Rozliczanie wynagrodzenia chorobowego w ZUS wymaga precyzyjnego podejścia i znajomości obowiązujących przepisów. Prawidłowe raportowanie zwolnień lekarskich pracowników jest niezbędne dla właściwego rozliczania ich wynagrodzeń i zasiłków. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy, jak prawidłowo rozliczyć wynagrodzenie chorobowe w ZUS, zwracając uwagę na raporty ZUS RSA i ZUS RCA, kody świadczeń oraz kwestie związane z ubezpieczeniem zdrowotnym i podatkiem dochodowym.
Kiedy przysługuje wynagrodzenie chorobowe?
Wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikowi, który stał się niezdolny do pracy z powodu choroby i posiada wymagany okres ubezpieczenia chorobowego. Pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym, a jeśli ukończył 50. rok życia - przez 14 dni. Wynagrodzenie to jest wypłacane ze środków pracodawcy i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu. Po upływie tego okresu pracownik otrzymuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego finansowanego przez ZUS.
Pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia chorobowego po spełnieniu określonych warunków wynikających z przepisów systemu ubezpieczeń społecznych. Przede wszystkim musi podlegać ubezpieczeniu chorobowemu, które dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę jest obowiązkowe, a dla zleceniobiorców - dobrowolne. Istotnym warunkiem jest również okres wyczekiwania, który wynosi 30 dni w przypadku pracowników etatowych oraz 90 dni dla osób objętych ubezpieczeniem dobrowolnym. Oznacza to, że dopiero po przepracowaniu tego czasu i opłacaniu składek na ubezpieczenie chorobowe, pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia chorobowego w razie niezdolności do pracy.
Prawo do wynagrodzenia chorobowego przysługuje także od pierwszego dnia ubezpieczenia w określonych przypadkach, na przykład jeśli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, a także, jeśli pracownik jest absolwentem szkoły lub uczelni i przystąpił do ubezpieczenia w ciągu 90 dni od zakończenia nauki. Wyjątek stanowią także osoby, które mają wcześniejszy okres zatrudnienia, który wynosi minimum 10 lat.
Podstawą wymiaru wynagrodzenia chorobowego jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi w pełnych miesiącach kalendarzowych ubezpieczenia, wyłączając dni wolne od pracy. Wysokość wynagrodzenia chorobowego wynosi zazwyczaj 80% podstawy wymiaru.
Rozliczanie wynagrodzenia chorobowego w ZUS - kluczowe raporty
Do rozliczania składek za pracownika oraz informowania ZUS o przerwach w ich opłacaniu spowodowanych np. chorobą zatrudnionego, służą zupełnie różne formularze. Składki ubezpieczeniowe nalicza się za pracownika w raporcie ZUS RCA. Z kolei wszelkie okresy niewykonywania pracy oraz wypłacone za ten okres świadczenia wykazuje się w raporcie ZUS RSA.
Wypłacając pracownikowi wynagrodzenie chorobowe należy kwotę wypłaty oraz okres, za który się ono należy, wykazać w raporcie świadczeniowym ZUS RSA. Od takiej wypłaty należna jest też składka zdrowotna, co oznacza, że powinna ona być rozliczona w raporcie składkowym ZUS RCA.
Pracownik zatrudniony na pełny etat przebywa na zwolnieniu lekarskim od 30 marca 2018 r. Na koniec kwietnia br. wypłacimy mu wynagrodzenie chorobowe należne za okres choroby przypadającej na kwiecień br. Czy w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych do ZUS za kwiecień br. wystarczy wykazać go tylko w raporcie ZUS RSA z okresem choroby od 1 do 30 kwietnia br. oraz kwotą wypłaconego wynagrodzenia chorobowego, skoro nie wypłacimy mu w tym miesiącu żadnych świadczeń podlegających składkom ZUS? NIE. Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za kwiecień 2018 r. pracownika, o którym mowa, pracodawca powinien wykazać nie tylko w raporcie ZUS RSA, ale również w raporcie ZUS RCA z naliczoną za niego składką na ubezpieczenie zdrowotne.
W omawianym przypadku pracownik nie otrzyma w kwietniu 2018 r. żadnych wypłat stanowiących dla niego podstawę wymiaru składek społecznych. Otrzyma jednak wynagrodzenie chorobowe, od którego pracodawca powinien naliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne i wykazać ją w raporcie ZUS RCA sporządzonym za kwiecień 2018 r. W polach dotyczących składek na ubezpieczenia społeczne oraz podstaw ich wymiaru należy podać kwoty 0,00 zł. Pracownika trzeba też wykazać w raporcie ZUS RSA sporządzonym za kwiecień 2018 r., w którym pracodawca wykaże okres i liczbę dni choroby pracownika oraz kwotę wypłaconego mu w kwietniu br. wynagrodzenia chorobowego. Oba te raporty trzeba załączyć do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA sporządzonej za kwiecień 2018 r.
Składka zdrowotna od wynagrodzenia chorobowego
Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, mimo że nie stanowi dla pracownika podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, to jednak uwzględnia się je w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie z art. 81 ust. 5 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych pracodawca musi naliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne od wynagrodzenia chorobowego.
Składki za pracownika pracodawca nalicza od wszystkich wypłat w gotówce i wartości świadczeń w naturze dokonanych lub postawionych mu do dyspozycji w danym miesiącu kalendarzowym, bez względu na okres, którego te wypłaty dotyczą. Wykazuje się je następnie w raporcie ZUS RCA, sporządzonym za miesiąc, w którym pracownik uzyskał przychód. Analogiczną zasadę należy stosować w przypadku, gdy pracodawca wypłaci pracownikowi świadczenia chorobowe, np. wynagrodzenie za czas chorobowej niezdolności do pracy.
Przykład:
Pracownik przebywał w okresie od 5 do 28 lutego 2014 r. na zwolnieniu lekarskim. Za okres od 5 do 25 lutego br. pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie chorobowe w kwocie 2.056 zł, a za okres od 26 do 28 lutego - zasiłek chorobowy w kwocie 489 zł. Za dni przepracowane w tym miesiącu pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie w kwocie 523 zł. W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za luty 2014 r. pracodawca naliczył:
- składki na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzenia za pracę (tj. kwoty 523 zł pomniejszonej o naliczone składki społeczne finansowane ze środków pracownika);
- składkę zdrowotną od sumy wynagrodzenia za pracę (tj. kwoty 523 zł pomniejszonej o naliczone składki społeczne finansowane ze środków pracownika) i wynagrodzenia chorobowego (tj. kwoty 2.056 zł).
Kody świadczeń w raportach ZUS
Prawidłowe raportowanie zwolnień lekarskich w ZUS wymaga znajomości obowiązujących zasad oraz poprawnego stosowania kodów świadczeń. Kod 331 oznacza wynagrodzenie chorobowe finansowane ze środków pracodawcy. Wpisuje się go w raporcie ZUS RSA w przypadku, gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim i otrzymuje wynagrodzenie chorobowe za okres do 33 dni (lub 14 dni w przypadku pracowników po 50. roku życia). Kod ten stosuje się również w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy, ale tylko w okresie wypłaty wynagrodzenia przez pracodawcę.
Kod 313 odnosi się do zasiłku chorobowego wypłacanego z ubezpieczenia chorobowego przez ZUS po zakończeniu okresu wypłaty wynagrodzenia chorobowego przez pracodawcę. Oznacza to, że po upływie 33 lub 14 dni pracownik otrzymuje świadczenie finansowane przez ZUS, które powinno być wykazane w deklaracji ZUS RSA.
Oprócz kodów 313 i 331 w raportach ZUS można spotkać inne oznaczenia związane z przerwami w pracy. Przykładem jest kod 312, który odnosi się do zasiłku opiekuńczego z ubezpieczenia chorobowego. Kolejnym kodem jest 314, czyli zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego oraz 151, czyli okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku. Każdy kod świadczenia przerwy należy wpisać w odpowiednich dokumentach rozliczeniowych, aby uniknąć błędów w systemie ubezpieczeń społecznych i konsekwencji finansowych dla płatnika składek.
Wynagrodzenie chorobowe a podatek dochodowy
Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, płatne ze środków zakładu pracy za pierwsze 33 dni (lub 14 dni) choroby w roku kalendarzowym, jest składnikiem wynagrodzenia zwolnionym ze składek na ubezpieczenia społeczne. Od wynagrodzenia chorobowego nalicza się od niego jednak składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Co ważne, wynagrodzenie za czas choroby stanowi przychód ze stosunku pracy. Pracodawca jako płatnik jest obowiązany obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy. W związku z tym, że jest to przychód ze stosunku pracy, wówczas zmniejsza się koszty jego uzyskania (250 zł lub 300 zł). Natomiast gdyby okazało się, że w danym miesiącu koszty uzyskania przewyższają przychód ze stosunku pracy, pracodawca jest zobligowany ograniczyć je do wysokości przychodu. Jeżeli pracownik złożył pracodawcy oświadczenie na formularzu PIT-2, wówczas płatnik ma obowiązek pomniejszać zaliczki na podatek.
Zasiłek chorobowy - w przeciwieństwie do wynagrodzenia chorobowego - nie jest przychodem ze stosunku pracy. To oznacza, że pracownikowi przebywającemu na L4 przez cały miesiąc, za który dostanie zasiłek, nie należą się zryczałtowane koszty uzyskania przychodu. Zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego są przychodami z innych źródeł. Takie przychody są opodatkowane na zasadach ogólnych, czyli stawką 12% w I progu podatkowym i stawką 32% w II progu podatkowym.
Zasiłek chorobowy wypłacony przez pracodawcę lub ZUS zostanie rozliczony w informacji PIT-11A lub PIT-11. Pracownik powinien ją otrzymać do końca lutego kolejnego roku. Informacja o dochodach uzyskanych od organu rentowego wykazuje wysokość zasiłku chorobowego i pobranej zaliczki na podatek dochodowy. Pracownik otrzyma również PIT-11 od pracodawcy, który uwzględni w nim zasiłek chorobowy w pozycji dotyczącej przychodów z innych źródeł.
Zasiłek chorobowy po ustaniu zatrudnienia – ile i dla kogo?
Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych
Ręczne obliczanie wynagrodzenia chorobowego może okazać się bardzo czasochłonne, szczególnie jeśli w firmie zatrudnionych jest wielu pracowników. Na szczęście na rynku dostępne są systemy kadrowo-płacowe, które pozwalają zautomatyzować cały ten proces. Program umożliwia założenie tzw. karty zasiłkowej, za pomocą której można wprowadzić do systemu informację na temat dni zwolnienia chorobowego przysługujących pracownikowi. Na podstawie znajdujących się w niej danych, system oblicza wynagrodzenie chorobowego, a następnie przenosi uzyskaną kwotę na listę płac.
tags: #jak #rozliczyc #w #raportach #zus #wynagrodzenie