Przygotowanie zawodowe młodocianych pracowników może odbywać się w formie nauki zawodu lub przyuczenia do wykonywania określonej pracy. Nauka zawodu ma na celu przygotowanie młodocianego do pracy w charakterze czeladnika lub robotnika wykwalifikowanego i obejmuje praktyczną naukę zawodu organizowaną u pracodawcy oraz dokształcanie teoretyczne. Od 1 września 2012 roku nauka wszystkich zawodów trwa 3 lata.
Pracodawcy rzemieślnicy zatrudniający młodocianych pracowników w celu przygotowania zawodowego zobowiązani są spełnić warunki określone przepisami oraz stosownie do art.3 ust.6 ustawy o rzemiośle być członkami cechu lub izby rzemieślniczej.
Przygotowanie zawodowe młodocianych może prowadzić pracodawca, osoba prowadząca zakład w imieniu pracodawcy lub osoba zatrudniona u pracodawcy, pod warunkiem posiadania przez te osoby odpowiednich kwalifikacji zawodowych i pedagogicznych.
Instruktorzy praktycznej nauki zawodu muszą posiadać przygotowanie pedagogiczne (np. ukończony kurs pedagogiczny dla instruktorów praktycznej nauki zawodu) oraz spełnić jeden z poniższych warunków:
- Tytuł zawodowy w zawodzie, którego będą nauczać, lub w zawodzie pokrewnym, i co najmniej trzyletni staż pracy w zawodzie, którego będą nauczać, wraz ze świadectwem ukończenia technikum, branżowej szkoły II stopnia, technikum uzupełniającego, szkoły równorzędnej, szkoły policealnej, szkoły pomaturalnej lub policealnej.
- Tytuł robotnika wykwalifikowanego lub równorzędny w zawodzie, którego będą nauczać, i co najmniej czteroletni staż pracy w zawodzie, którego będą nauczać, wraz ze świadectwem ukończenia liceum ogólnokształcącego, liceum zawodowego, liceum technicznego, liceum profilowanego, uzupełniającego liceum ogólnokształcącego, technikum, branżowej szkoły II stopnia, technikum uzupełniającego (kształcących w innym zawodzie niż ten, którego będą nauczać), lub średniego studium zawodowego.
- Dyplom ukończenia studiów na kierunku odpowiednim dla zawodu, którego będą nauczać, oraz co najmniej dwuletni staż pracy w tym zawodzie, lub na innym kierunku niż odpowiedni dla zawodu, którego będą nauczać, oraz co najmniej czteroletni staż pracy w tym zawodzie.
- Tytuł zawodowy (np. czeladnik, robotnik wykwalifikowany) w zawodzie, którego będą nauczać, lub w zawodzie pokrewnym, i co najmniej sześcioletni staż pracy w tym zawodzie, wraz ze świadectwem ukończenia zasadniczej szkoły zawodowej lub branżowej szkoły I stopnia.
- Tytuł mistrza w zawodzie, którego będą nauczać, lub w zawodzie wchodzącym w jego zakres.
Pracodawca jest zobowiązany zawrzeć z młodocianym umowę na piśmie. Do zawierania i rozwiązywania z młodocianymi umów o pracę w celu przygotowania zawodowego mają zastosowanie przepisy Kodeksu Pracy dotyczące umów o pracę na czas nieokreślony. Umowę podpisuje pracodawca z młodocianym oraz z jego opiekunem prawnym.
Umowa powinna określać:
- Rodzaj przygotowania zawodowego (nauka zawodu lub przyuczenie do wykonywania określonej pracy).
- Czas trwania i miejsce odbywania przygotowania zawodowego.
- Sposób dokształcania teoretycznego.
- Wysokość wynagrodzenia.
Niedopuszczalne jest zamieszczanie w umowach klauzul zobowiązujących młodocianych do przepracowania określonego okresu po ukończeniu przygotowania zawodowego i do zwrotu pracodawcy kosztów tego przygotowania w przypadku rozwiązania przez młodocianego umowy przed upływem tego okresu. Wyłączona jest co do zasady możliwość zawierania z młodocianymi innych rodzajów umów o pracę, tj. na okres próbny, na czas określony czy na czas wykonania określonej pracy.
O zawarciu umowy pracodawca zawiadamia wójta (burmistrza, prezydenta miasta) właściwego ze względu na miejsce zamieszkania młodocianego, a w przypadku pracodawcy będącego rzemieślnikiem - również izbę rzemieślniczą (lub cech, który na podstawie udzielonego upoważnienia sprawuje nadzór nad przebiegiem przygotowania zawodowego w rzemiośle) właściwą ze względu na siedzibę rzemieślnika.
Zatrudnienie młodocianego odbywającego naukę zawodu jest dopuszczalne tylko przy pracach objętych programem praktycznej nauki zawodu.
Pracodawca zatrudniający młodocianego realizuje program nauczania dopuszczony do użytku szkolnego uwzględniający podstawę programową kształcenia w zawodzie występującym w klasyfikacji zawodów szkolnictwa zawodowego lub realizuje program zapewniający spełnienie wymagań egzaminacyjnych określonych w standardach będących podstawą przeprowadzania egzaminu kwalifikacyjnego na tytuł czeladnika w zawodach nieujętych w klasyfikacji zawodów szkolnictwa zawodowego.
W uzasadnionych przypadkach izba rzemieślnicza na wniosek młodocianego i pracodawcy może przedłużyć lub skrócić czas trwania nauki. Przedłużyć, nie więcej jednak niż o 12 miesięcy w celu umożliwienia dokończenia nauki w szkole, jeżeli uczeń nie uzyskał promocji, a w innych uzasadnionych przypadkach do 6 miesięcy. Skrócić nie więcej niż o 12 miesięcy, jeżeli młodociany nie dokształca się w szkole branżowej.
Osoby, które przed ukończeniem nauki zawodu osiągnęły pełnoletność, kończą naukę na warunkach określonych dla młodocianych. W razie przerwania nauki zawodu i podjęcia jej w tym samym lub pokrewnym zawodzie u innego pracodawcy, czas odbytej poprzednio nauki zawodu wlicza się młodocianemu do okresu wymaganego do odbycia przygotowania zawodowego, po sprawdzeniu stopnia opanowania zawodu, jeżeli przerwa w nauce zawodu nie trwała dłużej niż 12 miesięcy.
Zawody, w których odbywa się nauka oraz czas jej trwania określają przepisy rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 15 lutego 2019 r. w sprawie ogólnych celów i zadań kształcenia w zawodach szkolnictwa branżowego oraz klasyfikacji zawodów szkolnictwa branżowego.
Nauka zawodu młodocianego kończy się egzaminem.
W związku ze zmianą przepisów dot. kształcenia młodocianych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego obowiązują następujące zasady:
- Młodociany pracownik zatrudniony u pracodawcy niebędącego rzemieślnikiem zobowiązany jest do zdawania egzaminu zawodowego przeprowadzanego przez okręgowe komisje egzaminacyjne.
- Młodociany pracownik zatrudniony u pracodawcy będącego rzemieślnikiem zdaje egzamin czeladniczy przeprowadzany przez komisje egzaminacyjne izb rzemieślniczych.
Rzemieślnikiem zgodnie z ustawą o rzemiośle jest osoba prowadząca działalność gospodarczą, która niezależnie od innych wymagań przewidzianych w tej ustawie musi być członkiem jednej z organizacji, o których mowa w art. 7 ust. 3 pkt 1 i 3 ww.
Akta osobowe są elementem dokumentacji pracowniczej. Art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy, dalej k.p. Zakres, sposób i warunki prowadzenia akt osobowych określa szczegółowo rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r.
Mocą art. 91c ust. 1 z dnia 26.01.1982 r. Karta Nauczyciela w zakresie spraw wynikających ze stosunku pracy, nieuregulowanych przepisami ustawy, mają zastosowanie przepisy kodeksu pracy. W związku z tym, że Karta Nauczyciela nie reguluje zagadnień związanych z prowadzaniem akt osobowych, do nauczycieli mają zastosowanie powszechnie obowiązujące regulacje w tym zakresie, w szczególności zawarte w k.p.
Pierwsze pytanie, jakie się nasuwa, to kiedy założyć akta osobowe dla pracownika. Z przepisów prawa nie wynika wprost, w jakim terminie pracodawca zobowiązany jest do założenia akt osobowych.
Kolejne pytanie, które można zadać przy okazji omawianych zagadnień, dotyczy miejsca przechowywania akt osobowych dyrektora szkoły. Pracodawcą dla wszystkich pracowników szkoły, w tym dla dyrektora, jest dana szkoła (zespół). W związku z tym, że dyrektor nie może sam z sobą wykonywać pewnych obowiązków, przepisy Karty Nauczyciela i ustawy z dnia 14.12.2016 r. Prawo oświatowe, dalej u.p.o., określają kompetencje odpowiednio dla wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starosty, marszałka województwa, do wykonywania wobec dyrektora określonych czynności. Na podstawie art. 29. ust. 1 pkt 3 u.p.o. w przypadku szkół i placówek prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego zadania i kompetencje organu prowadzącego, związane z wykonywaniem czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektora szkoły lub placówki wykonuje odpowiednio: wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starosty, marszałka województwa.
Co ważne, akta osobowe prowadzi się także oddzielnie dla każdego pracodawcy. Czasem zdarza się, szczególnie w szkołach niepublicznych, że prowadzi się jedne akta osobowe dla jednego pracownika ale dla dwóch, a czasem trzech pracodawców. Dzieje się tak dlatego, że podmioty te łączy jeden organ prowadzący (np. Stowarzyszenie). Należy mieć na uwadze, że ta sama osoba może być zatrudniona: w organie prowadzącym (w samym Stowarzyszaniu, z żłobku będącym jednostką Stowarzyszenia), w Przedszkolu i w Zespole Szkół.
Akta osobowe aktualnie składają się z 5 części: A, B, C, D i E. W aktach osobowych nauczycieli znajdują się różnego rodzaju oświadczenia lub dokumenty. Co istotne, wszystkie inne dokumenty, niż te wymienione w § 6 r.s.d.p. Niektóre oświadczenia i dokumenty nie mogą być przechowywane w aktach osobowych w oryginale. Dotyczy to dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika. Pracodawca w aktach osobowych prowadzonych w postaci papierowej powinien przechowywać jedynie odpisy lub kopie tych dokumentów, poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem (§5 r.s.d.p.). Szczegółowy wykaz oświadczeń i dokumentów, które mają być przechowywane w poszczególnych częściach akt osobowych zawiera §3 r.s.d.p.
Część A przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.
Część B
Część C
Część D
Część E
Każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz oświadczeń lub dokumentów. Oświadczenia lub dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być przechowywane w porządku chronologicznym (względem daty wpływu do pracodawcy). Oświadczenia lub dokumenty powinny być także ponumerowane. Oświadczania i dokumenty w aktach osobowych nauczycieli mogą być grupowane ze względu na ich tematykę. Przykładowo w części B akt osobowych można wydzielić część B1, opisaną na ogólnym wykazie części B, w pozycji 1, jako „umowy o pracę i akty mianowania”. W tej wydzielonej grupie dokumentów B1 pracodawca będzie wpinał kolejne umowy o pracę lub akty mianowania. Możliwość wydzielania takich części powiązanych tematycznie dotyczy części A, B i C. Dokumenty znajdujące się w części D pracodawca obowiązkowo musi pogrupować i wydzielić odrębne części dotyczące danej kary, którym przyporządkowuje odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. Od dnia 21.03.2023 r. w aktach osobowych należy wydzielić także część E. Dokumenty znajdujące się w części E także przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1, E2 i kolejne. Przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części.
Zasady przetwarzania danych osobowych reguluje art. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą.
W aktach osobowych często znajdują się kwestionariusze osobowe osoby ubiegającej się o zatrudnienie i kwestionariusze osobowe pracownika. Rekomenduję posługiwanie się pomocniczymi wzorami kwestionariuszy zamieszczonymi na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Kwestionariusze osobowe mogą być dostosowane do pragmatyki służbowej obowiązującego daną grupę pracowników.
Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Dotyczy to między innymi:
- Aktu stanu cywilnego (np. nazwisko, imiona, data i miejsce urodzenia, imiona rodziców, obywatelstwo, stan cywilny).
- Wykształcenia, gdyż jest ono niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
- Kwalifikacji zawodowych, gdyż są one niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
- Przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, gdyż jest ono niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Pracodawca zbiera dane osobowe z zachowaniem zasady „ograniczenia celu” i "minimalizacja danych".
Dane nauczycieli, o których mowa w art. 10 ust. 5 Karty Nauczyciela. Dane nauczycieli, którzy przeszli na emeryturę na podstawie art. 88a ust. 1 Karty Nauczyciela i nie osiągnęli wieku emerytalnego, o którym mowa w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - na podstawie art. 10 ust. 5 Karty Nauczyciela.
Dane cudzoziemców, które dotyczą legalnej pracy i legalnego pobytu na terenie RP - Pracodawca ma prawo żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium RP oraz ma obowiązek przechowywać kopię tego dokumentu przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca kopii dokumentu (art. 87 ust. 1 pkt 5 i art. 88 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).
Ustawa z dnia 13.05.2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym w art. 21. ust. 1. stanowi, że przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi na pracodawcy lub innym organizatorze takiej działalności oraz na osobie, z którą ma być nawiązany stosunek pracy lub która ma być dopuszczona do takiej działalności, ciążą obowiązki określone w ust. Obowiązek wymieniony w ust. 2 ciąży na pracodawcy lub organizatorze działalności wymienionej w ust. 1, a obowiązki wymienione w ust. 3-8 ciążą na osobie ubiegającej się o zatrudnienie lub dopuszczanej do innej działalności wymienionej w ust. 1. Wypełniając obowiązek, o którym mowa w art. 21 ust. 2.
Informacje z rejestrów pracodawca utrwala w formie wydruku i załącza do akt osobowych pracownika. Należy ściśle przestrzegać obowiązku weryfikacji w dwóch rejestrach, bowiem dyrektor szkoły, który dopuszcza do pracy nauczyciela bez uzyskania informacji z obu rejestrów, o których mowa w art. 21 ust. 1 i 2 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępstwom na tle seksualnym, podlega karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Z drugiej strony karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 podlega dyrektor, który bez uprawnienia uzyskuje z Rejestru z dostępem ograniczonym informację o osobie (np. dane o skazaniach, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy). Dane osobowe nauczycieli wymienione w art. 10 ust. 5 Karty Nauczyciela.
Zatrudniając nauczyciela trzeba mieć na uwadze art. 10 ust. 8 Karty Nauczyciela. Stanowi on, że nie można nawiązać stosunku pracy z nauczycielem, który nie spełnia warunków, o których mowa w art. 10 ust. 5 pkt 2-5 Karty Nauczyciela (z zastrzeżeniem art. 10 ust. 6 i 7). Warunki wskazane w art. 10 pkt 1-6 Karty Nauczyciela dotyczą nauczycieli zatrudnianych na podstawie mianowania, a warunki wskazane w art. 10 ust. 5 dotyczą nauczycieli zatrudnianych na podstawie umowy o pracę. Dyrektor musi także, przed zatrudnieniem nauczyciela, zweryfikować, że osoba ubiegająca się o zatrudnienie nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. W celu potwierdzenia nieskazania nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest obowiązany przedstawić informację z Krajowego Rejestru Karnego z wyjątkiem przypadku, gdy z nauczycielem jest nawiązywany kolejny stosunek pracy w tej samej szkole, w ciągu 3 miesięcy od dnia rozwiązania poprzedniego stosunku pracy albo wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy z upływem 6 m-cy stanu nieczynnego. Kopia informacji z Krajowego Rejestru Karnego powinna zostać załączona w poczet akt osobowych pracownika.
Zatrudniany nauczyciel nie może być prawomocnie ukarany karą dyscyplinarną zwolnienia z pracy z zakazem przyjmowania ukaranego do pracy w zawodzie nauczyciela w okresie 3 lat przed nawiązaniem stosunku pracy, albo karą dyscyplinarną wydalenia z zawodu nauczyciela. Dane w tym zakresie należy uzyskać przed nawiązaniem każdego, kolejnego stosunku pracy. Dyrektor jest obowiązany zasięgnąć informacji z rejestru orzeczeń dyscyplinarnych (ROD) w trybie określonym w art. 85y ust. 1 Karty Nauczyciela. Jeżeli zachodzi sytuacja, że dyrektor musi złożyć wniosek o informację z rejestru orzeczeń dyscyplinarnych (ROD), to od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pobierze następujące dane osobowe: nazwisko, imię lub imiona, płeć, datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców, obywatelstwo lub obywatelstwa, miejsce zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku braku tego numeru - numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość.
Jak prowadzić akta osobowe pracownika?
Od dnia 1.01.2019 r. pracodawca może prowadzić i przechowywać akta osobowe w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a k.p.). Akta osobowe prowadzona w postaci elektronicznej są równoważne z aktami osobowymi prowadzonymi i przechowywanymi w postaci papierowej (art. 94e k.p.). Jeżeli pracodawca chce prowadzić i przechowywać akta osobowe w postaci elektronicznej, to musi spełniać szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej określone w rozdziale 3 r.s.d.p. Zabezpieczenie tej dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem; Dokumentację uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki: jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym, jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem, jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana. Skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 1 r.s.d.p.
Każdy pracodawca w dowolnym momencie może także zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje akta osobowe (art. 948. § 1 k.p.). Możliwość zmiany postaci akt osobowych dotyczy też pracodawców, którzy już funkcjonowali w dniu 1.01.2019 r. (art. 7 ust. 1 ustawy z 10.1.2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Aby jednak doszło do zmiany postaci akt osobowych, na pracodawcy ciążą pewne obowiązki. Pracodawca musi zdigitalizować dotychczasowe akta osobowe wszystkich pracowników szkoły, także tych, którzy już u niego nie są zatrudnieni.
Jeżeli pracodawca, który przed dniem 1.01.2019 r., zgodnie ze swoją decyzją, prowadził akta osobowe w postaci elektronicznej i zdecydował o dalszym prowadzeniu akt w postaci elektronicznej, to zdaniem resortu może on kontynuować dalsze prowadzenie tej dokumentacji w postaci elektronicznej. Jest to jednak możliwe tylko w przypadku, gdy postać elektroniczna dokumentacji odpowiadać będzie nowym wymogom określonym w r.s.d.p. (Odpowiedź MRPiPS z 08-02-2019r. DPR.I. 4102.4.2019.KJ na pismo z dnia 3 stycznia 2019 r.
Na pracodawca ciąży także obowiązek przechowywania akt osobowych przez określony czas, a także w określonych warunkach, co reguluje art. 94.pkt 9b k.p.
| Okres przechowywania | Podstawa prawna |
|---|---|
| Okres zatrudnienia (art. 94 pkt 9b k.p.) | - |
| Do końca okresu zatrudnienia, a następnie przez okres wymagany przepisami szczególnymi lub przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł (art. 94 pkt 9b k.p.) | - |
| 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy (art. 94 pkt 9b k.p.) | - |
| W przypadku ponownego nawiązywania stosunku pracy z tym samym pracownikiem (art. 945 k.p.) - okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczymy zatem od dnia 31. grudnia, a nie od 1. stycznia. | - |
| Dłużej niż 10 lat - jeśli odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b k.p.) | - |
| Do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, gdy pracodawca jest stroną tego postępowania - nie krócej jednak niż do upływu okresu przechowywania dokumentacji, o którym mowa powyżej (art. 947p. k.p.) | - |
| Przez 12 miesięcy od dnia powzięcia wiadomości o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej (art. 947p. k.p.) | - |
Okresy przechowywania akt osobowych dla stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1.01.2019 r. ustala się na podstawie dotychczasowych przepisów (tj. obowiązujących przed dniem 1.01.2019 r.). Okres przechowywania akt osobowych dla stosunków pracy nawiązanych po dniu 31.12.1998 r., a przed dniem 1.01.2019 r. może ulec skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.
Akta osobowe prowadzone w postaci papierowej należy chronić przed: uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu odpowiedniej wilgotności, temperatury, zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych (§ 8 r.s.d.p.). Zalecana temperatura to 14-20°C, z wahaniami nieprzekraczającymi ± 2°C.
Na podstawie art. 9412. k.p. pracodawca ma obowiązek wydać kopię dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika.
Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu pracy, młodocianym jest osoba, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18 lat.
Skrócenie normy dobowej oznacza jednoczesne skrócenie normy tygodniowej do przeciętnie 30 godzin (6 godzin × 5 dni w tygodniu). Ponadto, młodocianego nie wolno zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej. Z chwilą ukończenia 18 lat pracownik młodociany przestaje być pracownikiem młodocianym. Nie mają do niego zastosowania przepisy szczególne dotyczące czasu pracy pracowników młodocianych.
Praca lekka nie może powodować zagrożenia dla życia, zdrowia i rozwoju psychofizycznego młodocianego. Wykaz lekkich prac określa pracodawca po uzyskaniu zgody lekarza wykonującego zadania służby medycyny pracy. Wykaz ten wymaga zatwierdzenia przez właściwego inspektora pracy, a jest ustalany przez pracodawcę w regulaminie pracy. Pracodawca, który nie ma obowiązku wydania regulaminu, ustala wykaz lekkich prac w osobnym akcie.
Pracodawca ustala wymiar i rozkład czasu pracy młodocianego zatrudnionego przy lekkiej pracy, uwzględniając tygodniową liczbę godzin nauki wynikającą z programu nauczania. Tygodniowy wymiar czasu pracy młodocianego w okresie odbywania zajęć szkolnych nie może przekraczać 12 godzin. Wymiar czasu pracy młodocianego w okresie ferii szkolnych nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin w tygodniu.
Przyjmując, że pracownik ten ma ukończone 16 lat pracodawca powinien poinformować go, że w dniach, w których nie odbywają się zajęcia szkolne jego dobowa norma czasu pracy wynosi 8 godzin. W dniach uczestniczenia w zajęciach szkolnych norma dobowa wynosi 2 godziny, a tygodniowa - 12 godzin. Natomiast w okresie ferii szkolnych dobowa norma czasu pracy wynosi 7 godzin, a tygodniowa - 35 godzin.
W przypadku pracownika zatrudnionego w celu przygotowania zawodowego informacja ta będzie wyglądać nieco inaczej. Młodocianego pracownika w wieku powyżej 16 lat należy poinformować, że jego dobowa norma czasu pracy wynosi 8 godzin, tygodniowa - 40. Ponadto młodocianemu przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 48 godzin nieprzerwanego odpoczynku, który powinien obejmować niedzielę. Oznacza to, że pracownik młodociany może pracować tylko przez 5 dni w tygodniu. Skoro dobowa norma wynosi 8 godzin, to tygodniowa nie może przekroczyć 40 (8×5 dni). Należy też poinformować, że do czasu pracy młodocianego wlicza się też czas nauki w wymiarze wynikającym z obowiązkowego programu zajęć szkolnych. Bez względu na to, czy odbywa się ona w godzinach pracy.
Młodociany uzyskuje z upływem 6 miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy prawo do urlopu w wymiarze 12 dni roboczych. Z upływem roku pracy młodociany uzyskuje prawo do urlopu w wymiarze 26 dni roboczych. Jednakże w roku kalendarzowym, w którym kończy on 18 lat, ma prawo do urlopu w wymiarze 20 dni roboczych. Ten pierwszy urlop nie jest wliczany do urlopu rocznego - jest to więc świadczenie dodatkowe. Młodocianemu uczęszczającemu do szkoły należy udzielić urlopu w okresie ferii szkolnych. Młodocianemu, który nie nabył prawa do urlopu, pracodawca może, na jego wniosek, udzielić zaliczkowo urlopu w okresie ferii szkolnych. Pracodawca jest obowiązany na wniosek młodocianego, ucznia szkoły dla pracujących, udzielić mu w okresie ferii szkolnych urlopu bezpłatnego w wymiarze nieprzekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym 2 miesięcy. W sprawach nieuregulowanych przepisami rozdziału dotyczącego zatrudniania młodocianych, w zakresie urlopów przysługujących młodocianym stosuje się przepisy działu siódmego Kodeksu pracy.
Jeśli w czasie ferii/wakacji młodociany nie korzysta z urlopu wypoczynkowego, to ma oczywiście obowiązek świadczyć pracę zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jednocześnie, skoro młodociany nie uczestniczy w zajęciach szkolnych, czas jego pracy powinien być zgodny z normą wynikającą z obowiązujących przepisów. Czyli w przypadku młodocianego w wieku do 16 lat nie może przekraczać 6 godzin na dobę.
Ustawodawca wprowadził zakaz zatrudniania młodocianych przy pracach wzbronionych z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to potrzebne do odbycia przygotowania zawodowego, a młodociany ukończył 16 lat. Wykaz prac wzbronionych młodocianym oraz wykaz prac wzbronionych, przy których dopuszczalne jest zatrudnianie ich po ukończeniu 16 lat w związku z odbywanym przygotowaniem zawodowym, określa Rada Ministrów.
Prowadzenie ewidencji pracowników młodocianych składa się na obowiązek pracodawcy prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Obejmuje ona:
- Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
- Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.
- Kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy).
- Kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy).
Zgodnie z § 19 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania, młodocianemu w okresie nauki zawodu przysługuje wynagrodzenie obliczane w stosunku procentowym do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale, obowiązującego od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”.
tags: #jaka #dokumentacje #prowadzi #pracodawca #dla #ucznia