Lista obecności jest jednym z podstawowych narzędzi monitorowania stawienia się pracowników w pracy. Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o przyjętym sposobie potwierdzania obecności w pracy. Choć Kodeks pracy nie nakazuje obowiązkowego prowadzenia list obecności, jego przepisy wskazują, że pracodawca może ustalić sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. Ten ostatni sposób jest najczęściej spotykany w praktyce.
Przepisy prawa pracy nie określają z jakich elementów powinna składać się lista obecności. Oczywistym jest, że powinna ona zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz podpis pracownika (w przypadku tradycyjnej, papierowej listy obecności). Pracodawca, kadrowa czy też pracownik nie powinni wprowadzać innych danych do listy obecności.
W kontekście przepisów RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), prowadzenie list obecności wymaga szczególnej uwagi. Niniejszy artykuł przeanalizuje, jak zgodnie z obowiązującym prawem tworzyć listy obecności, jakie dane można na nich zamieszczać i w jaki sposób chronić prywatność pracowników.
Podstawy prawne prowadzenia list obecności
Zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy, pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Taki obowiązek spoczywa na pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy.
Według art. 104 § 1 Kodeksu pracy, w regulaminie pracy należy uregulować zasady organizacji i porządku w zakładzie pracy. Regulamin ten powinien zawierać m.in. warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy, przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.
Najprostszy i najpopularniejszy sposób monitorowania frekwencji w pracy to listy obecności, podpisywane przez pracowników. Są jednak inne metody sprawdzania obecności, np. w postaci przyłożenia karty pracowniczej do czytnika lub zalogowania się w systemie za pomocą kodu PIN.
Ewidencja czasu pracy a lista obecności
Lista obecności pracowników i ewidencja czasu pracy to dwa różne dokumenty, jednak są często mylone. Stosowanie ewidencji czasu pracy jest regulowane przepisami prawa pracy. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
Zgodnie z § 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, ewidencja czasu pracy powinna obejmować m.in.:
- godziny pracy w poszczególnych dniach wraz z informacją o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- godziny nocne,
- godziny nadliczbowe,
- oznaczenie dni wolnych od pracy, urlopów i innych zwolnień od pracy,
- nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione,
- zapis dni pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy.
Ewidencja ta jest przygotowywana przez dział kadrowy i dostępna wyłącznie dla pracownika, pracodawcy lub jego przełożonego. Może udostępnić tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie (art. 149 Kodeksu pracy).
Podsumowując, lista obecności służy jedynie do odnotowania frekwencji w danym dniu, a ewidencja zawiera więcej szczegółów dotyczących czasu pracy. W związku z tym pracownik nie musi informować o przyczynie swojej nieobecności, odnotowując absencję na liście obecności. Taka informacja należy do danych wrażliwych i nie powinna być ujawniana innym pracownikom i osobom postronnym na ogólnodostępnej liście obecności, znajdzie się ona natomiast w ewidencji czasu pracy.
Lista obecności a ochrona danych osobowych (RODO)
RODO, czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, definiuje dane osobowe jako informacje mogące zidentyfikować osobę fizyczną. Mogą to być również czynniki określające fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Zgodnie z art. 5 RODO dane osobowe:
- muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób zrozumiały dla osoby, której dane dotyczą,
- mogą być zbierane jedynie w konkretnych, prawnie uzasadnionych celach,
- nie mogą być przekazywane i przetwarzane dalej w sposób niezgodny z powyższymi celami,
- muszą być stosowane adekwatnie do celu oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Ponadto zgodnie z art. 9 RODO niektóre kategorie danych osobowych takie jak informacje dotyczące zdrowia nie mogą być przetwarzane w celu identyfikacji, ponieważ należą do rodzaju danych, których przetwarzanie jest zabronione.
Jakie dane może zawierać lista obecności?
Lista obecności pracowników powinna ograniczać się do imion i nazwisk oraz zaznaczenia obecności w ustalony sposób. Takie dane jak najbardziej mogą być umieszczane na dokumentacji służbowej bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zgód.
Na liście obecności mogą znajdować się takie dane jak:
- imię i nazwisko pracownika,
- data,
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- podpis pracownika.
Nie powinny natomiast pojawiać się informacje, takie jak:
- powód nieobecności (np. choroba czy urlop),
- dane wrażliwe.
Symbol absencji wskazuje na przyczynę nieobecności pracownika. Osoby mające dostęp do listy obecności zazwyczaj nie są upoważnione do pozyskiwania dodatkowych danych o współpracownikach, takich jak przyczyna ich nieobecności w pracy. Część praktyków prawa pracy uważa jednak, że uzupełnienie przez osobę upoważnioną listy obecności o dane dotyczące absencji pracowników po zakończonym miesiącu kalendarzowym nie jest błędem, a pozwala na większą przejrzystość w kontekście uzupełniania tzw. ewidencji czasu pracy.
Przyczyny nieobecności powinny być znane tylko osobom upoważnionym do przetwarzania danych w tym zakresie. Takie informacje powinny być przechowywane oddzielnie, w dokumentacji kadrowej, dostępnej jedynie dla pracodawcy lub działu kadr.
Dane wrażliwe i ich ochrona
Przepisy RODO szczególnie chronią dane wrażliwe, takie jak informacje o stanie zdrowia, które mogą pojawić się w kontekście absencji pracownika. Zgodnie z art. 9 RODO, przetwarzanie takich danych jest zabronione, chyba że istnieje podstawa prawna lub zgoda osoby, której dane dotyczą.
Pracodawcy powinni unikać ujawniania danych zdrowotnych na listach obecności. Informacje te mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z rozliczeniem wynagrodzenia lub udzieleniem zwolnienia chorobowego, a dostęp do nich powinien mieć jedynie dział kadr.
Pracownicy również nie powinni ujawniać takich informacji oraz zadbać o odpowiednie przechowywanie listy obecności. Nie powinna ona pozostać w miejscu ogólnodostępnym lub zostać narażona na zniszczenie, lub zgubienie.
Jak prowadzić listy obecności zgodnie z RODO?
Lista obecności ma służyć pracodawcy, a w praktyce pomaga osobom prowadzącym ewidencję czasu pracy w uzupełnieniu tej ewidencji. Osoby trzecie nie powinny mieć dostępu do listy obecności. Lista obecności nie powinna być powszechnie dostępna. W praktyce, listy obecności umieszczane są w sekretariacie, recepcji, rejestracji lub nawet w szatni zakładu pracy. Jeśli lista obecności udostępniana jest na żądanie pracownika, a dostęp do tego dokumentu ma jedynie osoba upoważniona, to umieszczenie listy obecności w wymienionych miejscach jest dozwolone.
Złożenie podpisu pracownika na liście obecności potwierdzającego zgodność wskazanych danych ze stanem faktycznym jest dodatkowym zabezpieczeniem przed próbą fałszowania choćby godziny przybycia do miejsca pracy. Własnoręczny podpis określonej osoby, złożony np. na liście obecności, nie jest daną biometryczną. Taki podpis nie jest bowiem przetwarzany za pomocą specjalnej behawioralnej techniki biometrycznej umożliwiającej bądź pozwalającej na jednoznaczną identyfikację autora tego podpisu. Gdyby podpis pracownika miałby być przetwarzany na sygnał cyfrowy, wtedy taki wzór podpisu mógłby zostać uznany za daną biometryczną.
Aby prowadzić listy obecności zgodnie z RODO, należy przestrzegać następujących zasad:
- Minimalizacja danych: Listy obecności powinny zawierać tylko niezbędne dane, a nieobecności można oznaczać neutralnie, np. symbolem „N”.
- Indywidualizacja list: Każdy pracownik może mieć oddzielną listę obecności dostępną tylko dla siebie.
- Stosowanie numerów identyfikacyjnych: Zamiast imienia i nazwiska pracownika, można każdemu przypisać numer identyfikacyjny.
- Ochrona dostępu: Listy obecności nie powinny być udostępniane w miejscach publicznie dostępnych, takich jak tablice ogłoszeń czy recepcje.
- Cyfrowe systemy rejestracji: Alternatywą dla tradycyjnych list są elektroniczne listy obecności, które umożliwiają rejestrowanie czasu pracy bez ujawniania wrażliwych danych.
Kadry i Płace a RODO - Praktyczny poradnik ze wzorami. Krok Po Kroku
Konsekwencje naruszenia przepisów RODO
Naruszenie zasad ochrony danych osobowych może skutkować poważnymi konsekwencjami dla pracodawcy, w tym:
- karami finansowymi nakładanymi przez organ nadzorczy,
- ryzykiem odpowiedzialności cywilnej w przypadku szkód wyrządzonych naruszeniem danych.
Poza administracyjną karą pieniężną możliwa jest również odpowiedzialność karna (art. 107 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych). Jednak dotyczy to wyłącznie osób fizycznych np. pracowników lub kadry kierowniczej.
Dlatego warto zainwestować we wdrożenie odpowiednich procedur ochrony danych oraz szkolenia dla personelu.
tags: #lista #obecnosci #rodo #delegacja