Pracodawcy planujący zatrudnienie obcokrajowców muszą zapoznać się z różnymi regulacjami oraz obowiązkami. Pierwszym krokiem jest zrozumienie możliwości zatrudnienia obywateli państw UE, EOG oraz Szwajcarii z pomocą platformy EURES. Różne przepisy dotyczą również zatrudnienia obywateli państw trzecich w Polsce, co wiąże się z uzyskiwaniem odpowiednich zezwoleń na pracę.
Procedura oświadczeniowa - uproszczona ścieżka zatrudnienia
Powierzenie pracy cudzoziemcowi na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy jest procedurą uproszczoną, nazywaną także "procedurą oświadczeniową". Pozwala ona obywatelom Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Mołdawii i Ukrainy wykonywać pracę w Polsce przez 24 miesiące bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Dotyczy to zakresu, w jakim nie jest wydawane zezwolenie na pracę sezonową, czyli prac innych niż wskazane w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 25 listopada 2025 r.
Obecnie każdy pracodawca, który chce skorzystać z procedury oświadczeniowej, może wystąpić o wpis oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń na okres nie dłuższy niż 24 miesiące, niezależnie od tego, czy cudzoziemiec pracował lub pracuje na podstawie oświadczenia. Nie ma także przeszkód, aby bezpośrednio po zakończeniu pracy na podstawie oświadczenia dany pracodawca złożył kolejne oświadczenie dla tego samego cudzoziemca.
Jak złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy?
Pracodawca składa oświadczenie przez stronę internetową. Wypełniając oświadczenie, należy wpisać między innymi: dane pracodawcy, dane cudzoziemca, którego zamierza się zatrudnić, datę rozpoczęcia i okres wykonywania pracy, rodzaj umowy będącej podstawą wykonywania pracy, wysokość wynagrodzenia brutto, podklasę Polskiej Klasyfikacji Działalności Gospodarczej, zawód i miejsce wykonywania pracy. Należy pamiętać, że oświadczenia mogą być rejestrowane tylko w przypadku podklas PKD niewymienionych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 25 listopada 2025 r.
Oświadczenie należy złożyć przed podjęciem pracy przez cudzoziemca. Cudzoziemiec może podjąć pracę dopiero, gdy powiatowy urząd pracy wpisze oświadczenie pracodawcy do ewidencji oświadczeń. Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi składa się i - po potwierdzeniu przez PUP - odbiera elektronicznie, jako pracodawca. Potwierdzeniem wpisu jest oświadczenie wydane w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym pracownika urzędu. Praca cudzoziemca jest legalna w okresie określonym w tym oświadczeniu.
Do wniosku należy dołączyć opłatę 400 zł, oświadczenie o niekaralności, dokument tożsamości pracodawcy oraz skany stron dokumentu podróży lub innego dokumentu tożsamości cudzoziemca. Gdy cudzoziemiec przebywa poza RP, wymagany jest skan stron dokumentu podróży z danymi osobowymi.
Kiedy starosta odmówi wpisu oświadczenia?
Starosta wydaje decyzję odmowną zawsze, gdy podmiot powierzający pracę był karany w związku z powierzeniem pracy cudzoziemcom, tj. dopuścił się przestępstw lub poważnych naruszeń przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców lub niektórych przepisów Kodeksu Karnego. Odmowa nastąpi również, jeżeli z okoliczności wynika, że oświadczenie jest składane dla pozoru, będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż praca deklarowana w oświadczeniu lub podmiot powierzający pracę nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy. Dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca nie posiada środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy, lub zalega z odprowadzaniem składek.
Innym powodem odmowy wpisu oświadczenia pracodawcy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi może być wyczerpanie ustalonych limitów takich oświadczeń. Jeżeli starosta odmówił wpisu twojego oświadczenia do ewidencji oświadczeń, możesz się odwołać od jego decyzji. Masz na to 14 dni od dnia otrzymania decyzji odmownej. Odwołanie złóż do Ministra Rodziny i Polityki Społecznej za pośrednictwem starosty, który wydał decyzję.
Obowiązki pracodawcy po wpisie oświadczenia
Po wpisie oświadczenia pracodawca ma obowiązek poinformować starostę o podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni, a w razie niepodjęcia pracy w terminie 14 dni od daty wskazanej w oświadczeniu. Pracodawca jest zobowiązany zawrzeć pisemną umowę z tłumaczeniem zrozumiałym dla cudzoziemca, uwzględnić warunki oświadczenia i przekazać kopię umowy organowi przed powierzeniem pracy. Należy przestrzegać obowiązków takich jak zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni, dostosowanie wynagrodzenia do minimalnego oraz przechowywanie kopii dokumentu pobytowego. Za naruszenia przewidziane są sankcje.
Pracodawca ma obowiązek przestrzegania wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, takich samych jak w przypadku polskich pracowników. Dotyczy to m.in. zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni, gdy dana umowa podlega ubezpieczeniom (np. umowa o pracę, zlecenia czy agencyjna), czy dostosowania wysokości wynagrodzenia do aktualnej wysokości minimalnego wynagrodzenia w przypadku niższej kwoty wskazanej w oświadczeniu. Należy również przestrzegać obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca wynikających z innych przepisów, np. przechowywanie kopii dokumentu pobytowego cudzoziemca.
Dalsze kroki po okresie zatrudnienia na podstawie oświadczenia
Jeżeli cudzoziemiec pracował na podstawie oświadczenia co najmniej 3 miesiące na umowie o pracę i pracodawca chce kontynuować zatrudnienie na tym samym stanowisku, możliwe jest wystąpienie do wojewody o zezwolenie na pracę lub złożenie przez cudzoziemca wniosku o zezwolenie na pobyt i pracę. W takim przypadku cudzoziemiec będzie mógł legalnie wykonywać pracę na rzecz pracodawcy w okresie oczekiwania na decyzję.
Zezwolenia na pracę - tradycyjna ścieżka
Zezwolenia na pracę dla cudzoziemców wydawane są przez wojewodów na wniosek pracodawcy. Istnieje możliwość wydania zezwolenia sezonowego przez starostę. Zezwolenie zawiera informacje dotyczące pracodawcy, stanowiska, wynagrodzenia oraz okresu ważności. Cudzoziemiec musi posiadać tytuł pobytowy, aby legalnie pracować w Polsce.
Zezwolenie na pracę nie może być wydane, między innymi, jeżeli podmiot powierzający pracę nie spełnił wymogów dotyczących udzielenia zezwolenia na pracę lub był karany za określone przestępstwa lub wykroczenia. Organ odmawia wydania zezwolenia, jeżeli z okoliczności wynika, że celem wnioskodawcy nie jest powierzenie pracy cudzoziemcowi lub celem cudzoziemca nie jest wykonywanie pracy. Dotyczy to również sytuacji, gdy wnioskodawca nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy (np. nie posiada środków na pokrycie zobowiązań, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy, zalega z odprowadzaniem składek).
Zezwolenie wydawane jest na okres do 3 lat, jednak okres ten może być skrócony, według kryteriów określonych w lokalnych uregulowaniach, tj. wydawanych przez wojewodę tzw. kryteriów wojewódzkich. W celu zatrudnienia cudzoziemca jako członka zarządu, wnioskodawca musi wykazać poprzez odpowiednie dokumenty, że osiąga odpowiedni dochód (poziom rocznych dochodów powinien przekraczać 12-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia) oraz kreuje miejsca pracy (zatrudnia od co najmniej roku przynajmniej dwie osoby niepotrzebujące zezwolenia na pracę).
Zezwolenie na pracę w związku z delegowaniem cudzoziemca przez podmiot zagraniczny na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wydaje się, jeżeli cudzoziemiec jest zatrudniony przez podmiot zagraniczny, wykonuje pracę poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dla tego podmiotu i będzie delegowany do pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w oddziale, zakładzie lub przedstawicielstwie podmiotu zagranicznego albo w podmiocie pozostającym z podmiotem zagranicznym w stosunku dominacji lub zależności, lub w stosunku powiązania.
Jak zatrudnić OBCOKRAJOWCA w Polsce w 2026 roku? | Tax Safe
Warunkiem skorzystania z procedury oświadczeniowej jest wpis oświadczenia do ewidencji oświadczeń w powiatowym urzędzie pracy oraz posiadanie przez cudzoziemca tytułu pobytowego uprawniającego do pracy na terytorium RP. Samo wpisanie oświadczenia nie uprawnia do legalnej pracy bez odpowiedniego tytułu pobytowego. Szczególne regulacje z 12 marca 2022 r. gwarantują legalność pobytu obywatelom Ukrainy i ich małżonkom, którzy przybyli do Polski po rozpoczęciu inwazji.
tags: #urzad #pracy #ozarow #mazowiecki #zatrudnienie #obcokrajowca