Dnia 7 czerwca 2026 roku wchodzą w życie przepisy unijnej dyrektywy o transparentności wynagrodzeń. Oznacza to, że firmom pozostało mniej niż 100 dni na dostosowanie do nowych regulacji. Nowe przepisy nakładają na pracodawców konkretne obowiązki w zakresie przejrzystości wynagrodzeń, raportowania luki płacowej oraz zapewnienia równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości.
Wdrożenie przepisów unijnej dyrektywy o transparentności wynagrodzeń - przyjętej przez Parlament Europejski w 2023 r. - oznacza fundamentalną zmianę w podejściu do polityki płacowej w organizacjach w całej Unii Europejskiej. Dyrektywa obejmie wszystkie organizacje zatrudniające pracowników.
Nowe obowiązki pracodawców w zakresie przejrzystości wynagrodzeń
Choć termin implementacji przepisów do prawa krajowego zbliża się nieubłaganie - do 7 czerwca pozostało mniej niż 100 dni - wiele firm w Polsce wciąż znajduje się na wczesnym etapie przygotowań lub jeszcze ich nie rozpoczęło. Według badania „TRENDY 2025 Transparentność Wynagrodzeń” Klubu Compensation & Benefits działającego w ramach Uczelni Łazarskiego, 62 proc. firm szacuje, że w pierwszym kwartale 2026 roku wciąż będzie w początkowej fazie przygotowań. Z kolei badania Grand Thorton „Jawność wynagrodzeń w Polsce” sygnalizuje, że w czwartym kwartale 2025 r. blisko połowa dużych i średnich firm nie rozpoczęła żadnych działań.
Część obowiązków - takich jak informowanie kandydatów o wynagrodzeniu na etapie rekrutacji - już obowiązuje za sprawą nowelizacji kodeksu pracy, wprowadzonej w grudniu 2025 r. Prawo pracowników do informacji o poziomach płac - jest jeszcze przed nami, ale też będzie dotyczyć wszystkich pracodawców. Większe firmy natomiast zostaną dodatkowo objęte obowiązkami raportowymi w zakresie luki płacowej.
Nie jest to zmiana, którą można odłożyć w czasie lub ograniczyć do kosmetycznych korekt. Mówimy bowiem o przebudowie fundamentów polityki wynagrodzeń. Podstawą przygotowań powinna być rzetelna analiza i uporządkowanie struktury organizacyjnej. Kolejnym krokiem jest wartościowanie stanowisk, któremu dyrektywa nadaje konkretne ramy. Oznacza to, że nawet jeśli firmy posiadają aktualne opisy stanowisk, uwzględniające role i zakresy obowiązków, pracodawcy będą musieli zaktualizować je pod kątem nowych wytycznych. W efekcie każdą firmę czeka czas pracy u podstaw w zakresie wynagrodzeń, a zostało go bardzo mało. Szczególnie duże wyzwanie będą miały firmy, które do wartościowania stanowisk podejdą po raz pierwszy - jest ich w Polsce około 12 proc. - podkreśla Joanna Liksza, ekspertka MyBenefit w Benefit Systems oraz kierowniczka studiów podyplomowych Compensation & Benefits na Uczelni Łazarskiego.
72 proc. organizacji wskazuje, że największym ułatwieniem w całym procesie byłoby przyjęcie przepisów krajowych. Tymczasem projekt ustawy wciąż jest na etapie konsultacji.
Kluczowe kryteria wartościowania stanowisk pracy
Unijna dyrektywa wprowadza cztery obligatoryjne kryteria wartościowania stanowisk pracy: umiejętności, zakres odpowiedzialności, warunki pracy oraz wysiłek. Bez tych kryteriów nie jest możliwe spełnienie kluczowego wymogu dyrektywy, czyli porównywania wynagrodzeń pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.
Kolejnym, ułatwieniem, jakie w procesie przygotowania do nowych wymogów dostrzega aż 61 proc. organizacji, jest wprowadzenie narzędzi i metod do oceny stanowisk. Dlatego coraz większego znaczenia nabierają rozwiązania technologiczne wspierające transparentność. Rozwiązania HR Tools to benefity, tworzone z myślą o specjalistach HR, którzy mierzą się ze żmudnymi procesami - takimi jak przygotowanie do wdrożenia przejrzystości wynagrodzeń.
Konsekwencje dla pracodawców i ochrona pracowników
Jedno jest pewne: każda firma będzie musiała podjąć aktywne działania. Firmy nie powinny więc zastanawiać się kiedy, ale jak rozpocząć proces dopasowywania do nowych wymogów. Niedostosowanie się do przepisów niesie bowiem poważne ryzyka. Są to m.in. wysokie kary finansowe, spory sądowe, spadek zaangażowania pracowników i trudności rekrutacyjne. Pracownicy i kandydaci wybiorą tych pracodawców, którzy będą dysponowali przejrzystymi strukturami płac i zapewnią konkurencyjny rynkowo pakiet wynagrodzeń.
Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 24 grudnia 2025 r., znacząco zmieniła zasady prowadzenia rekrutacji, wzmacniając transparentność wynagrodzeń i ochronę kandydatów. Nowe regulacje wprowadziły również konkretne obowiązki informacyjne dla pracodawców, w tym obowiązek ujawnienia warunków płacowych oraz zakaz zadawania pytań o wcześniejsze zarobki.
Obowiązek informowania kandydatów o wynagrodzeniu
Osoby ubiegające się o zatrudnienie od 24 grudnia 2025 r. uzyskały prawo do otrzymania od przyszłego pracodawcy konkretnych informacji na temat warunków finansowych przewidzianych dla danego stanowiska w następującym zakresie:
- wysokość wynagrodzenia lub jego przedział (widełki płacowe) - pracodawca musi podać wysokość początkowego wynagrodzenia (tj. wynagrodzenia, które oferuje np. podczas okresu próbnego, albo najniższego wynagrodzenia, jakiego może domagać się pracownik na danym stanowisku) lub jego przedział (czyli najniższą i najwyższą stawkę przewidzianą dla stanowiska),
- kryteria wynagradzania - podana stawka wynagrodzenia lub przedział muszą być oparte na obiektywnych, neutralnych kryteriach pod względem płci,
- regulacje wewnętrzne - kandydat musi otrzymać informację o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania stosowanych przez pracodawcę w odniesieniu do stanowiska, na którym jest prowadzona rekrutacja.
Informację można podać w ogłoszeniu o naborze, przed rozmową kwalifikacyjną lub przed zawarciem umowy o pracę - z wyprzedzeniem umożliwiającym świadome negocjacje. Przekazanie następuje w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zakaz pytania o dotychczasowe wynagrodzenie
Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca nie może również zadawać osobom starającym się o zatrudnienie pytań o ich wynagrodzenie w obecnym stosunku pracy, ani w poprzednich stosunkach pracy. Celem tej zmiany jest przerwanie procesu utrwalania się tzw. luki płacowej ze względu na płeć. Opieranie nowej oferty wynagrodzenia wyłącznie na dotychczasowych zarobkach kandydata utrwala nierówności, ignorując realną wartość pracy na nowym stanowisku. Nadal dopuszczalne jest pytanie kandydata, który otrzymał informację o wysokości początkowej wynagrodzenia lub przedziale tego wynagrodzenia, o jego oczekiwania finansowe.
Menedżer prowadzący rozmowę rekrutacyjną naruszy art. 5 ust. 2 dyrektywy o przejrzystości płac i przepisy k.p., jeżeli zapyta kandydata: „O ile wyższe wynagrodzenie jest Pan/Pani w stanie zaakceptować w stosunku do Pana/Pani obecnych zarobków?”. Takie pytanie bezpośrednio odnosi się do historycznego wynagrodzenia i służy uzależnianiu oferty od dotychczasowych, potencjalnie zaniżonych, zarobków. Jest to postępowanie nieprawidłowe i może być oznaką nierównego traktowania.
Neutralność płciowa w nazwach stanowisk i ogłoszeniach o pracę
Pracodawcy są zobowiązani zapewnić, aby ogłoszenia o wakatach oraz nazwy stanowisk pracy były neutralne pod względem płci, a cały proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminacyjny (art. 133ca § 3 k.p.). W praktyce oznacza to konieczność stosowania podwójnej formy nazwy stanowiska (np. kierownik/kierowniczka) lub używania neutralnych nazw opisowych albo formy bezosobowej (np. obsługa administracyjna, obsługa w zakresie zarządzania, osoba do obsługi).
Należy też zwrócić uwagę, że neutralność płciowa i zasada niedyskryminacji muszą być zachowane nie tylko w samej nazwie stanowiska, ale i w całej treści ogłoszenia rekrutacyjnego. Pracodawca opublikował ogłoszenie rekrutacyjne na stanowisko „osoba obsługująca sekretariat”. Taką też nazwę stanowiska umieścił w nagłówku ogłoszenia. Jednak dalej w treści używał sformułowań „do obowiązków sekretarki będzie należało ………..”, „nasze sekretarki mają możliwość elastycznego układania godzin pracy”. Jest to niezgodne z wprowadzaną od 24 grudnia 2025 r. zasadą neutralności płciowej, ponieważ w treści ogłoszenia znajdują się odniesienia do konkretnej płci, sugerujące, że na tym stanowisku pracują wyłącznie kobiety.
Nowelizacja nie zawiera żadnych przepisów przejściowych. Nie wskazano w nich również, czy zasada neutralności w procesie rekrutacji, przekłada się także na konieczność dostosowania dokumentacji wewnętrznej pracodawcy oraz umów o pracę zatrudnionych już pracowników.
Sprawozdawczość i ocena wynagrodzeń
Państwa członkowskie zapewniają, aby pracodawcy dostarczali informacje dotyczące ich organizacji, w tym: luka płacowa ze względu na płeć, luka płacowa ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych, mediana luki płacowej ze względu na płeć, mediana luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych, odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne, odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia, luka płacowa ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.
Państwa członkowskie podejmują odpowiednie środki w celu zapewnienia, aby pracodawcy podlegający sprawozdawczości dotyczącej wynagrodzeń przeprowadzali, we współpracy z ich przedstawicielami pracowników, wspólną ocenę wynagrodzeń w przypadkach, gdy spełnione są wszystkie następujące warunki: sprawozdawczość dotycząca wynagrodzeń wykazuje różnicę średniego poziomu wynagrodzenia między pracownikami płci żeńskiej i męskiej, wynoszącą co najmniej 5% w którejkolwiek kategorii pracowników; pracodawca nie uzasadnił takiej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów; pracodawca nie zaradził takiej nieuzasadnionej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia w ciągu 6 miesięcy od dnia przedłożenia sprawozdania dotyczącego wynagrodzeń.
Ochrona praw i przeniesienie ciężaru dowodu
Państwa członkowskie zapewniają, aby po ewentualnym skorzystaniu z postępowania pojednawczego wszyscy pracownicy, którzy uważają się za pokrzywdzonych w związku z nieprzestrzeganiem zasady równości wynagrodzeń, mieli dostęp do postępowań sądowych w celu egzekwowania praw i obowiązków związanych z zasadą równości wynagrodzeń. Postępowania takie muszą być łatwo dostępne dla pracowników oraz dla osób działających w ich imieniu, także po ustaniu stosunku pracy, w ramach którego miała miejsce zarzucana dyskryminacja.
Państwa członkowskie zapewniają, aby stowarzyszenia, organizacje, organy ds. równości i przedstawiciele pracowników lub inne podmioty prawne, które mają, zgodnie z kryteriami określonymi w prawie krajowym, uzasadniony interes w zapewnianiu równości mężczyzn i kobiet, mogły wszczynać wszelkie procedury administracyjne lub postępowania sądowe związane z zarzucanym naruszeniem praw lub obowiązków związanych z zasadą równości wynagrodzeń. Mogą oni działać w imieniu lub na rzecz pracownika, który jest domniemaną ofiarą naruszenia jakichkolwiek praw lub obowiązków związanych z zasadą równości wynagrodzeń, za zgodą tej osoby.
Państwa członkowskie zapewniają, aby każdy pracownik, który poniósł szkodę w wyniku naruszenia jakichkolwiek praw lub obowiązków związanych z zasadą równości wynagrodzeń, miał prawo dochodzenia roszczenia i uzyskania za tę szkodę pełnego odszkodowania lub zadośćuczynienia, określonego przez państwo członkowskie. Odszkodowanie lub zadośćuczynienie muszą zapewniać rzeczywiste i skuteczne odszkodowanie lub zadośćuczynienie za poniesione straty i szkody, w sposób określony przez państwa członkowskie, odstraszający i proporcjonalny. Odszkodowanie lub zadośćuczynienie musi stawiać pracownika, który poniósł szkodę, w sytuacji, w której by się znajdował, gdyby nie był dyskryminowany ze względu na płeć lub gdyby nie doszło do naruszenia żadnych praw lub obowiązków związanych z zasadą równości wynagrodzeń.
Państwa członkowskie wprowadzają - zgodnie ze swoimi krajowymi systemami sądowymi - odpowiednie środki zapewniające, aby do pozwanego należało udowodnienie, że bezpośrednia lub pośrednia dyskryminacja związana z wynagrodzeniem nie miała miejsca w sytuacji, gdy pracownicy, którzy uznają się za poszkodowanych z powodu niezastosowania do nich zasady równości wynagrodzeń, przedstawią przed właściwym organem lub przed sądem krajowym fakty pozwalające domniemywać występowanie bezpośredniej lub pośredniej dyskryminacji.
Nieprzestrzeganie wymogów dotyczących transparentności wynagrodzeń w rekrutacji, w tym niepodanie widełek płacowych lub złamanie zakazu pytania o historię płac, może wiązać się z nałożeniem na pracodawcę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Pracodawca musi też liczyć się z możliwością kontroli Państwowej Inspekcji Pracy oraz roszczeniami kandydatów. Zatem uporządkowanie dokumentacji i procedur będzie stanowić tarczę ochronną. Jawność wynagrodzeń staje się już elementem strategii biznesowej i budowania marki pracodawcy. Ci z nich, którzy są transparentni, mogą zyskać przewagę konkurencyjną na rynku pracy i przyciągać najlepsze talenty. Natomiast brak transparentności i ujawnienie nieuzasadnionych różnic płacowych może prowadzić do utraty zaufania kandydatów do pracy i pracowników, co negatywnie wpływa na wizerunek firmy.
tags: #czy #pracodawca #ma #obowiazek #zaplacic #za