Rozwój firmy w większości przypadków nieodłącznie wiąże się z koniecznością poszerzania grona pracowników. Przedsiębiorca decydujący się na zatrudnienie pracownika powinien się do tego odpowiednio przygotować, bowiem wiąże się to dla niego z licznymi obowiązkami, których niedopełnienie może oznaczać bolesne konsekwencje. Skompletowanie wszystkich dokumentów związanych z ubieganiem się o pracę i późniejszym zatrudnieniem danej osoby może być czasochłonne, a także stanowić nie lada wyzwanie. Dlatego dokumentacja dla nowego pracownika powinna opierać się na dobrych wzorach, zgodnych z obecnie obowiązującymi przepisami prawa.
Zatrudnienie nowego pracownika wiąże się z dopełnieniem wielu formalności. Z tymi obowiązkami wiąże się konieczność wypełnienia kilku dokumentów, których wzory przedstawiamy w tym numerze RNP. Na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy każdy pracodawca, zatrudniając pracownika, ma obowiązek pobrać od pracownika oświadczenie o jego ewentualnym statusie jako bezrobotnego. W przypadku gdy posiada on taki status, podaje, w jakim urzędzie pracy jest zarejestrowany. Pracodawca ma bowiem bezwzględny obowiązek poinformowania odpowiedniego urzędu pracy o zatrudnieniu.
Kluczowe dokumenty przy zatrudnieniu pracownika
Pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu niezwłocznie po otrzymaniu od pracownika wniosku o wystawienie takiego dokumentu. W praktyce oznacza to, że powinien on wystawić zaświadczenie w ciągu kilku dni roboczych od otrzymania wniosku. Według KPA i paragrafu 3. Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach powinno zawierać przede wszystkim podstawowe dane pracownika, tj.
Kwestionariusz osobowy
Zanim dana osoba zostanie pracownikiem w przedsiębiorstwie, czyli zanim podpisze umowę o pracę, nawiązując w ten sposób stosunek pracy, pozostaje kandydatem na dane stanowisko. Od osoby takiej przyszły jeszcze pracodawca nie może żądać podania wszystkich, w tym tych wrażliwych, danych osobowych. Nie chcąc złamać przepisów dotyczących RODO, pracodawca powinien skorzystać ze sprawdzonego wzoru kwestionariusza osobowego dla kandydata ubiegającego się o pracę. Na etapie rekrutacji pracodawca może pytać o edukację, kwalifikacje zawodowe czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Nie może natomiast wymagać podania bardziej szczegółowych danych jak PESEL czy numer konta. Dane osobowe, o jakie może poprosić kandydata przyszły pracodawca, nie są wystarczające do kontynuacji procesu zatrudnienia nowego pracownika. Dokumentacja dla nowego pracownika powinna zostać uzupełniona o kwestionariusz osobowy dla pracownika. Dane zawarte w tym kwestionariuszu umożliwią pracodawcy dokonanie np. zgłoszenia do ubezpieczeń w ZUS-ie. Dopiero po zatrudnieniu pracownika niezbędne jest wypełnienie formularza (np. w celu zgłoszenie pracownika do ZUS-u). W sumie kwestionariusz osobowe powinien zawierać dane wskazane w 22(1) artykule Kodeksu Pracy (m.in. dane osobowe pracownika, PESEL, numer konta oraz niekiedy istotne jest podanie danych osobowych dzieci pracownika, jeżeli pracownik chce korzystać ze szczególnych uprawnień w przebiegu zatrudnienia).
Skierowanie na badania lekarskie
Zanim dana osoba zostanie dopuszczona do świadczenia pracy w firmie, powinna przejść pozytywnie wstępne badania lekarskie. Z zasady, przed rozpoczęciem wykonywania pracy, każdy pracownik powinien przejść badania lekarskie, których rodzaj zależy od stanowiska i typu wykonywanej pracy. Przyszły pracownik może udać się do placówki medycyny pracy po otrzymaniu od pracodawcy skierowania na badania. Lekarz ustala, czy pracownik jest zdolny do wykonywania zadań na danym stanowisku i w określonych warunkach. Potwierdzeniem odbytych badań jest wystawienie orzeczenia lekarskiego, które wraz ze skierowaniem na badania powinny znaleźć się w aktach osobowych. Badania lekarskie wykonuje się w placówkach medycyny pracy, gdzie lekarz decyduje, czy pracownik jest zdolny do podjęcia obowiązków zawodowych wynikających z umowy. Pracownik otrzymuje orzeczenie lekarskie z dopuszczeniem do pracy na określonym stanowisku, które jest zobowiązany przekazać pracodawcy. Za badania medycyny pracy powinien zapłacić pracodawca, a skierowanie oraz orzeczenie lekarskie muszą znaleźć się w aktach osobowych pracownika. Ważna informacja! Zatrudnienie pracownika przed otrzymaniem dokumentu od lekarza medycyny pracy jest nielegalne.
Zgodnie z art. 229 § 1 Kodeksu pracy osoby przyjmowane do pracy podlegają wstępnym badaniom lekarskim. Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.
Umowa o pracę
Podstawą nawiązania współpracy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą jest podpisanie między stronami umowy o pracę. Podpisać ją należy najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Na jej podstawie określane są prawa i obowiązki - zarówno pracodawcy, jak i pracownika. W przypadku jakichkolwiek nieporozumień umowa o pracę powinna być podstawą rozstrzygania ich. Posiadając dane osobowe kandydata, uzyskane na podstawie kwestionariusza osobowego, pracodawca może przygotować umowę, którą obie strony stosunku pracy powinny podpisać. Umowa o pracę powinna zostać podpisana przez obie strony i zawarta może zostać na czas próbny, określony lub nieokreślony. Umowa o pracę może zostać zawarta na:
- okres próbny,
- czas określony,
- czas nieokreślony.
Zgodnie z art. 29 § 2 k.p. umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić na piśmie ustalenia co do rodzaju umowy oraz jej warunków. Pracodawca, który nie potwierdza na piśmie w powyższym terminie zawartej z pracownikiem umowy o pracę, ponosi odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone na podstawie art. 281 pkt 2 k.p. karą grzywny.
Informacja o warunkach zatrudnienia
Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracownika w formie pisemnej, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym oraz długości okresu wypowiedzenia umowy, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Powinny się w niej znaleźć informacje o normie czasu pracy (dobowej i tygodniowej), wypłatach wynagrodzenia, wymiarze urlopu wypoczynkowego, okresie wypowiedzenia umowy o pracę i układzie zbiorowym pracy. W przypadku, gdy w przedsiębiorstwie nie funkcjonuje regulamin pracy, pracodawca powinien poinformować pracownika o sposobie ewidencjonowania czasu pracy oraz sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych dla nowego pracownika
Dokumentacja dla nowego pracownika powinna również zawierać klauzulę do przetwarzania danych osobowych, ponieważ pracodawca od momentu pobrania od pracownika kwestionariusza osobowego staje się jednocześnie jego administratorem danych osobowych. Pracodawca może pozyskać zgodę już na etapie rekrutacji - poprzez uzupełnienie klauzuli informacyjnej o informacje dotyczące celu przetwarzania danych i wskazanie odbiorców danych w razie zatrudnienia kandydata. Jeżeli jednak tego nie zrobił, należy spełnić obowiązek informacyjny i uzupełnić dokument, ponieważ pracodawca staje się administratorem danych pracownika.
Informacja o równym traktowaniu pracowników
Przepisy prawa jasno określają, że pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania tego samego typu obowiązków. Zapisy te mają za zadanie w głównej mierze zapobiegać dyskryminacji m.in. ze względu na płeć, wiek czy rasę. Pracodawca na piśmie potwierdza, że jest świadom tych obowiązków i że zapoznał swojego pracownika z tymi zapisami. Przedstawia ona deklarację pracodawcy, że nie będzie on dyskryminował pracowników ze względu na płeć, wiek, pochodzenie, stan zdrowia orientację seksualną, wyznanie czy rodzaj umowy o pracę i wymiar czasu pracy. Z zasady wszyscy pracownicy powinni być traktowani jednakowo, również w przypadku awansów lub dostępu do szkoleń, które mają na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
Potwierdzenie przeszkolenia z zakresu BHP oraz zapoznanie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy
Pracodawca powinien posiadać pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy w organizacji. Szkolenie BHP obejmować powinno:
- szkolenie wstępne ogólne (instruktaż ogólny) - dla nowych pracowników
- oraz szkolenie wstępne na stanowisku pracy (instruktaż stanowiskowy) - pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych oraz na takich, gdzie występuje ryzyko działania czynników szkodliwych dla zdrowia, uczniowie odbywający naukę zawodu.
Oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem
Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje urlop na opiekę nad dzieckiem w wymiarze 16 godzin albo 2 dni na dany rok kalendarzowy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Podany wymiar przysługuje w sumie na oboje rodziców. Jeżeli pracownik wychowuje przynajmniej jedno dziecko do lat 14, przysługuje mu dodatkowy urlop w wymiarze 16 godzin lub dwóch pełnych dni - w każdym roku kalendarzowym. Dni te nie przechodzą na następny rok, nie jest również wypłacany ekwiwalent za ten czas. Ten dodatkowy urlop przysługuje w sumie na dwóch rodziców. W dokumencie pracodawca może otrzymać zgodę na pracę powyżej 8 godzin na dobę (w przypadku równoważnego systemu czasu pracy, systemu skróconego tygodnia pracy, pracy weekendowej), pracę w nocy, w godzinach nadliczbowych, w systemie przerywanego czasu pracy lub zgodę na delegowanie.
Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń społecznych
Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę jest obowiązkowo zgłoszony do ubezpieczeń w ZUS-ie. Ubezpieczony ma prawo zgłosić również swoich członków rodziny, którzy nie posiadają tytułu do objęcia ich tym ubezpieczeniem. Zgodnie z art. 5 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych za członka rodziny uważa się:
- dziecko własne, małżonka, przysposobione, wnuka albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, dziecko obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli uczy się dalej w szkole lub zakładzie kształcenia nauczycieli, lub odbywa kształcenie w uczelni, lub szkole doktorskiej - do ukończenia 26 lat, natomiast jeżeli posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi - bez ograniczenia wieku;
- małżonka;
- wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.
Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę jest obowiązkowo zgłoszony do ubezpieczeń w ZUS-ie. Dodatkowo przysługuje mu prawo zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych członków swojej rodziny (dziecko, dziecko na wychowaniu, małżonka, wstępnych żyjących w tym samym gospodarstwie domowym).
PIT-2
Poza aktami osobowymi pracodawca zobowiązany jest osobno do przechowywania dokumentacji płacowej pracownika. W jej skład wchodzą m.in. PIT-2. PIT-2 to oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Oświadczenie to składa się u pracodawcy. PIT-2 to oświadczenie pracownika, które pozwala pracodawcy na pomniejszenie zaliczki za dany miesiąc o kwotę zmniejszającą podatek. PIT-2 składany jest w momencie podejmowania pracy, jednak nie ma przeszkód, aby PIT-2 złożyć w dowolnym momencie roku. Raz złożony PIT-2 zachowuje swoją ważność w kolejnych latach.
Uwaga! Od 1 stycznia 2023 roku podatnik może wskazać, czy zaliczka na podatek dochodowy powinna być pomniejszona o:
- 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 300 zł (w przypadku jednego pracodawcy)
- 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 150 zł (w przypadku dwóch pracodawców)
- 1/36 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 100 zł (w przypadku trzech pracodawców).
Oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodu
Pracownik może złożyć wniosek o podwyższone koszty uzyskania przychodu (300 zł, zamiast standardowych 250 zł), w przypadku, gdy mieszka poza miejscowością wykonywania pracy i ponosi koszty związane z transportem do pracy (i nie pobiera dodatku za rozłąkę). Dotychczas obowiązywało odrębne oświadczenie dla celów podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, jednak teraz to oświadczenie jest zawarte w PIT-2.
Rezygnacja z Pracowniczych Planów Kapitałowych
Wraz z rozpoczęciem zatrudnienia, pracownik automatycznie zostaje przypisany do PPK. Pracodawca zawiera umowę z PPK i co miesiąc przekazuje co najmniej 1,5% (a maksymalnie 4%) wynagrodzenia pracownika na prywatny numer PPK. PPK to program, który ma wspomagać gromadzenie środków na zabezpieczenie, po zaprzestaniu aktywności zawodowej. Jeżeli ktoś nie chce korzystać z PPK, może w dowolnym momencie złożyć rezygnację.
Czy PPK naprawdę się opłaca: Cała PRAWDA!
E-dokumentacja w systemie HRappka
Program kadrowo-płacowy HRappka to miejsce, w którym zgromadzisz w bezpieczny sposób akta osobowe wszystkich pracowników. Na ich podstawie program wyliczy limity urlopowe, rozliczy pracowników oraz wyśle paczki przelewów z wynagrodzeniem. W HRappce przeprowadzisz zatrudnienie pracownika w ramach każdej umowy (np. pracę, czy umowy cywilnoprawne - umowy zlecenia i dzieło) i wygenerujesz wszystkie potrzebne dokumenty dla nowego pracownika. W module e-teczek w HRappce masz dostęp do wszystkich dokumentów w dowolnym momencie. Niweluje to ryzyko zagubienia lub dostania się dokumentów w niepowołane ręce. Jako administrator programu decydujesz, kto ma dostęp do dokumentacji pracowniczej. E-dokumentacja pracownicza (akta osobowe pracownika) w systemie kadrowo-płacowym, to pewność i brak stresu w przypadku Kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy.
tags: #druki #dla #pracodawcy #o #zatrudnienie #pracownika