Kwestia rozliczania kosztów przejazdów taksówkami w celach służbowych, zwłaszcza w kontekście podróży służbowych i tzw. wyjść służbowych, od dłuższego czasu budziła wątpliwości zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników. W obliczu niekorzystnych interpretacji organów podatkowych i wyroków sądowych, sprawa nabrała nowego wymiaru po ostatnich wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów. Artykuł omawia, jak obecnie należy traktować zwrot kosztów taksówki i jakie są kluczowe zasady jego rozliczania.
Zmiana stanowiska Ministerstwa Finansów w sprawie zwrotu kosztów taksówek
Ministerstwo Finansów (MF) potwierdziło, że pracownik, który otrzyma od pracodawcy zwrot kosztów przejazdu taksówką w celach służbowych, nie uzyskuje z tego tytułu przychodu ze stosunku pracy. MF zajął stanowisko w sprawie rozliczania zwrotu kosztów przejazdów taksówkami w celach służbowych, co stanowi istotną zmianę w dotychczasowej praktyce i orzecznictwie.
Interpelacja poselska, która skłoniła MF do zajęcia stanowiska, dotyczyła specyficznej sytuacji pracowników szpitali. Pracownicy ci często przewożą materiały do przeszczepu w godzinach nocnych lub w trudnych warunkach, kiedy skorzystanie z komunikacji publicznej jest niemożliwe lub niebezpieczne. W takich sytuacjach korzystają z przejazdów taksówkami, ponieważ liczy się każda sekunda i jak najszybszy transport. Tacy pracownicy zazwyczaj wracają również taksówką ze szpitala do domu z powodu braku alternatywnych sposobów dojazdu. Koszty tych podróży, które mają kluczowe znaczenie dla ratowania ludzkiego życia i zdrowia, są następnie zwracane przez pracodawcę.
W związku z niekorzystnymi interpretacjami organów podatkowych oraz wyrokami sądowymi, w których w opisanych okolicznościach nakazywano rozpoznawać po stronie pracowników przychód ze stosunku pracy, pojawiła się potrzeba wyjaśnienia tej kwestii. Przykładem takiej interpretacji jest interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 26 kwietnia 2021 r., sygn. 0115-KDIT2.4011.79.2021.1.ENB, oraz wyrok NSA z 19 listopada 2024 r.
Koszty uzyskania przychodu - dowody księgowe
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Zgodnie z par. 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są: faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami lub (...) inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
Zgodnie z zapisami par. 14 rozporządzenia, możliwe jest również ujmowanie niektórych wydatków na podstawie paragonów. Zaliczamy tutaj środki czystości i BHP oraz materiały biurowe zakupione w jednostce handlu detalicznego. W celu zaliczenia wydatku na podstawie paragonu musi on zostać dodatkowo zaopatrzony w datę oraz stempel jednostki wydającej oraz zawierać informację o ilości, cenie jednostkowej oraz wartości dokonanych zakupów. Na odwrocie paragonu podatnik powinien zapisać dane identyfikacyjne takie jak: nazwa firmy oraz adres i nazwa zakupionego towaru.
Oprócz powyższych przypadków, za dowód księgowy uznaje się też dowody zapłaty za przejazd autostradą, bilety z parkometrów oraz bilety jednorazowe na przejazd komunikacją publiczną.
Katalog wydatków, jakie mogą zostać zaliczone do kosztów na podstawie paragonu, nie zawiera informacji odnośnie możliwości dokumentowania paragonem przejazdów taksówką za granicą. Zatem koszt przejazdu taksówką należy dokumentować wyłącznie rachunkiem lub fakturą.
Paragon może służyć ewentualnie do ewidencjonowania zakupu paliwa czy oleju za granicą. Trzeba go jednak uzupełnić o co najmniej nazwisko (nazwa firmy), adres oraz rodzaj zakupionego towaru. Konieczne jest także dokonanie stosownego przeliczenia waluty obcej na złote polskie.
Ponadto, przy zaliczaniu faktury czy paragonu za taksówkę do kosztów firmowych, napotykamy na kolejne ograniczenia. Otóż, w celu zaliczenia wydatków za taksówkę do kosztów firmowych, musi istnieć bezpośredni związek między prowadzoną działalnością a przejazdem. W czasie podróży zagranicznej jako przykład możemy podać: dojazd na lotnisko czy do hotelu, dojazdy na spotkania biznesowe. Należy tutaj również pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia związku pomiędzy osiągniętym przychodem z działalności a poniesionym kosztem.
Warto również podkreślić, że sytuacja odnośnie zaliczania wydatku za taksówkę do kosztów na podstawie paragonu wygląda analogicznie zarówno w przypadku transakcji zagranicznej, jak i krajowej. Oznacza to, że paragon za taksówkę w kraju również nie może zostać zaliczony do kosztów firmowych. Reasumując, paragon za taksówkę za granicą nie może zostać uwzględniony w kosztach firmowych.
Wyjaśnienia Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS)
Dyrektor KIS, w wydanej 30 czerwca 2025 r. interpretacji indywidualnej, odpowiedział bankowi na pytanie dotyczące zwrotu kosztów taksówek w celach służbowych.
Wyjścia służbowe
Dyrektor KIS zgodził się z bankiem, że w sytuacji, gdy pracodawca zwraca pracownikowi koszt przejazdu taksówką zamówioną w związku z wykonywaniem zadania służbowego, np. finansuje (zwraca pracownikowi wydatek) przejazd taksówką w sytuacji, gdy niezbędne jest skorzystanie z taksówki, na przykład gdy z uwagi na porę nocną lub ze względu na trasę nie kursuje komunikacja miejska albo gdy konieczne jest to ze względu na umówioną godzinę spotkania służbowego lub konferencji (szkolenia) i pracownicy wykorzystują przejazdy taksówką w ramach wykonywania obowiązków służbowych, w interesie jako ich pracodawcy, a przejazd taki uzasadniony jest okolicznościami (niemożność skorzystania z innych środków komunikacji, konieczność dotrzymania terminu spotkania) - pracownik nie uzyskuje od pracodawcy przysporzenia majątkowego (korzyści).
Dyrektor KIS uznał, że nawet w sytuacji, gdy danego przejazdu nie można zakwalifikować jako podróży służbowej, to nadal brak jest podstaw do przerzucenia na pracownika kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem powierzonego zadania. Wydatek taki jest również poniesiony w interesie pracodawcy, a nie pracownika. Zatem, w omawianej sprawie nie mamy do czynienia z nieodpłatnymi świadczeniami, w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Dlatego też - zdaniem Dyrektora KIS - w związku z dokonywaniem na rzecz pracowników zwrotu kosztów przejazdu taksówką z tytułu wyjścia służbowego, które jest związane z uczestnictwem w ramach obowiązków służbowych w spotkaniu służbowym, konferencji, szkoleniu - nie ciąży na banku jako pracodawcy obowiązek obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Podróże służbowe
Odnośnie podróży służbowych, Dyrektor KIS wskazał, że świadczenie pieniężne (zwrot wydatków) otrzymywane od pracodawcy z tytułu przejazdu taksówkami stanowi co do zasady po stronie pracownika przychód, o którym mowa w art. 11 ust. 1 w związku z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Niemniej jednak, na podstawie powołanego art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
- podróży służbowej pracownika,
- podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
Na podstawie art. 21 ust. 13 i ust. 15c ustawy o PIT, przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
- w celu osiągnięcia przychodów lub
- w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
- przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
- przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
Przy czym zwolnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 16 i 20, nie mają zastosowania do przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8.
Zaś "odrębne przepisy", o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
- diety;
- zwrot kosztów:
- przejazdów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- noclegów,
- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Jak wynika z § 3 ust. 2 rozporządzenia, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
Stosownie do § 3 ust. 3 rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia:
- Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.
- Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.
Natomiast jak wynika z § 9 ww. rozporządzenia:
- Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.
- Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.
- Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
Jak stanowi § 17 ww. rozporządzenia:
- Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.
- W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.
- Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
- Ryczałty, o których mowa w ust. 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik:
- odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
- ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
- nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.
Z § 6 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej wynika, że:
- Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.
- Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.
Jak wynika natomiast z § 12 rozporządzenia, czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
- lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
- lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
- morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Stosownie do § 21 rozporządzenia, w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio.
Dyrektor KIS podsumował te przepisy w ten sposób, że w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety albo na wniosek pracownika pracodawca wyraża zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Z zastrzeżeniem wynikającym z § 17 ust. 4 ww. rozporządzenia, pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt w wysokości ustalonej na podstawie § 17 ust. Jeśli pracownik ponosi ww. koszty dojazdu wyłącznie „w jedną stronę”, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50% diety. Ponadto pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży w wysokości 10% diety za dobę obowiązującej w danym państwie, zgodnie z załącznikiem.
Ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 updof, korzysta zatem jedynie kwota ryczałtu wynikającego z ww. rozporządzenia. Pracodawca może według własnego uznania kształtować korzystniejsze zasady zwrotu swoim pracownikom kosztów poniesionych w czasie podróży służbowej. Dla celów jednak ustalenia zwolnienia z podatku dochodowego charakter wiążący i ostateczny mają przepisy dotyczące należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Skoro zatem podróż rozpoczyna się od miejscowości, w której znajduje się siedziba spółki, stałe miejsce pracy pracownika lub/i miejsce stałego lub czasowego pobytu pracownika, to wydatki ponoszone w związku z przejazdami na terenie tej miejscowości nie mieszczą się w zakresie wydatków wymienionych w rozporządzeniu, a tym samym opłacenie tych wydatków przez pracodawcę lub ich zwrot pracownikowi stanowi przychód podlegający opodatkowaniu, do którego nie ma zastosowania zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 updof.
W świetle stanowiska organów podatkowych i sądów administracyjnych, pracownik uzyskuje w tym przypadku przychód ze stosunku pracy, od którego należy pobrać zaliczkę na PIT. Nie ma tu zastosowania zwolnienie od podatku przewidziane w art. 21 ust.
Warto odnotować, że stanowisko organów podatkowych nie zawsze było niekorzystne dla podatników. Izba Skarbowa w Poznaniu w piśmie z 8.02.2012 (ILPB1/415-1266/11-6/AMN) uznała, że mamy w tym przypadku do czynienia ze zwrotem innych udokumentowanych wydatków poniesionych podczas podróży służbowej: zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji publicznej, w szczególności taksówkami, z miejsca zamieszkania lub miejsca wykonywania pracy na dworzec kolejowy, autobusowy bądź do portu lotniczego, skąd pracownik udaje się do miejsca docelowego podróży służbowej zarówno krajowej, jak i zagranicznej, a także powrót z dworca kolejowego, autobusowego czy portu lotniczego do miejsca zamieszkania lub miejsca wykonywania pracy, podlega zwolnieniu z opodatkowania. Tym samym na spółce nie ciążyły i nie będą ciążyły obowiązki obliczenia i poboru zaliczki na PIT z tytułu zwrotu ww.
Skarbówka żąda 250 tys. zł! 💸 19 tys. Polaków zbankrutuje?! Pułapka ulgi meldunkowej
Podsumowanie
Stanowisko Ministra Finansów z grudnia 2024 r. stanowi kluczowe wyjaśnienie dla pracodawców i pracowników. Zwrot kosztów przejazdu taksówką w celach służbowych, zarówno w ramach podróży służbowych, jak i wyjść służbowych, nie stanowi przychodu pracownika, pod warunkiem, że jest to zwrot faktycznie poniesionych wydatków, bez dodatkowego przysporzenia majątkowego. Jest to istotna zmiana, która ma na celu ułatwienie rozliczania takich wydatków i unikanie nieporozumień z organami podatkowymi.
tags: #wyjasnienie #dlaczego #korzystno #taxi #delegacja