykład 5:
Przedsiębiorca, zwolniony z VAT, wykorzystuje w firmie prywatny samochód osobowy. W grudniu 2022 roku zakupił opony zimowe za 2 460 zł brutto (460 zł VAT). Ponieważ pojazd stanowi majątek prywatny, przedsiębiorca może ująć w kosztach firmowych jedynie 20% wydatku, czyli 492 zł (20% x 2 460 zł).
Do końca 2018 roku przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, wykorzystujący prywatny samochód w firmie, mogli ujmować wydatki eksploatacyjne w 100% kosztów brutto, bez konieczności prowadzenia kilometrówki dla celów VAT. Od 1 stycznia 2019 roku, jeśli chcą ująć wydatek w 100% brutto, muszą prowadzić kilometrówkę dla danego pojazdu.
Zgodnie z przepisami, samochód jest uznawany za wykorzystywany wyłącznie w działalności tylko wtedy, gdy prowadzona jest dla niego ewidencja przebiegu pojazdu. Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców, zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych.
W przypadku, gdy pojazd nie jest uznawany za wykorzystywany wyłącznie w działalności, przedsiębiorca ma prawo ująć w kosztach podatkowych wydatki eksploatacyjne w wysokości 75% wartości brutto poniesionego wydatku.
Podatnicy zwolnieni z VAT wykorzystujący w działalności samochód prywatny mają prawo ujęcia w kosztach podatkowych tylko 20% wartości brutto wydatków związanych z autem i nie muszą prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu.
Przykład 9:
Przedsiębiorca, zwolniony z VAT, korzysta w firmie z prywatnego samochodu. W styczniu 2023 roku poniósł wydatek związany z eksploatacją pojazdu w wysokości 861 zł (w tym VAT 161 zł). Ponieważ pojazd stanowi własność prywatną, do kosztów uzyskania przychodów zaliczy 20% wartości brutto wydatku, czyli 172,20 zł.
Samochód w leasingu operacyjnym
W przypadku leasingu operacyjnego przedmiot leasingu nie stanowi środka trwałego przedsiębiorcy. Samochód osobowy będący przedmiotem leasingu operacyjnego pozostaje własnością leasingodawcy do momentu jego wykupu.
Jeżeli opłata leasingowa obejmuje koszty eksploatacji samochodu osobowego, to do tych dodatkowych kosztów (np. opłat serwisowych) należy zastosować ograniczenie w wysokości 75% ich wartości, jeśli pojazd jest użytkowany w sposób mieszany (firmowo i prywatnie).
Przykład 3:
Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT, zawarł umowę leasingu operacyjnego na samochód osobowy, który będzie wykorzystywany w sposób mieszany. Faktura za kolejną ratę leasingową zawiera wartość 1 230 zł brutto (230 zł VAT) oraz opłatę serwisową w kwocie 246 zł brutto (46 zł VAT). Do kosztów uzyskania przychodu zaliczy 75% wartości netto raty leasingowej powiększonej o 50% VAT niepodlegający odliczeniu, a także 75% opłaty serwisowej.
W przypadku leasingu operacyjnego koszty eksploatacji, takie jak zakup paliwa czy koszty napraw, są zaliczane do kosztów uzyskania przychodu w 75% ich wartości, jeśli pojazd jest użytkowany w sposób mieszany.
Istnieje możliwość ujęcia w kosztach 100% wartości wydatku eksploatacyjnego, pod warunkiem użytkowania danego samochodu wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.
Limit 150 000 zł dla samochodów osobowych
Od 2019 roku obowiązuje limit 150 000 zł dla wartości początkowej samochodu osobowego, który stanowi podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych oraz niektórych innych kosztów związanych z nabyciem lub finansowaniem pojazdu.
Limit ten dotyczy odpisów amortyzacyjnych, rat leasingowych w części kapitałowej, opłat wstępnych w leasingu operacyjnym oraz wydatków na ubezpieczenie AC i GAP.
Dla samochodów elektrycznych oraz napędzanych wodorem limit ten jest podwyższony do 225 000 zł.
Od 1 stycznia 2026 roku dla większości samochodów spalinowych (emitujących co najmniej 50 g CO₂/km) limit zostanie obniżony do 100 000 zł.
Limit 150 000 zł (lub 225 000 zł, a od 2026 r. 100 000 zł) jest podstawą do obliczenia współczynnika proporcji, który stosuje się do kosztów kapitałowych, gdy wartość pojazdu przekracza ten limit.
Współczynnik oblicza się, dzieląc limit przez wartość pojazdu. Uzyskany współczynnik stosuje się do opłaty wstępnej oraz rat kapitałowych z leasingu.
Odsetki od rat leasingowych stanowią koszt uzyskania przychodu w 100%, niezależnie od wartości pojazdu.
W przypadku leasingu operacyjnego, gdy wartość pojazdu przekracza limit, do kosztów uzyskania przychodu zalicza się jedynie część opłat leasingowych proporcjonalną do limitu.
Limit kosztów związanych z samochodem osobowym (100 000 zł, 150 000 zł lub 225 000 zł) jest nieco inny dla przedsiębiorców niebędących płatnikami VAT i dla płatników VAT odliczających 50% VAT lub 100% VAT.
| Rodzaj pojazdu | Limit kosztów | Dla nievatowców (brutto) | Dla vatowców (50% VAT, brutto) | Dla vatowców (100% VAT, brutto) |
|---|---|---|---|---|
| Spalinowe i hybrydy (emisja CO₂ ≥ 50 g/km) | 100 000 zł | 100 000 zł | 110 314 zł | 123 000 zł |
| Hybydy plug-in (PHEV) (emisja CO₂ < 50 g/km) | 150 000 zł | 150 000 zł | 165 470 zł | 184 500 zł |
| Elektryczne | 225 000 zł | 225 000 zł | 248 206 zł | 276 750 zł |
W przypadku leasingu operacyjnego, gdy wartość pojazdu przekracza limit, do kosztów zalicza się tylko część kapitałową rat proporcjonalnie do limitu. Odsetki są kosztem w całości.
Przykład:
Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT, odliczający 50% VAT, leasinguje samochód o wartości netto 180 000 zł. Wartość pojazdu do proporcji (180 000 zł netto + 50% nieodliczonego VAT) wynosi 200 700 zł. Miesięczna rata leasingu netto to 3 500 zł (z czego kapitał: 2 500 zł, odsetki: 1 000 zł). Proporcja kosztów dla kapitału wynosi 75% (150 000 zł / 200 700 zł). W koszty uzyskania przychodu zaliczy 75% części kapitałowej raty (1 875 zł) oraz 100% części odsetkowej (1 000 zł).
Leasing droższego samochodu może być nadal korzystniejszy niż zakup ze względu na możliwość zastosowania "podwójnego" limitu (osobno dla rat leasingu i osobno dla wykupu).
Koszty eksploatacyjne - co obejmują?
Na koszty eksploatacyjne składają się między innymi koszty paliwa, części zamiennych, napraw, przeglądów, myjni, opłat parkingowych czy opłat za przejazd płatnymi drogami.
W przypadku samochodów osobowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, wydatki eksploatacyjne są rozliczane w kosztach uzyskania przychodów w wysokości 75% wartości wydatku, jeśli pojazd jest wykorzystywany w sposób mieszany.
Jeśli pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej, a przedsiębiorca spełnia warunki do odliczenia 100% VAT (prowadzenie kilometrówki, VAT-26, regulamin wykluczający użytek prywatny), wówczas możliwe jest zaliczenie 100% wydatków eksploatacyjnych do kosztów uzyskania przychodów.
W przypadku prywatnych samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności, wydatki eksploatacyjne zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 20% poniesionego wydatku.
Warto w tym miejscu podkreślić, że czynny podatnik VAT ma prawo bez ograniczeń do odliczenia 100% podatku VAT od faktur dokumentujących wydatki eksploatacyjne dotyczące pojazdów samochodowych o DMC powyżej 3,5 tony stanowiących środki trwałe w działalności podatnika.
Zupełnie odmiennie jest w przypadku pojazdów samochodowych o DMC do 3,5 ton.
Przedsiębiorcy będący podatnikami zwolnionymi z VAT, jeśli pojazd nie jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności, mogą zaliczyć do kosztów 75% wartości brutto wydatków.
Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT wykorzystujący w działalności samochód prywatny mają prawo ujęcia w kosztach podatkowych tylko 20% wartości brutto wydatków związanych z autem.
Jak uzyskać korzystny podatkowo samochód firmowy w 2025 roku
Obecnie obowiązujące stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu do celów służbowych dla samochodów osobowych o pojemności silnika:
- do 900 cm3 - 0,89 zł,
- powyżej 900 cm3 - 1,15 zł.
Oprócz tego stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu do celów służbowych dla:
- motocykla wynosi 0,69 zł,
- motoroweru wynosi 0,42 zł.
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) dla celów podatku dochodowego został zniesiony od 1 stycznia 2019 roku. Jednakże, w niektórych przypadkach, nadal jest ona wymagana dla celów podatku VAT.
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest kluczowe dla możliwości odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z samochodem firmowym.
Informacje, jakie powinny znaleźć się w prawidłowo prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, ustawodawca określił w art. 23 ust. 7 updof.
W ramach kilometrówki rozlicza się wszelkie wydatki związane z bieżącym użytkowaniem samochodu, jak np. zakup paliwa, części, naprawy, myjnię, opłaty parkingowe, polisę ubezpieczeniową.
Zwrot kosztów używania pojazdów o DMC do 3,5 ton stanowiących własność pracownika (wspólnika) do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne - po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.
Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:
- 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.
Pracodawca ma prawo odliczyć 50% podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących ww. wydatki.
Samochód w leasingu/wynajęty a odliczenie VAT: W przypadku samochodów osobowych w leasingu lub wynajętych, przedsiębiorca ma możliwość odliczenia 50% VAT naliczonego w przypadku użytkowania mieszanego (firmowego i prywatnego) lub 100% VAT naliczonego, jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej.
Warto pamiętać, że sposób rozliczania kosztów związanych z samochodem osobowym w firmie zależy od sposobu jego użytkowania, bowiem pojazd ten może być rozliczany po uprzednim wprowadzeniu go do ewidencji środków trwałych, lub podatnik może wykorzystywać prywatny samochód na potrzeby firmy, jak również pojazd może być nabyty na podstawie umowy najmu lub leasingu.
tags: #75 #netto #kosztow #eksploatacyjnych