Przeprowadzenie inwentaryzacji jest kluczowym procesem w każdej firmie, mającym na celu ustalenie rzeczywistego stanu posiadanych aktywów i pasywów. Zbliża się koniec roku kalendarzowego, co dla wielu jednostek oznacza czas wytężonej pracy związanej z inwentaryzacją. Mimo że przepisy nie zmieniły się w tym zakresie, wciąż pojawia się wiele wątpliwości dotyczących metod, terminów, a także formy prawnej umów zawieranych w związku z tym procesem.
W pierwszej kolejności należy wyjaśnić, że inwentaryzacja to szereg czynności mających na celu ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych jednostki objętych i nieobjętych bieżącą ewidencją księgową, co determinuje też prawidłowość sprawozdania finansowego i wyniku finansowego. Jest ona wedle przepisów ustawy o rachunkowości obligatoryjna.
Metody inwentaryzacji
Inwentaryzacja polega na ocenie zgodności stanów rzeczywistych składników majątkowych (np. materiałów, towarów w sklepie, zapasów w magazynie, środków pieniężnych, papierów wartościowych, nieruchomości) z wykazanymi w ewidencji księgowej oraz ujawnieniu różnic między nimi (niedobory, szkody, nadwyżki), a także weryfikacji stanu jakościowego inwentaryzowanych składników.
Do metod inwentaryzacji zapasów należą:
- spis z natury,
- uzyskanie potwierdzeń sald od kontrahentów,
- porównanie zapisów w księgach rachunkowych z odpowiednimi dowodami źródłowymi.
Przy czym należy mieć na uwadze, że podstawową metodą inwentaryzacji towarów i materiałów jest spis z natury, który polega na ustaleniu stanu rzeczywistego i porównaniu go ze stanem księgowym oraz ustaleniu, wyjaśnieniu ewentualnych różnic stwierdzonych w toku inwentaryzacji.
Spis z natury
W przypadku policzalnych lub mierzalnych składników majątku (np. towary w sklepie, zboże) najczęściej stosowaną metodą jest spis z natury. Środki trwałe zasadniczo inwentaryzuje się w drodze spisu z natury, który polega na liczeniu oraz pomiarach tych składników majątku jednostki.
Prace inwentaryzacyjne można rozpocząć już 1 października. Zasadniczo, w oparciu o art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, inwentaryzacji środków trwałych dokonuje się na ostatni dzień roku obrotowego. Jednak ustawodawca, mając na uwadze spiętrzenie prac inwentaryzacyjnych na koniec roku obrotowego, przewidział uproszczenie, które pozwala na rozpoczęcie spisu z natury środków trwałych nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do 15. dnia następnego roku. Przy takim ułatwieniu ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Co istotne, jak określono w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Trzeba zaznaczyć, że w ostatnim kwartale roku można, przeprowadzając inwentaryzację środków trwałych, dokonać tylko spisu z natury.
Przy spisie środków trwałych z natury liczy się je i przeprowadza ich pomiary, stosując specjalistyczne metody, np. metodę geodezyjną, przydatną do oceny stanu technicznego inwentaryzowanego majątku, m.in. konstrukcji przeciwpowodziowych, mostów. Spisane z natury obiekty inwentarzowe wykazuje się w arkuszach spisowych. W oparciu o wyniki spisu z natury może zostać podjęta decyzja o dokonaniu odpisów z tytułu utraty wartości albo o zaplanowaniu działań remontowych lub modernizacyjnych środków trwałych.
Jednostki mogą korzystać z ułatwienia pozwalającego niektóre środki trwałe inwentaryzować poprzez spis z natury raz na 4 lata w dowolnym dniu roku (inwentaryzacja ciągła). Do środków trwałych, które mogą być spisywane raz na 4 lata, należą: nieruchomości oraz znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.
Potwierdzenie salda
Inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda ma zastosowanie do:
- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
- udzielonych pożyczek,
- należności z tytułu dostaw i usług oraz innych należności, z wyłączeniem należności spornych i wątpliwych, należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności z tytułów publicznoprawnych,
- własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.
W przypadku środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych (a także w przypadku innych rozrachunków z bankami, np. z tytułu kredytów w rachunku bieżącym) zwyczajową praktyką jest, że to bank prowadzący rachunek jednostki przesyła informację o saldzie figurującym w jego księgach rachunkowych. Uzgodnienie salda odbywa się więc na podstawie dokumentu przekazanego przez bank. Najczęściej wezwanie do potwierdzenia salda towarzyszy ostatniemu wyciągowi w danym roku, choć zdarza się, że wezwanie jest przekazywane jako odrębny dokument. Ostatni wyciąg przesłany przez bank powinien być sprawdzony przez jednostkę pod względem jego zgodności z księgami rachunkowymi. W sytuacji wystąpienia rozbieżności istniejące różnice należy wyjaśnić. Potwierdzenie salda - zarówno wskazanie, że jest zgodność, jak i stwierdzenie jakichkolwiek różnic - powinno być odnotowane w księgach jednostki.
W przypadku niezgodności sald oczywiście należy wskazać różnice, a następnie - w przyszłości - odnotować, czy zostały one wyjaśnione. Przy czym najczęściej rozbieżności wynikają z pomyłek w księgowaniach dokonywanych w sposób zautomatyzowany w księgach. Warto więc weryfikować salda środków na rachunku bankowym nie tylko na koniec roku, lecz także na koniec każdego miesiąca.
Weryfikacja zapisów z dokumentami
Inwentaryzacji w drodze weryfikacji podlegają środki trwałe, które ze względu na swoją specyfikę nie są inwentaryzowane poprzez spis z natury. Są to głównie środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Ponadto na ostatni dzień roku obrotowego weryfikacji podlegają także środki trwałe nieobjęte w danym roku obowiązkiem spisu z natury oraz środki trwałe należące do jednostki, które znajdują się poza jednostką, gdy podmiot, w którym one są, nie potwierdził ich stanu ustalonego drogą spisu z natury. Ustawa o rachunkowości dopuszcza także możliwość inwentaryzacji określonych środków trwałych poprzez weryfikację, gdy z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe przeprowadzenie ich spisu z natury.
Poprzez porównanie zapisów w księgach z danymi wynikającymi z odpowiednich dowodów źródłowych inwentaryzuje się w szczególności materiały w drodze i dostawy niefakturowane. Weryfikując zapasy w drodze i dostawy niefakturowane, trzeba pamiętać o dokładnym sprawdzeniu, czy wykazane stany materiałów i towarów w drodze wynikają z otrzymanych faktur niepotwierdzonych jeszcze dokumentami magazynowymi PZ (przyjęcie z zewnątrz/przyjęcie zewnętrzne). Faktyczny brak dostawy i wystawienia dokumentu PZ powinien zostać potwierdzony przez pracowników magazynu.
Umowa o dzieło a inwentaryzacja
Kwestia kwalifikacji umowy o przeprowadzenie inwentaryzacji jako umowy o dzieło budzi wątpliwości. Z jednej strony, Sąd Najwyższy w wyroku z 5 marca 2019 r. (sygn. akt I UK 486/17) uznał, że sporządzana przez biegłego rewidenta opinia dotycząca sprawozdania finansowego stanowi wytwór (rezultat), który mógł być przedmiotem umowy o dzieło. Zwracamy uwagę! Jeśli umowa nie zawiera kryteriów określających jej wynik (wytwór), wówczas należy uznać, że jej przedmiotem jest wykonanie określonych czynności, a nie ich rezultat.
Z drugiej strony, sądy apelacyjne często podkreślają, że w przypadku biegłych rewidentów trudno mówić o zindywidualizowanych dziełach, skoro ich obowiązki i czynności są ściśle określone ustawowo, a rezultat pracy zależy od danych przedstawionych przez podmiot, który "zleca" przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego. Dlatego też uznają, że biegli rewidenci mają po prostu dochować należytej staranności przy realizacji tych czynności, co w efekcie prowadzi do konieczności zawierania z nimi umów zlecenia/o świadczenie usług, a nie o dzieło.
Należy również wybrać adekwatny do potrzeb Twoich i Wykonawcy odpowiedni rodzaj umowy. Najbardziej odpowiednimi do charakteru przedmiotu niniejszej umowy są umowa o dzieło albo umowa zlecenia. W zależności od tego jaki będzie zakres czynności inwentaryzacji oraz jaki będzie sposób realizacji umowy powinniście wraz z kontrahentem wybrać odpowiadający Wam rodzaj umowy.
Przedmiot umowy o dzieło może być określony w różny sposób i różny może być stopień dokładności tego określenia, pod warunkiem, że nie budzi on wątpliwości, o jakie dzieło chodzi. Cechą konstytutywną dzieła jest samoistność rezultatu, która wyraża się przez niezależność powstałego rezultatu od dalszego działania twórcy oraz od osoby twórcy. Z chwilą ukończenia dzieła staje się ono niezależną od twórcy, autonomiczną wartością w obrocie.
W przypadku przedstawionego wzoru rezultatem umowy było dokonanie inwentaryzacji i jej rozliczenie potwierdzone zweryfikowanym przez Zamawiającego dokumentem końcowym oraz ułożenie asortymentu we właściwy sposób po spisie. W momencie zawierania umowy tak określony rezultat nie istniał. Wynik działalności wykonawcy (dzieła) powinien mieć właśnie postać, w jakiej poprzednio nie istniał.
Odpowiedzialność za inwentaryzację
Za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury odpowiedzialny jest kierownik jednostki. W przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność za spis z natury zapasów ponoszą wszyscy jego członkowie. W świetle przepisów ustawy o rachunkowości możliwe jest zlecenie przeprowadzenia inwentaryzacji firmie zewnętrznej. W takiej sytuacji również kierownik jednostki pozostaje odpowiedzialny za spis z natury.
Kierownik jednostki odpowiedzialny jest m.in. za powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego, wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu (w tym: datę przeprowadzenia inwentaryzacji, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych), nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.
Obowiązkiem kierownika jednostki jest także powiadomienie biegłego rewidenta o ww. terminach, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu.
Inwentaryzacja - Jak i Kiedy Przeprowadzić, Wpływ na Podatek, Zamknięcie Roku
Jednostki zobowiązane do badania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy powinny zawrzeć z firmą audytorską umowę o badanie sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych.
Częste błędy podczas inwentaryzacji
Jednym z częstych błędów jest nierzetelne przeprowadzenie spisu z natury, np. poprzez korzystanie z arkuszy spisowych zawierających dane z systemu magazynowego, co prowadzi do wybiórczego liczenia towarów. Taki sposób wykonania inwentaryzacji nie jest zgodny z ustawą o rachunkowości.
Kolejnym problemem jest brak należytej kontroli nad zmianą stanu magazynowego w trakcie inwentaryzacji. Jeżeli praca magazynu nie została wstrzymana na czas przeprowadzania inwentaryzacji, należy pamiętać o odnotowaniu wszelkich zmian stanu magazynowego, które nastąpiły w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji. Dodatkowo należy ustalić, czy dana zmiana stanu magazynowego dotyczy towarów, które zostały już policzone. Najlepszym rozwiązaniem na uniknięcie błędów w inwentaryzacji materiałów i towarów w wyniku braku należytej kontroli stanu magazynowego w trakcie inwentaryzacji jest wstrzymanie działania magazynu na czas przeprowadzania inwentaryzacji.
tags: #przeprowadzenie #inwentaryzacji #umowa #o #dzielo