Terminowe i prawidłowe wydanie świadectwa pracy jest obowiązkiem pracodawcy i nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z przedsiębiorcą. Niewywiązanie się z tego obowiązku przez zatrudniającego jest traktowane jak wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1000 zł do 30000 zł.
Świadectwo pracy jest dokumentem, który potwierdza przebieg zatrudnienia pracownika, w tym okresy zatrudnienia, rodzaj wykonywanej pracy oraz informacje o ewentualnych karach porządkowych. Zgodnie z art. 97 § 2 Kodeksu pracy świadectwo pracy powinno w szczególności zawierać informacje dotyczące: okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.
Pracodawca nie musi korzystać ze wzoru świadectwa pracy załączonego do rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy. Może sporządzić własny wzór pod warunkiem, że znajdą się w nim wszystkie obowiązkowe elementy wskazane w przepisach.
Świadectwo pracy - wypełnienie krok po kroku
Szczegółową treść świadectwa pracy reguluje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy oraz art. 97 Kodeksu pracy. Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis poszczególnych punktów świadectwa pracy.
Dane pracownika oraz okres wykonywania pracy
W pkt 1 świadectwa należy wskazać imię pracownika, a jeśli posiada dwa - należy umieścić oba. Świadectwo pracy powinno wskazywać również dokładne daty zatrudnienia, dzięki czemu kolejny pracodawca będzie mógł ustalić staż urlopowy niezbędny do określenia przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu wypoczynkowego. Powinno się określić początkową oraz końcową datę trwania stosunku pracy. Wykazuje się poprzednie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, jeśli świadectwo pracy nie zostało wydane. Jeżeli w danym zakładzie pracy pracownik był zatrudniony w różnych wymiarach czasu pracy, należy podać je wszystkie wraz z okresami, w których wykonywał pracę w poszczególnych wymiarach etatu.
Wskazanie okresu pracy tymczasowej w świadectwie pracy
W pkt 2 świadectwa pracy pracodawca wykazuje okresy pracy w agencji pracy tymczasowej. Jeśli pracodawca posiada status agencji pracy tymczasowej, to powinien wykazać wszystkie okresy pracy z uwzględnieniem każdego pracodawcy-użytkownika.
Świadectwo pracy a zajmowane stanowiska
W pkt 3 świadectwa pracy pracodawca jest zobowiązany wskazać, jaką pracę wykonywał pracownik. W tym miejscu świadectwo zawiera zatem wszystkie stanowiska, które zajmował zatrudniony u przedsiębiorcy wystawiającego świadectwo pracy oraz informacje o tym, jakie pełnił funkcje. Nie wynika to wprost z przepisów, ale poszczególne stanowiska lub funkcje należy podać w porządku chronologicznym. Przepisy nie wymagają, aby pracodawca, wymieniając poszczególne stanowiska pracy, wskazywał okres, w którym pracownik świadczył pracę na danym stanowisku, ale można to dopisać ze względu na bardziej przejrzysty zapis w świadectwie pracy.
Tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy
W pkt 4 świadectwa pracy pracodawca powinien wskazać tryb i podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wygaśnięcie umowy skutkuje zakończeniem stosunku pracy, np. w wyniku śmierci pracownika lub pracodawcy czy tymczasowego aresztowania przekraczającego 3 miesiące. Rozwiązanie umowy wynika natomiast z czynności podejmowanych przez strony stosunku pracy. W świadectwie pracy bardzo istotne jest podanie sposobu, w którym została rozwiązana umowa o pracę, np. za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem przez pracownika czy pracodawcę. Formę rozwiązania umowy wskazuje się poprzez podanie dokładnego artykułu Kodeksu pracy pozwalającego na rozwiązanie umowy. Ponadto można określić szczególne przypadki zakończenia stosunku pracy. Pracodawca, w przypadku rozwiązania stosunku pracy, nie może zamieszczać w świadectwie pracy przyczyny rozwiązania stosunku pracy. Świadectwo pracy wskazuje natomiast stronę, która dokonała wypowiedzenia.
Informacje o skróconym okresie wypowiedzenia umowy o pracę
W pkt 5 świadectwa należy wskazać okres, o który został skrócony okres wypowiedzenia uprawniający do odszkodowania. Ustawodawca ma tu na myśli sytuację, kiedy wypowiedzenie umowy pracownikowi nastąpiło z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy lub też innych przyczyn niedotyczących pracowników. Pracodawca może w tej sytuacji skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. W sytuacji tej pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia.
Nowości w świadectwie pracy - zwolnienie z powodu siły wyższej i urlop opiekuńczy
W pkt 6 ust. 1 wpisuje się informację dotyczącą ilości dni zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 1481 § 1 kp, czyli z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Zwolnienie udzielane jest w wymiarze 2 dni albo 16 godzin.
W pkt 6 ust. 3 wpisuje się informację o wykorzystaniu bezpłatnego urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Udzielany jest on w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym, aby zapewnić osobistą opiekę lub wsparcie krewnemu (syn, córka, matka, ojciec lub małżonek) albo osobie pozostającej we wspólnym gospodarstwie domowym, wymagającej opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.
Informacja dotycząca urlopu wypoczynkowego
W pkt 6 ust. 2 należy wskazać liczbę dni urlopu wypoczynkowego. Świadectwo pracy powinno określać liczbę dni urlopu, które pracownik wykorzystał za bieżący rok. Informacja ta jest niezbędna dla przyszłego pracodawcy, u którego pracownik zechce podjąć pracę w tym samym roku. W świadectwie pracy wskazuje się wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za który należy się ekwiwalent pieniężny.
Świadectwo pracy nie zawiera informacji o wymiarze zaległego urlopu wypoczynkowego. Nie należy także wykazywać wykorzystanego urlopu wypoczynkowego innego niż za rok bieżący, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Oznacza to tyle, że pracodawca wskazuje liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w naturze lub za który wypłacono ekwiwalent za urlop. Dodatkowo odrębnie należy wskazać wykorzystany urlop na żądanie.
Świadectwo pracy - informacja dotycząca urlopu bezpłatnego
W pkt 6 ust. 4 należy wprowadzić okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawę prawną jego udzielenia (np. art. 174 § 1 lub art. 1741 § 1 k.p). W tym miejscu wpisuje się termin udzielonego urlopu bezpłatnego za cały okres zatrudnienia, a nie tylko za rok kalendarzowy, w którym ustał stosunek pracy.
Urlop ojcowski, rodzicielski i wychowawczy
Dane na temat wykorzystania urlopu ojcowskiego wpisuje się w ust. 6 pkt 5, natomiast na temat urlopu rodzicielskiego w 6 pkt 6. Informację o wykorzystaniu urlopu wychowawczego należy zamieścić tylko w ust. 6 pkt 7 świadectwa pracy. Z uwagi na fakt, że okresy urlopu wychowawczego przypadające przed 1 stycznia 1999 r. są okresami nieskładkowymi, analizując zapis ust. 6 pkt 13 zamieszczony we wzorze świadectwa pracy „okresy nieskładkowe przypadające w okresie zatrudnienia”, przyjmuje się, że okres wykorzystanego urlopu wychowawczego przed 1 stycznia 1999 r. powinien być odnotowany również w tym punkcie.
Obecnie ojciec dziecka może wykorzystać urlop ojcowski w 2 częściach w wymiarze 14 dni kalendarzowych. Urlop ten może być wykorzystany do ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia. W pkt 6 ust. 5 pracodawca powinien wskazać urlop ojcowski, ale tylko wówczas, jeśli pracownik będzie mógł wykorzystać jeszcze ten urlop u przyszłego pracodawcy. W pkt 6 ust. 6 należy wykazać okresy pobierania urlopu rodzicielskiego, podobnie jak w przypadku urlopu ojcowskiego pracodawca wskazuje wykorzystany urlop tylko w przypadku, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby wykorzystać go w kolejnym zatrudnieniu. Co ważne, również w przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski lub rodzicielski, wskazuje odrębnie urlop na każde dziecko, podając imię i nazwisko dziecka.
Ochrona stosunku pracy
W ust. 6 pkt 8 wpisuje się okresy ochrony wynikające z art. 1868 kp, czyli ochronę wynikającą m.in. z obniżenia wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy, maksymalnie na okres 4 lat, a więc na okres, w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego.
Informacja dotycząca zwolnienia od pracy na podstawie art. 188 Kodeksu pracy
W pkt 6 ust. 9 pracodawca wykazuje liczbę dni wykorzystanych przez pracownika z art. 188 kp. Pracownicy wychowujący dziecko do lat 14 mają prawo w każdym roku kalendarzowym do wykorzystania 2 dni urlopu opiekuńczego na dziecko. Ponieważ jest to limit roczny, informacja o wykorzystanym urlopie opiekuńczym musi zawierać świadectwo pracy, aby kolejny pracodawca posiadał wiedzę na temat stanu wykorzystanego urlopu w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
Nowość w świadectwie pracy - praca zdalna
Pkt 6 ust. 10 to informacja o wykorzystanej liczbie dni pracy zdalnej przewidzianej w art. 6733 § 1 kp, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Informacje o okresach niezdolności do pracy
W pkt 6 ust. 11 pracodawca wykazuje okresy niezdolności do pracy pracownika, za które zachował prawo do wynagrodzenia chorobowego (chodzi tu o okresy, za które pracodawca wypłacił wynagrodzenie chorobowe zatrudnionemu zgodnie z obowiązującymi przepisami), czyli maksymalnie 14/33 dni. W miejscu tym należy wyszczególnić dni, za które pracownik pobierał wynagrodzenie chorobowe. Informacja ta ma posłużyć kolejnemu pracodawcy do ustalenia prawa do wynagrodzenia bądź zasiłku chorobowego.
Świadectwo pracy a okresy bez wynagrodzenia
W pkt 6 ust. 12 należy wykazać okresy, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia, przypadające w okresie od 1 stycznia 2003 roku do 31 grudnia 2003 roku zgodnie z art. 92 § 11 Kodeksu pracy obowiązującym w tym okresie).
Okres odbytej służby wojskowej i praca w szczególnych warunkach
W pkt 6 ust. 13 należy wykazać okresy odbywania czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych. Formy odbywania służby wojskowej zostały określone w ustawie o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej.
W pkt 6 ust. 14 pracodawca wykazuje okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz jej rodzaj i zajmowane stanowiska. Pracownik wykonujący pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze jest uprawniony do przejścia na wcześniejszą emeryturę, także dane te są szczególnie istotne dla pracowników, którzy chcą starać się o przejście na wcześniejszą emeryturę z tego tytułu.
Świadectwo pracy a dodatkowy urlop
Punkt 6 ust. 15 jest to miejsce, w którym można wpisać informacje mające wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy - np. czy pracownikowi została wypłacona odprawa emerytalna lub rentowa, czy zatrudniony, posiadający określony stopień niepełnosprawności, wykorzystał dodatkowy, przysługujący mu urlop wypoczynkowy lub też liczbę przepracowanych godzin nadliczbowych, które należy rozliczyć w ramach rocznego limitu.
Świadectwo pracy a okresy nieskładkowe
Okresy nieskładkowe przypadające w trakcie trwania stosunku pracy uwzględniane są przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Do okresów nieskładkowych zaliczamy: niezdolność do pracy spowodowaną chorobą, za którą pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy (również z funduszu wypadkowego), okres pobierania świadczenia rehabilitacyjnego (również z funduszu wypadkowego) oraz zasiłku opiekuńczego. W tym miejscu świadectwo pracy nie zawiera okresów dotyczących nieobecności nieusprawiedliwionych i usprawiedliwionych niepłatnych, udzielonych urlopów bezpłatnych, urlopów wychowawczych oraz pobierania zasiłków macierzyńskich.
Świadectwo pracy - informacje o zajęciu wynagrodzenia
W przypadku, gdy dany pracownik posiada zajęcie komornicze, należy wskazać komornika, numer sprawy egzekucyjnej oraz wysokość potrąconych dotychczas kwot tak, aby nowy pracodawca zatrudniający daną osobę mógł na podstawie informacji ze świadectwa pracy skontaktować się z komornikiem i dokonywać potrąceń z wynagrodzenia pracownika.
Informacje uzupełniające w świadectwie pracy
Pracodawca dodatkowo na prośbę pracownika w informacjach uzupełniających uwzględnia takie dane, jak: wysokość oraz składniki wynagrodzenia, zdobyte kwalifikacje w trakcie trwania stosunku pracy. W świadectwie pracy obligatoryjnie powinno znaleźć się pouczenie. Zgodnie z pouczeniem pracownik może złożyć wniosek o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania błędnego świadectwa pracy. W przypadku odmowy sprostowania świadectwa pracy byłemu pracownikowi przysługuje prawo do odwołania się od decyzji pracodawcy do Sądu Pracy w terminie 14 dni od wydania odmownej decyzji. Pracownik ma prawo odwołać się do Sądu Pracy, również w sytuacji gdy pracodawca nie zawiadomi go o odmowie sprostowania wydanego świadectwa pracy.
Kiedy pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy?
Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w momencie ustania stosunku pracy, czyli:
- ostatniego dnia wypowiedzenia - w przypadku rozwiązania umowy za wypowiedzeniem;
- wraz z oświadczeniem pracodawcy o rozwiązaniu umowy - jeżeli dochodzi do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia;
- ostatniego dnia obowiązywania umowy - w sytuacji, gdy rozwiązanie stosunku pracy następuje wraz z upływem terminu widniejącego na umowie o pracę na czas określony;
- ostatniego dnia współpracy - w przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron;
- w dniu, w którym nastąpiło zdarzenie skutkujące wygaśnięciem umowy - jeżeli dochodzi do wygaśnięcia stosunku pracy.
Dzień ustania stosunku pracy (będący jednocześnie dniem, w którym pracodawca jest zobowiązany wystawić świadectwo pracy) definiuje się na podstawie trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy.
Przepisy nakazują pracodawcy wydanie świadectwa pracy w tym samym dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Kodeks pracy dopuszcza jednak sytuację, w której wystawienie świadectwa pracy w tym terminie okazuje się niemożliwe z przyczyn obiektywnych. W takim przypadku dokument należy doręczyć pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy.
Wyjątki i sytuacje szczególne - np. śmierć pracownika
Jeżeli pracodawca nawiąże ze zwolnionym pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od ustania poprzedniego, nie ma obowiązku wydawania świadectwa pracy. W takiej sytuacji należy to zrobić jedynie na prośbę pracownika wyrażoną poprzez złożenie stosownego wniosku w formie papierowej lub elektronicznej.
Śmierć pracownika powoduje automatyczne wygaśnięcie stosunku pracy. W takim przypadku pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia świadectwa pracy i dołączenia dokumentu do akt osobowych. Małżonek zmarłego pracownika, inna osoba uprawniona do otrzymania renty rodzinnej lub spadkobierca może złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy. Pracodawca powinien przekazać wnioskodawcy dokument w ciągu 7 dni. Pozostałe sytuacje prowadzące do wygaśnięcia stosunku pracy (np. trzymiesięczna nieobecność pracownika z powodu tymczasowego aresztowania) także nie zdejmują z pracodawcy obowiązku sporządzenia świadectwa pracy.
Konsekwencje braku wydania dokumentu
Wydanie świadectwa pracy po zakończeniu zatrudnienia jest obowiązkiem pracodawcy. Jego niedopełnienie wiąże się z prawnymi konsekwencjami.
Odpowiedzialność pracodawcy
Zaniechanie obowiązku wydania świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. W takiej sytuacji na pracodawcę może zostać nałożona kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 30000 zł. Dotyczy to zarówno niewydania świadectwa pracy w ogóle, jak i wydania dokumentu po terminie określonym w kodeksie pracy.
Jak długo przechowywać świadectwo pracy?
Kopię wydanego świadectwa pracy należy przechowywać w aktach osobowych danego pracownika. Okres przechowywania świadectwa pracy, jak i pozostałej dokumentacji pracowniczej zależy od początkowej daty zatrudnienia. Dokumentację należy przechowywać przez 10 lat, jeżeli z danym pracownikiem nawiązano stosunek pracy: w roku 2019 lub później, w latach 1999-2018, jeżeli złożono wymagane oświadczenie oraz raport do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dokumentację pracowników zatrudnionych przed rokiem 1999 należy natomiast przechowywać przez okres 50 lat.
Świadectwo pracy - informacje dla pracownika
Kodeks pracy i wspomniane wyżej Rozporządzenie dają pracownikom możliwość reakcji i pociągnięcia do odpowiedzialności pracodawcy, który opóźnia wydanie dokumentu. Pracownicy mogą też wnioskować o skorygowanie dokumentu.
Możliwe działania pracownika w przypadku opóźnienia
W sytuacji, gdy dochodzi do opóźnienia w związku z wydaniem świadectwa pracy, pracownik może zwrócić się do sądu pracy w celu zobowiązania pracodawcy do sporządzenia dokumentu. Jeżeli wydanie świadectwa pracy przez pracodawcę jest niemożliwe, sąd na wniosek pracownika może ustalić uprawnienia pracownicze.
Jeżeli pracownik ucierpiał z powodu opóźnienia, może ubiegać się o odszkodowanie w sądzie pracy. W takim przypadku odszkodowanie powinno odpowiadać wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy wskutek niewydania świadectwa pracy. Rekompensata nie może jednak przekraczać kwoty odpowiadającej wynagrodzeniu za 6 tygodni.
Jak skorygować błędy w świadectwie pracy?
Procedurę sprostowania świadectwa pracy określa kodeks pracy oraz wspomniane wcześniej rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu pracownik może zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy:
- pracodawca może przychylić się do wniosku lub rozpatrzyć go negatywnie. W pierwszym przypadku w ciągu 7 dni należy skorygować błędy i wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy. W drugim przypadku w ciągu 7 dni należy poinformować pracownika o negatywnym rozpatrzeniu wniosku (w postaci papierowej albo elektronicznej);
- jeżeli pracodawca nie uwzględni wniosku o sprostowanie świadectwa pracy, pracownik w ciągu 14 dni od otrzymania tej decyzji może wystąpić z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy;
- jeśli sąd pracy uwzględni powództwo pracownika, pracodawca będzie zobowiązany do wydania nowego świadectwa pracy w ciągu 3 dni od dnia, w którym orzeczenie się uprawomocni.
Wypełnianie świadectwa pracy
tags: #swiadectwo #pracy #umowa #o #dzielo #wzor