Zawarcie umowy cywilnoprawnej, takiej jak umowa zlecenie, wiąże się z koniecznością dopełnienia formalności związanych ze zgłoszeniem do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Proces ten, choć może wydawać się skomplikowany, jest niezbędny dla prawidłowego rozliczenia się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Niniejszy artykuł ma na celu szczegółowe omówienie kroków związanych ze zgłoszeniem pracownika do ZUS w kontekście umowy zlecenie, korzystając z funkcjonalności programu Comarch ERP Optima.
Aby rozpocząć proces, należy ustawić się na wybranym pracowniku, a następnie rozwinąć menu dostępnych opcji przy przycisku Listy umów pracownika, wybierając "Umowy cywilnoprawne".
Formularz umowy zlecenie
Z poziomu Formularza umowy można wydrukować zawartą umowę, wybierając z menu dostępnych opcji przy ikonie "Wydruki kadrowe/ Umowa zlecenie (sPrint)". Przed wydrukiem program proponuje wypełnienie kilku dodatkowych informacji, tak aby wydrukować kompletny dokument.
Po wywołaniu formularza umowy (przycisk Dodaj, klawisz
Dane zleceniobiorcy
Pierwszym polem, na którym ustawi się kursor, jest Akronim (kod) zleceniobiorcy. Jest to pole alfanumeryczne, 11-znakowe i wymagalne. Należy pamiętać, że jest to pole unikalne. Program nie pozwoli zapisać więcej niż jednej osoby z danym akronimem (dotyczy to również zapisów historycznych).
Kolejnymi wymagalnymi polami są nazwisko i imię zleceniobiorcy. Tak wypełniony formularz można już zapisać, ale osoba będzie widoczna tylko na liście osób "Bez zatrudnienia".
Kolejno uzupełniamy pozostałe dane identyfikacyjne zleceniobiorcy: adres zamieszkania, datę i miejsce urodzenia, PESEL i NIP, konto, urząd skarbowy, czyli uzupełniamy dane zawarte na zakładce [Nr ident./podatki].
Zgłoszenie do ubezpieczeń
Na zakładce [Ubezpieczenia] wybieramy z listy kod tytułu ubezpieczenia. Po zaakceptowaniu tego kodu, program podpowie rodzaje ubezpieczeń oraz daty przystąpienia do ubezpieczeń.
W celu zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń należy stworzyć dla niego deklarację zgłoszeniową ZUA. Deklaracja ta dostępna jest z poziomu listy pracowników w kadrach.
Zgłoszenie zleceniobiorcy z tytułu tej umowy do ubezpieczenia chorobowego. Zgłoszenie dostępne jest na Formularzu umowy - zakładka [Ubezpieczenie]. Okres podlegania ubezpieczeniu powinien wynosić co najmniej 90 dni (od 2009.01.01).
Generowanie i wysyłanie deklaracji ZUS
Z poziomu wydruków "Wydruki do Worda (XML)", po wybraniu "Uruchom" pojawia się okno "Ustalenie wartości parametrów wydruku", na którym ustawiamy parametry zgodnie z własnymi preferencjami. Następnie zatwierdzamy parametry przyciskiem "Zatwierddź".
KEDU - podaje się plik, do którego zostaną zapisane deklaracje. Plik KEDU może zawierać jedną lub kilka różnych deklaracji. Do Płatnika przesyłana jest zawsze cała zawartość tego pliku.
Dane organizacyjne - pozwalają na określenie, czego dotyczy dana deklaracja: korekta lub zmiana (jeżeli jest to zgłoszenie do ubezpieczeń to nie wybieramy z listy żadnej opcji).
Data wypełnienia - domyślnie proponowana jest data systemowa.
Zablokowana - zaznaczenie tego parametru zabezpiecza wygenerowane deklaracje przed zmianami lub przypadkowym zablokowaniem.
- Wykonaj lub
- Wysłanie deklaracji do Programu Płatnika. Po wciśnięciu tego przycisku program zapyta nas o plik, do którego chcemy zapisać dane. Plik ten musi mieć rozszerzenie *.xml, co zapewni jego odczyt przez Program Płatnika. Domyślnie plik ten zapisywany jest w katalogu Comarch ERP Optima.
- Zapisz zmiany - powoduje zapisanie stworzonej deklaracji. Deklaracja ta będzie widoczna na odpowiedniej liście.
Uwaga: Plik, do którego zapisuje się dane musi mieć rozszerzenie *.xml.
Rozliczenia podatkowe
Domyślnie na deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZUA wykazany jest tylko numer PESEL. Numer dowodu osobistego/paszportu pojawi się tylko wtedy, gdy nie ma numeru PESEL.
Przepisy nie nakładają na zleceniodawcę wprost obowiązku odprowadzania zaliczki podatku od zasiłków wypłaconych osobom nie będącymi pracownikami. Jest to jednak dopuszczalne (i w praktyce bardzo często stosowane), ale uzależnione od zgody zleceniobiorcy. W zależności od opcji na wypłacie generowane jest odpowiednie rozliczenie.
PIT-11 - podatek z przychodami z „Innych źródeł” generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (i) np. PIT-11 - bez podatku, generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (n), np. PIT-8C (historyczny) - bez podatku generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (n) np.
Jeśli parametr nie będzie zaznaczony, wówczas po naliczeniu wypłaty pojawi się komunikat ‘Naliczono wiele wypłat jednocześnie’. Po wejściu w wypłatę zleceniobiorcy, na liście wypłat będą widoczne dwie pozycje: jedna wypłata to naliczona umowa cywilnoprawna, druga wypłata to rozliczenie nieobecności.
tags: #optima #umowa #zlecenie #zgloszenie #do #zus