Przedmiotem naszej dzisiejszej analizy będzie przypadek, w którym faktura od zagranicznego kontrahenta zostaje wystawiona czynnemu podatnikowi podatku VAT bez wykazanej kwoty podatku należnego. W kontekście tak ukształtowanego stanu faktycznego zastanowimy się, czy podatnik z Polski pomimo tego może dokonać odliczenia VAT.
Na potrzeby naszego artykułu przyjmijmy, że mamy do czynienia z czynnym podatnikiem podatku VAT z Polski, który zakupił usługę remontową wykonaną na nieruchomości położonej w Polsce od przedsiębiorcy z Wielkiej Brytanii.
Import usług a polski przedsiębiorca
Zgodnie z art. 28e ustawy o VAT usługa budowlana podlega opodatkowaniu w kraju położenia nieruchomości, czyli w Polsce. Z uwagi na fakt, że brytyjski kontrahent nie jest zarejestrowany do VAT w Polsce, dojdzie do importu usług. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 2 pkt 9 ustawy o VAT przez import usług należy rozumieć świadczenie usług, z tytułu wykonania których podatnikiem jest usługobiorca.
Ponadto, jak wynika z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, podatnikiem jest podmiot nabywający usługi, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:
- Usługodawcą jest podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (a w przypadku usług związanych z nieruchomością, jeżeli podatnik nie jest zarejestrowany w kraju dla potrzeb VAT).
- Usługobiorcą jest podatnik z Polski.
Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy w powyższym przypadku usługodawca lub dokonujący dostawy towarów nie rozlicza podatku należnego. W konsekwencji w opisanym przypadku to usługobiorca - czyli podatnik z Polski - staje się podatnikiem podatku należnego VAT.
Faktura od zagranicznego kontrahenta a odliczenie VAT przy imporcie usług
Jednocześnie należy wskazać, że usługobiorca będący czynnym podatnikiem podatku VAT ma prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli nabyte towary i usługi służą - w sposób bezpośredni lub pośredni - do prowadzenia opodatkowanej działalności gospodarczej.
Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego do odliczenia stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Przy czym na mocy art. 86 ust. 2 pkt 4 lit. a ustawy o VAT w przypadku świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca, kwotę podatku naliczonego do odliczenia stanowi kwota podatku należnego z tytułu.
W świetle powyższego ogólną zasadą jest odliczenie podatku naliczonego, który stanowi sumę podatku z faktur otrzymanych przez usługobiorcę lub nabywcę towarów. Ta zasada ulega zmianie w przypadku zastosowania mechanizmu odwrotnego obciążenia, w którym obowiązek rozliczenia podatku należnego, wynikającego z tytułu dokonanego nabycia towarów lub usług udokumentowanego fakturą otrzymaną przez podatnika od jego usługodawcy, przechodzi na podatnika (odbiorcę usługi).
W takim przypadku podatek naliczony jest równy podatkowi należnemu (podatkiem naliczonym jest podatek należny). Podatek naliczony powstaje przez sam fakt wystąpienia podatku należnego. Zatem jest to zupełnie inny schemat powstania podatku naliczonego i inne są zasady obniżania podatku należnego o podatek naliczony. W systemie odwrotnego obciążenia to nabywca staje się podatnikiem VAT w odniesieniu do transakcji objętej tym mechanizmem.
Kluczowe jest zatem to, że w przypadku importu usług kwota podatku naliczonego jest tożsama z kwotą podatku należnego. Nie ma tu znaczenia, że otrzymana faktura od zagranicznego kontrahenta nie zawiera kwoty podatku, ponieważ w ramach importu usług kwota do odliczenia nie musi wynikać z faktury.
Tak też wypowiedział się Dyrektor KIS w interpretacji z 28 kwietnia 2020 roku (nr 0113-KDIPT1-2.4012.63.2020.1.MC), wskazując, że podatek należny stanowi kwotę podatku naliczonego, w myśl art. 86 ust. 2 pkt 4 lit. a ustawy. Jednocześnie, jeśli podatnik jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług oraz nabywane usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, to ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu importu ww. usług.
Przykład 1.
Podatnik z Polski nabył usługę remontową na nieruchomości w Warszawie od kontrahenta z Wielkiej Brytanii. Usługodawca wystawił fakturę bez kwoty podatku, faktura zawierała wyłącznie kwotę netto. Czy przedsiębiorca z Polski może odliczyć VAT z importu usług, jeżeli faktura od zagranicznego kontrahenta nie zawiera kwoty podatku VAT? W takim przypadku mamy do czynienia z importem usługi, co oznacza, że podatnik z Polski odprowadza podatek należny. Jednocześnie kwota podatku należnego jest kwotą podatku naliczonego i podlega odliczeniu przez podatnika, nawet jeżeli na fakturze nie wyszczególniono kwoty VAT.
W zakresie importu usług podatnik czynny może odliczyć VAT, nawet jeżeli otrzymana od kontrahenta faktura go nie zawiera.
Faktura od zagranicznego kontrahenta - błędne wykazanie kwoty podatku
Kontynuując tematykę kwoty podatku naliczonego do odliczenia, warto zwrócić uwagę na treść wyroku WSA w Opolu z 21 lutego 2018 roku (I SA/Op 1/18). W wyroku tym sąd odniósł się do konsekwencji podatkowych wystawienia w systemie odwrotnego obciążenia faktury błędnie zawierającej VAT.
W uzasadnieniu prawnym sąd wskazał, że podatnik rozliczający podatek należny i naliczony z tytułu usług opodatkowanych w systemie odwrotnego obciążenia nie bierze pod uwagę kwoty wykazanej jako podatek w nieprawidłowo wystawionej na jego rzecz fakturze, gdyż jego rozliczenie oparte jest na treści art. 86 ust. 2 pkt 4 lit. a ustawy o VAT.
W systemie odwrotnego obciążenia podatek naliczony jest równy podatkowi należnemu. Nie znajduje zaś zastosowania zasada dotycząca odliczeń podatku naliczonego w systemie zwykłego opodatkowania, gdyż podatku naliczonego nie stanowi tu suma kwot podatku zawartego w otrzymanych przez podatnika fakturach.
Przykład 2.
Podatnik z Polski nabył usługę remontową na nieruchomości w Warszawie od kontrahenta z Wielkiej Brytanii. Usługodawca wystawił fakturę, w której błędnie wskazał kwotę podatku należnego według stawki 15%. Czy przedsiębiorca z Polski może odliczyć VAT z importu usług, jeżeli otrzymana faktura od zagranicznego kontrahenta nie zawiera kwoty podatku VAT? Polski podatnik dokonujący importu usług nie powinien brać pod uwagę tej stawki podatku.
Faktura dla firmy zagranicznej - co musimy wiedzieć?
Aby prawidłowo wystawić dokument sprzedaży i oszczędzić sobie nieprzyjemności związanych z korygowaniem wysłanych dokumentów, czy nawet konieczności zwracania się z prośbą o pomoc do prawników, warto odpowiedzieć na kilka pytań.
W jakiej sytuacji wystawiamy fakturę dla zagranicznego kontrahenta?
Zawsze, ilekroć zawieramy transakcję z firmą zagraniczną. Pamiętajmy jednak, że faktura zagraniczna różni się od standardowej faktury VAT i na jej kształt wpływa wiele elementów.
W jakim terminie należy wystawić fakturę zagraniczną?
Zasada jest taka sama, jak w przypadku sprzedaży dla odbiorcy krajowego: najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu realizacji usługi. W razie potrzeby fakturę VAT można również wystawić z wyprzedzeniem - najwcześniej 30 dni przed realizacją usługi.
Gdzie znaleźć przepisy regulujące wystawianie faktur dla klientów zagranicznych?
Wszelkie potrzebne informacje znajdują się w ustawie o VAT. Przeczytanie całej ustawy i znalezienie w jej treści najistotniejszych informacji byłoby oczywiście zadawaniem sobie niepotrzebnego trudu, dlatego wyodrębniliśmy kilka elementów, które warto mieć na uwadze podczas wystawiania faktur za granicę.
Miejsce świadczenia usług a faktura sprzedaży dla kontrahenta zagranicznego
Prawidłowe oznaczenie miejsca świadczenia usług (czyli miejsca opodatkowania) jest konieczne, aby właściwie rozliczyć należny podatek VAT. Zasada ogólna dotycząca transakcji zawieranych pomiędzy kontrahentami z państw UE głosi, że miejsce świadczenia usług jest tożsame z siedzibą kontrahenta. Ten i pozostałe przypadki opisane są w art. 28b ww. ustawy o VAT. Artykuł ten stanowi odpowiednik art. 44 unijnej dyrektywy VAT. Przepisy w polskim prawie oparte są bowiem o Dyrektywę 2006/112/WE regulującą m.in. kwestie opodatkowania (a zatem także fakturowania) transakcji pomiędzy podmiotami z siedzibą w różnych państwach UE.
Ważne! Wspomniana zasada ogólna nie sprawdza się w każdym przypadku. Wyjątkowe sytuacje wyjaśniają dalsze punkty art. 28 ustawy o VAT (art. 28b ust. 2-4, art. 28d, art. 28e, art. 28f ust. 1, 1a, 2 i 3, art. 28g ust. 1 i 2, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2, art. 28n). Kwestia miejsca świadczenia usług jest szczególnie istotna (i często wykracza poza zasady ogólne) dla branży transportowej, nieruchomości, turystycznej, sportowej, kulturalnej i edukacyjnej, o czym mówią wspomniane w powyższej ramce przepisy.
Najpopularniejsze odstępstwa od zasady ogólnej:
- Jeżeli usługobiorca posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej inne niż siedziba działalności, miejscem świadczenia usług będzie stałe miejsce prowadzenia działalności.
- Jeżeli usługobiorca nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, miejscem świadczenia usług będzie stałe miejsce zamieszkania lub pobytu.
W telegraficznym skrócie: usługa świadczona przez przedsiębiorcę z Polski na rzecz kontrahenta z innego państwa Unii Europejskiej zostanie opodatkowana w kraju siedziby nabywcy. Oznacza to, że polski sprzedawca nie musi obliczać kwoty podatku, a zobowiązany jest jedynie do tego, by w deklaracji VAT-7 dowieść, że świadczy usługi podlegające opodatkowaniu poza Polską.
Czy rejestracja do VAT UE jest konieczna?
Tak, obecnie (w 2024 roku), każdy przedsiębiorca, który ma zamiar prowadzić biznes transgraniczny z kontrahentami z państw Unii Europejskiej, musi zarejestrować się do VAT UE. Co istotne, obowiązek ten dotyczy także podmiotów zwolnionych z VAT. Po wypełnieniu formularza VAT-R Twoja firma otrzyma NIP UE. To właśnie dzięki niemu możesz prowadzić interesy z firmami, które mają siedziby na terenie Unii Europejskiej.
Ważne! Jeśli prowadzisz małą firmę i spełniasz warunki do korzystania ze zwolnienia z VAT, od 2025 roku wystarczy zarejestrować się do VAT w kraju, w którym Twoja firma ma siedzibę oraz składać kwartalne raporty o obrotach.
Jak wystawić fakturę VAT dla klienta zagranicznego?
Każdą transakcję należy poświadczyć dokumentem sprzedaży - w przypadku transakcji z kontrahentem zagranicznym nie ma wyjątku od tej reguły, ale istnieją pewne różnice, które trzeba wziąć pod uwagę.
- Język faktury - jeżeli mamy taką możliwość, możemy wystawić dokument w języku nabywcy. Znacznie częściej spotykana jest jednak sytuacja, w której faktura pisana jest w języku angielskim. Istotne jest to, że polski fiskus może wymagać faktur w języku polskim, należy zatem przygotować odpowiedniki anglojęzycznych dokumentów na wypadek kontroli z urzędu skarbowego.
- Waluta transakcji - w sytuacji, gdy wystawiamy fakturę w euro lub innej walucie obcej (na podstawie ustaleń z nabywcą), musimy pamiętać o tym, by w Księdze Przychodów i Rozchodów (jeżeli takową prowadzimy) znalazły się odpowiednie kwoty wyrażone w złotówkach, przeliczone według kursu NBP.
Ważne! Jak przeliczyć kurs? Jeżeli fakturę wystawiamy przed wykonaniem usługi, przyjmujemy kurs średni danej waluty ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na dzień przed wystawieniem faktury. Jeżeli dokument wystawiamy po wykonaniu usługi, uwzględniamy kurs ogłoszony na dzień przed wykonaniem usługi.
Jakie dane zawiera faktura VAT UE?
- Imię, nazwisko lub nazwę firmy kontrahenta.
- Adres zamieszkania, siedziby lub stałego miejsca wykonywania działalności.
- Numer NIP lub PESEL.
- Numer VAT UE.
- Data wystawienia faktury.
- Opis usługi/towaru.
- Cena wykonywanej usługi/sprzedawanego towaru.
Wspomniany powyżej numer VAT łatwo możemy zweryfikować, korzystając z bazy VIES. Wyszukiwarka numerów VAT dostępna jest tutaj.
Ważne! Jeżeli nabywcą towaru lub usługi jest przedsiębiorca, faktura powinna zawierać stawki netto oraz słowa „odwrotne obciążenie” (reverse charging w wersji angielskiej), co wskazuje na fakt, że jest to faktura bez VAT dla zagranicznej firmy - rozliczenia podatku VAT dokonuje w tej sytuacji usługobiorca. Jeżeli jednak sprzedajemy na rzecz osoby fizycznej, wystawiamy zwykłą fakturę i wyszczególniamy kwoty netto, brutto oraz stawkę podatku należnego zgodnie z polskim prawem.
Jak wystawić fakturę bez VAT?
Faktura dla kontrahenta zagranicznego spoza UE
W praktyce dokumenty te wyglądają w zdecydowanej większości tak samo - obowiązują bowiem te same przepisy, co w przypadku dokumentowania transakcji zawieranych z podmiotami działającymi na terenie Unii Europejskiej. Istnieją jednak pewne różnice, jakie mogą wystąpić pomiędzy fakturą dla firmy spoza UE a fakturą dla firmy, mającej siedzibę w państwie członkowskim Unii. Mówi o nich art. 106e ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT. Taka faktura może więc nie zawierać numeru VAT UE lub innego numeru umożliwiającego identyfikację na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Strony transakcji nie muszą także wyszczególniać stawki podatku ani sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż zwolnioną od podatku i objętą podatkiem od towarów i usług. Na koniec warto pamiętać o tym, że faktura wystawiana na firmę spoza UE powinna zostać opatrzona adnotacją “reverse charging”.
Faktury dla odbiorców zagranicznych a KSeF
Krajowy System e-Faktur, choć został odroczony, poważnie wpłynie na proces wystawiania faktur dla odbiorców zagranicznych. Przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiać faktury zagraniczne w KSeF (mówi o tym art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT), jednak istnieje od tej reguły kilka wyjątków, przedstawionych w kolejnym ustępie. Zgodnie z opublikowaną już treścią przepisów, które wejdą w życie w 2026 roku, transakcje takie jak sprzedaż w ramach VAT OSS, sprzedaż objęta procedurami omawianymi w rozdziale 7, 7a oraz 9 ustawy o VAT czy też sprzedaż na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie będą musiały być dokumentowane w KSeF. Takie faktury należy przesłać kontrahentom w formie elektronicznej lub papierowej.
Co dalej z fakturą wystawioną w KSeF? Dokument, który polski podatnik wystawi zagranicznemu odbiorcy w KSeF, nie trafi automatycznie do kontrahenta. W obowiązku polskiego przedsiębiorcy leży przekazanie faktury w formie elektronicznej (np. pliku .pdf), w formie tradycyjnej (wysyłka papierowej faktury) lub w formie kodu QR umieszczonego na fakturze. Wspomniany kod powinien prowadzić do faktury w KSeF i umożliwić kontrahentowi dostęp do dokumentu oraz weryfikację danych.
Ustal status kontrahenta
Pierwszym krokiem jest określenie, z kim masz do czynienia. Czy kontrahent jest firmą czy osobą prywatną? Czy posiada aktywny numer VAT UE? (można to sprawdzić w bazie VIES). I wreszcie, czy znajduje się w UE, czy poza UE (czyli w kraju trzecim)? Te informacje mają kluczowe znaczenie dla sposobu fakturowania i opodatkowania transakcji.
Fakturowanie w ramach UE
Jeśli wystawiasz fakturę dla firmy z innego kraju UE, która posiada aktywny numer VAT, możesz zastosować stawkę 0% VAT. Taka transakcja kwalifikuje się jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) lub usługa unijna. Wymagane jest wtedy podanie numerów VAT obu stron oraz wykazanie transakcji w deklaracji VAT-UE. W przypadku sprzedaży dla osoby fizycznej z UE najczęściej należy doliczyć polski VAT, chyba że korzystasz z procedury OSS (One Stop Shop).
Fakturowanie poza UE
Dla kontrahentów spoza Unii Europejskiej można zazwyczaj wystawić fakturę ze stawką 0% VAT. W przypadku eksportu towarów konieczne będzie jednak posiadanie dokumentów potwierdzających wywóz poza UE. Dla usług należy określić miejsce świadczenia zgodnie z art. 28b ustawy o VAT. Jeśli sprzedajesz osobie fizycznej z kraju trzeciego, to w zależności od rodzaju usługi może pojawić się obowiązek doliczenia VAT. Na fakturze warto dodać adnotację "odwrotne obciążenie" (reverse charge), jeśli VAT rozlicza nabywca.
Co powinna zawierać faktura zagraniczna?
Każda faktura wystawiana dla kontrahenta zagranicznego powinna zawierać dane sprzedawcy i nabywcy (wraz z krajami i numerami identyfikacyjnymi), datę i numer dokumentu, opis towaru lub usługi, kwoty netto i brutto, informację o zastosowanej stawce VAT lub jej braku oraz podstawę prawną. "Odwrotne obciążenie. Podatek VAT rozlicza nabywca zgodnie z art. [...]" lub "Eksport towarów - stawka VAT 0% na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy o VAT".
Inne obowiązki podatkowe
Dla transakcji unijnych konieczne jest złożenie deklaracji VAT-UE. Przy eksporcie towarów poza UE niezbędna będzie dokumentacja celna. Wszystkie takie transakcje należy także odpowiednio wykazać w JPK_V7.
Podsumowanie
Fakturowanie zagraniczne może wydawać się skomplikowane, szczególnie gdy w grę wchodzą różne przepisy podatkowe w zależności od kraju nabywcy i rodzaju transakcji. Kluczem do uniknięcia problemów z urzędem skarbowym jest prawidłowe zidentyfikowanie kontrahenta, określenie miejsca opodatkowania oraz zastosowanie odpowiedniej stawki VAT - lub jej braku.
Warto pamiętać o sprawdzeniu kontrahenta w systemie VIES, zabezpieczeniu dowodów wywozu oraz uzupełnieniu faktury o niezbędne informacje i adnotacje. Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z księgowym, który pomoże Ci dopasować sposób fakturowania do Twojej działalności. Prawidłowo wystawiona faktura to nie tylko wymóg prawny, ale także dowód Twojego profesjonalizmu i wiarygodności jako przedsiębiorcy.
tags: #faktura #netto #od #zagranicznego #sprezdwacy