Zatrudnienie rodziny w działalności gospodarczej: Aspekty prawne i ubezpieczeniowe

Prowadzenie własnej firmy często wiąże się z powierzaniem obowiązków członkom najbliższej rodziny. Choć intuicyjnie wydaje się, że zatrudnienie takich osób na umowę o pracę powinno przebiegać według tych samych zasad co w przypadku innych pracowników, rzeczywistość bywa bardziej złożona, szczególnie w kontekście rozliczania składek ZUS.

Współczesne realia gospodarcze sprzyjają tworzeniu tak zwanych "firm rodzinnych". Największe zaufanie pokładamy w najbliższych, którym powierzamy nie tylko codzienne obowiązki, ale także sekrety przedsiębiorstwa. Zatrudnienie członka rodziny daje pewność, że wrażliwe informacje pozostaną w gronie najbliższych. Niemniej jednak, nawet rodzina oczekuje godziwego wynagrodzenia za swoją pracę.

Historycznie, na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przedsiębiorcy byli pozbawieni możliwości zaliczania wynagrodzeń członków najbliższej rodziny do kosztów prowadzenia działalności, nawet jeśli były one faktycznie wypłacane. Sytuacja zmieniła się w 2019 roku, kiedy to członkowie rodziny zostali zrównani w prawach z niespokrewnionymi pracownikami w tym zakresie.

Jednakże, w kontekście rozliczania składek ZUS, sytuacja wygląda nieco inaczej i nie zawsze jest spójna z przepisami podatkowymi. Przepisy ubezpieczeniowe wprowadzają pojęcie "osoby współpracującej", która dotyczy członków najbliższej rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą. Wszystkie te warunki muszą być spełnione łącznie.

W przypadku umowy o dzieło, nie ma obowiązku odprowadzania składek ZUS. Przepisy nie zabraniają zawierania umów zlecenia pomiędzy małżonkami, jeśli jedno z nich prowadzi działalność gospodarczą. Jeśli umowa zlecenie stanowi jedyny tytuł do ubezpieczeń dla zleceniobiorcy, należy dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, przy czym ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.

Gdy występuje zbieg tytułów do ubezpieczenia, na przykład gdy współmałżonek jest jednocześnie zatrudniony na umowę zlecenie lub umowę o pracę u innego płatnika, od umowy zlecenia może być opłacana jedynie składka zdrowotna.

ZUS w swoich interpretacjach podkreśla, że osoba wykonująca pracę na umowę zlecenie, nawet spełniająca kryteria osoby współpracującej, podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy zlecenie, ponieważ stanowi ona odrębny tytuł od współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Jedna z interpretacji ZUS (sygn. WPI/200000/43/283/2022 z dnia 8 marca 2022 r.) potwierdziła, że zatrudnienie męża w firmie żony na umowę zlecenie podlega ubezpieczeniom społecznym.

Kwestia definicji "współpracy" bywa niejednoznaczna. Sądy w swoich orzeczeniach definiują współpracę jako cechującą się m.in. wykonywaniem prac o wymiarze ekonomicznym i organizacyjnym, które można postrzegać jako pomoc przy prowadzeniu działalności. Warto zaznaczyć, że w jednym z wyroków (sygn. akt VII U 3975/19 z dnia 23.12.2019 r.) Sąd Okręgowy w Warszawie uznał żonę za pracownika, a nie osobę współpracującą w firmie męża, co skutkowało ustaleniem podstawy wymiaru składek ZUS na podstawie wynagrodzenia z umowy o pracę.

Sąd argumentował, że współpraca jest wolna od elementów stosunku pracy, takich jak podporządkowanie, ciągłość, jasno określone wynagrodzenie czy zakres czynności. Działania osoby współpracującej nie mają charakteru czynności pracowniczych.

Zgodnie z przepisami, każdy zatrudniony pracownik, w tym członek najbliższej rodziny, powinien być zgłoszony do ZUS. Jednak w przypadku członków rodziny traktowanych jako osoby współpracujące, obowiązują inne zasady opłacania składek społecznych i zdrowotnych.

Kluczowe różnice w opłacaniu składek ZUS za członków rodziny:**

• Umowa o pracę: Składki społeczne płacone są w takiej samej wysokości, jak za przedsiębiorcę opłacającego "duży ZUS".
• Umowa zlecenie: Składki ZUS są płacone od kwoty uzyskanego wynagrodzenia.

Składki społeczne za osobę współpracującą opłaca się w wysokości co najmniej 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, co stanowi podstawę do naliczania "dużego ZUS" dla przedsiębiorcy. Podstawa naliczania składki zdrowotnej wynosi 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, co w 2025 roku wynosi 6.411,89 zł.

Pomimo tego, że od 2019 roku nie ma już wątpliwości co do zaliczania wynagrodzeń członków rodziny do kosztów uzyskania przychodów, spory z ZUS na tle rozliczania składek nadal trwają. Brakuje spójności między przepisami podatkowymi a przepisami dotyczącymi ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

ZUS konsekwentnie stoi na stanowisku, że członkowie najbliższej rodziny posiadają status osoby współpracującej, choć uzasadnienia w wydawanych decyzjach bywają ogólne. Składki społeczne osoby współpracującej są w tej samej wysokości, co dla przedsiębiorcy opłacającego "Duży ZUS", a składka zdrowotna jest ustalana w sposób zryczałtowany, co może prowadzić do sytuacji, w której będzie ona wyższa niż składka samego przedsiębiorcy.

Dopóki przepisy w obszarze ubezpieczeń nie ulegną zmianie, przedsiębiorcy powinni brać pod uwagę stanowisko ZUS w kwestii oskładkowania osób współpracujących. W przeciwnym razie, mogą być zmuszeni do dochodzenia swoich praw w sądzie, co jest procesem czasochłonnym i kosztownym, z nieprzewidywalnym wynikiem.

Brak spójności między przepisami podatkowymi a składkowymi rodzi naturalny sprzeciw wobec odmiennego traktowania wynagrodzeń wypłacanych członkom najbliższej rodziny i osobom niespokrewnionym w rozliczeniach podatkowych i składkowych.